试论新医改环境下电子文件管理与备份

试论新医改环境下电子文件管理与备份

钟巧琴

钟巧琴（福建省宁德市医院福建宁德352100）

【摘要】随着办公自动化的广泛应用，越来越多的电子文件不断产生，电子文件应运而生,档案部门管理电子文件成为必然。许多单位和部门日常使用和产生的电子文件数量甚至超过了纸质文件，电子文件的收集积累和保存，已成为档案部门面临的一项重要任务。正确认识电子文件的特点和性能,采取各种措施确保电子文件的完整、真实、准确与安全应成为档案工作者不懈的追求。

【关键词】电子文件管理备份登记

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2012）13-0341-02

信息技术的迅猛发展把计算机网络延伸到社会的各个角落,把医院推向信息化、网络化的时代。随着办公自动化管理系统的广泛应用,电子文件应运而生,档案部门管理电子文件成为必然。正确认识电子文件的特点和性能,采取各种措施确保电子文件的完整、真实、准确与安全应成为档案工作者不懈的追求。电子文件的管理不是单纯的谋求管理与保存文件的内容，而是将文件内容信息、背景信息及其结构信息一起管理与保存。电子文件的管理实质上就是对这三种信息的综合管理的过程。

一、加深对电子文件的认识

（一）电子文件定义

电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）电子文件特点

1.电子文件不再是直观的纸质文件，对现代化办公设备的依赖性很高，必须借助于计算机等设备才能阅读利用；2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，可共享，也不再受时间和距离的限制；3.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，对场地要求不高，但对环境的温湿度、防灰和防磁性的要求很高。

二、制订电子文件的管理标准

由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件,电子文件与纸质档案也存在很大差别，它们不仅在外型上不同,在处理方法、管理内容上也有差别,所以必须根据电子文件的特殊需要来制订相应的管理标准，如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准及安全标准等等。首先必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子文件管理制度，实现电子文件管理的标准化和规范化，使电子文件在产生、运行、管理过程中有法可依，有章可循，保障其工作顺利开展；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

三、加强电子文件的基础管理

（一）电子文件的收集

由于目前多数单位电子文件形成后大多分散在承办人员的计算机中，缺乏统一管理，同时，电子文件的信息形态及其组成一般要比纸质文件复杂，文字、图形、声音、图像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，造成电子文件的多媒体集成性。因此，档案工作者必须从电子文件形成的源头进行有效控制，记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

（二）电子文件的鉴定

电子文件的鉴定应由有关人员组成核对鉴定小组,定期对各部门已形成的电子文件进行真实性、完整性和有效性鉴定。《电子文件归档与管理规范》：真实性是指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均发生变化。原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。因此，档案工作人员在电子文件归档前，一要认真进行鉴定，区分文件价值，只有对本单位工作具有查考利用价值的，才有必要进行归档；二是由于部分电子文件保持期限较长，其读取软件的操作系统可能随着时间的推移不再具有兼容性，因些，同时定期要将有关电子文件的读取软件和操作系统同步归档。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保证电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。

（三）电子文件的归档

电子文件与纸质文件同步归档。虽然《电子文件签名法》已于2005年开始执行，在某种程度上承认电子文件的法律地位，但由于电子文件管理不到位，很难起到法律凭证的作用。[1]鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确,电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷,所以单独使用,并不安全。目前纸质文件和电子文件处于过渡时期,解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档,即两条腿走路。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题,达到互补的目的。双套制、双轨制作为电子文件管理过度措施，应随着管理技术和水平的提高，逐步被单套制、单轨制所取代。[2]

明确电子文件的归档内容：1.电子文件归档范围：纸质文件归档范围（文件列表）＋元数据＋硬拷贝。2.归档方法。由于电子文件的管理水平存在较大的差别，不同行业与机构电子文件的状况和形成规律又各具特点，因此归档方法也存在较大差别，总体上分为逻辑归档和物理归档两种方法。因此，电子文件归档方式与方法更加丰富与灵活，可是实现实时归档与同步利用；文件与档案更加完整与系统；档案管理部门与业务及职能部门的关系得以改善。3.归档时间。归档时间一般以不超过2—3个月为宜；要求已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子档案室进行移交。可以以邮件的形式传递到档案室,也可用硬拷贝的形式送交到档案室,由档案管理人员设置一个个的文件夹,对各个部门形成的电子文件进行分类管理。正式的纸质发文定稿要在规定的时间内向档案室移交,以便对有关的电子文件进行核对,防止电子文件的错乱现象或被人为的删改。

（四）电子文件的备份。

由于电子文件不同于传统纸质文件的一些特性，其法律凭证地位和证据价值时常受到质疑，电子文件和数字档案在保真保全和发挥凭证作用方面存在着风险。信息化条件下，全面加强对电子文件与数字档案的监管，确保信息安全，是档案部门面临的重大课题。把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，存储于能够脱机保存的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存，以提高安全性和可靠性。电子文件备份不是简单对电子文件本身的存储保管，备份的目的是在灾难发生后保证电子文件能以最快的速度恢复到灾难前状态。[3]

（五）电子文件的保管

电子文件的特性决定其在保存与维护上比纸质档案复杂。以磁盘、光盘为载体为电子档案容易受保存环境、设备、技术等因素的影响。对温、湿度要求较为严格，温度过高或者湿度过大，会直接影响其寿命。防止强磁场和有害气体的侵害也很重要，最好使用专门的防磁柜存放。要确保电子文件质量，需要进行有效的检测与维护。另外，电子档案是以数码形式通过技术与专用设备存储在磁性或光盘等介质上，利用时不可直接阅读，要在计算机上采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的信息内容。但是计算机软硬件更新速度较快，容易造成阅读困难，因此归档时要连同相关支持软件及应用系统一并归档。同时应定期对电子档案进行检查，遇有问题及时采取补救措施，以防止信息流失。信息安全目前是计算机信息安全领域及所有的信息资源管理领域所关心的共同问题，其重要性己经上升到国家安全的高度，数字及网络时代所面临的信息安全问题是过去纸质时代所不曾出现过的。

（六）电子文件的开发利用

电子文件给档案信息资源的利用提供便利条件，档案的提供利用是档案价值实现的前提。[4]电子文件信息资源开发利用的基础是信息组织，信息组织的方式方法越多，开发利用的效率和效益就越高。电子文件作为一种全新的数字资源，其信息组织的方法更加丰富，既可以使用传统的信息组织方法，也可以运用现代信息技术手段进行信息组织。电子文件的信息组织方法包括两大类：1.传统组织法：全宗组织法、主题组织法和分类组织法；2.现代组织法：元数据组织法、数据库组织法、搜索引擎组织法和WEB（网站）组织法。电子文件的开发利用的方式越来越丰富，主要有电子文件载体门市借阅、网站服务、信息检索与浏览、信息咨询、信息打印与下载、电子邮件服务、博客（包括微博）等。

四、提高档案管理人员自身素质

电子文件从生成到归档存在许多问题,如法律效力的不明确性以及对电子文件的真实性、完整性的解决和认识不足等。针对以上问题,档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。加强对档案工作人员的电子档案管理知识的培训，让档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理,做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略,以加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作,使档案得到充分利用。

参考文献

[1]锅艳玲，卞昭玲，曹健慧.信息化环境下企业电子文件管理制度建设[J].档案学通讯2011（5）49-52.

[2]刘立.基层单位电子文件的管理[J].北京档案，2002(4)16-17.

[3]王毅.浅析电子文件备份方式的选择[J].办公自动化，2010(8).

[4]姚捷文.电子文件的收集归档与开发利用[J].档案学通讯，2007(6).