浅议当前高职院校学院办公室管理面临的问题与对策

浅议当前高职院校学院办公室管理面临的问题与对策

李玲

李玲LILing

（广东女子职业技术学院，广州511450）

（GuangdongWomen'sPolytechnicCollege，Guangzhou511450，China）

摘要：由于新形势下高职院校学院办公室的工作职能发生相应的变化，面临着很多新的问题和挑战。因此，高职院校学院办公室需要不断增强服务意思，完善管理制度，改进和创新工作方法，努力提高工作水平，以此适应新形势下高职院校工作的需要。

Abstract:Underthenewsituation,theworkfunctionoftheschoolofficeinhighervocationalcollegechangesaccordinglyanditfacesmanynewproblemsandchallenges.Therefore,theschoolofficeinhighervocationalcollegesneedtoconstantlyenhanceservice,improvethemanagementsystem,improveandinnovatethemethodsofwork,andstrivetoimprovetheworklevel,soastomeettheneedsofhighervocationalcollegesunderthenewsituation.

关键词：高职院校；学院办公室；管理

Keywords:highervocationalcolleges；schooloffice；management

中图分类号：G717文献标识码院A文章编号院1006-4311（2014）24-0252-02

0引言

随着我国高高职教育的蓬勃发展，作为高职院校综合办事机构的学院办公室，担负着承上启下衔接各部门的重要任务，其工作和管理效率、水平直接关系到学校各项工作的实施以及在社会上的形象。本文就学院办公室管理存在的一些问题进行探讨，以期更好地发挥部门作用。“学院办公室”在本篇文章中简称“院办”。

1当前高职院校院办工作存在的问题

现阶段的高职院校学院办公室工作问题主要表现在管理方式、管理理念上。

1.1官本位思想残存学院办公室的基本职能是为学院领导提供决策服务，为师生的教育、教学、生活等服务。目前，高职院校深受官位思想影响，学院领导成为最具权威的决策者。其表现在决策时不民主不公开，独断专行，学院办公室从而也成为听从指示的从属部门。笔者认为，学院的决策应更多地依赖于具有丰富经验的“管理专家”。管理也不再是由个人或少数人决定的事情，而是一项系统化工作，它需要建立各种不同层次的管理群体，共同参与管理。

1.2服务意识不强目前，高职院校院办的部门工作人员对工作重要性的认知不足，思想观念和思维方式落后。归根到底，服务意识不强是学院办公室工作的一个重要缺陷。学院办公室工作人员经常身心疲惫，或多或少存在着不求有功、但求无过的思想。根据研究资料显示，当前的高职院校学院办公室的工作多属于消极怠工、敷衍了事，甚至对主动服务持一种不理解甚至抵制的态度。

1.3工作效率不积极随着我国高职教育的蓬勃发展，新的教育理念、观点不断影响着传统的学院办公室工作。很多高职院校的学院办公室工作只局限于校内的工作职能，缺乏主动进取的精神，缺少对外的意识。

1.4管理制度、管理体制有待健全就部分高职院校而言，学院办公室的工作普遍缺乏明确的工作目标，工作没有计划性和针对性。往往处于被动的状态，工作目的也不够清晰。为了解决上述问题，首先需要建立健全管理制度；其次建立完善激励机制，明确工作环节中的责任制度。

1.5人员素质与能力方面的问题总体上看，大多数高职院校学院办公室的工作人员了解学校的教学、科研和专业设置情况，具有较强的组织协调能力和较高的管理水平。但是，办公室工作人员工作特别繁杂，缺少自主学习和自我提升的时间和动力，从而影响了办公室整体服务水平的提升，因此很难在工作中有所创新和突破。除了协调能力、公关能力和应变能力等，院办工作人员还要了解教育行政管理知识，掌握高职教育教学的发展规律，熟练运动计算机操作，有时甚至要有一定的理工科专业知识。

2做好院办工作的措施及对策目前，我国高职院校院办管理中存在着诸多问题，这些问题严重影响着院办职能的有效发挥。为此，笔者提出几点问题解决的方法及策略，以供参考。

2.1对院办管理职能重新定位院办是高职院校的“窗口”，具有举足轻重的管理作用与服务作用。很多人认为，院办就是一个“打杂儿”的地方，其工作主责就是学校领导布置的“零活”、“散活”，根本谈不上在整个学校管理系统中所处的重要地位。此外，很多消极的思想也在院办蔓延，如“多一事不如少一事”，“多做无益”，“不求有功，但求无过”等等。这些错误的、消极的思想若不能纠正和消除，重新定位院办管理职能就变得毫无意义。首先，应树立院办在学校管理系统中的核心地位。其次，要发挥院办的辅助作用和服务作用。办公室是领导工作的辅助机构。学校每天都有大量繁杂的事情要办，学校领导的工作千头万绪，院办应协助领导办文、办事，做好协调工作。此外，院办要为全校师生服务，比如：承担协调、咨询、文件管理、档案管理等工作，搞好服务。

2.2提高综合素质，打造优秀团队随着高等职业教育改革的深化，教育理念更新加快，高职院校的办学理念及管理理念也发生了很大的变化。越来越多样化的新思想、新理念的融入，给院办工作人员的综合素质提出了更高的要求与目标。院办工作人员不能被动的工作，必须要主动、积极地适应各种变化，在自身工作实践中不断提高和完善综合素质，从而打造一支有战斗力的团队。首先，院办工作人员必须具备良好的政治理论水平和大局意识。在沟通上下、协调左右、联络内外的工作中，院办工作人员既要能坚持原则不放松，又要灵活机动地处理各项事情，这就要求院办工作人员始终要保持清醒的头脑，牢牢把握政治方向，根据问题表面看本质，分清轻重缓急，把工作处理地更加到位。其次，院办工作人员应具备爱岗敬业、以人为本的精神。院办工作人员是最贴近学院领导的一批人，是领导各项工作的有效拓展渠道，这就要求院办工作人员必须廉洁奉公，做好上传下达工作。此外，工作人员应具备良好的知识结构。院办是对综合协调能力要求很好的机构，这就要求工作人员不能只专于某一方面，还要做能够应付多种工作的“全才”。不仅要学习本业务知识，还要不断拓展各方面的知识，从而更加有效地完成工作。最后，院办工作人员必须具备锐意改革、积极创新的意识。由于高职院校的飞速发展，部分学校在改革创新中也出现了或多或少的问题。院办工作不能脱离高职教育这个大环境，独自为政。工作人员应加强这方面的修养，从而为学院领导出谋划策，提供参考意见。

2.3更新领导者的观念领导作用是院办管理职能转换的基础，管理创新的关键所在。一个善于管理、精明能干的院办主任，直接决定着整个办公室的工作氛围和成效。因此，面临高职院校管理体制改革和教育改革不断深化的形势，更新院办领导者的思想观念成为了重中之重。现代管理学认为，人的因素是最重要也是最不稳定的因素，必须坚持以人为本，管理要以人为本，在工作中突出人的地位，实现以人为中心的管理。院办管理者在管理的过程中，应强化三种观念。一是民主观念，发挥工作人员参与管理和决策的积极性、创造性和主动性；二是法治观念，党和国家的政策、法规，以及学校的各项规章制度，是管理的基础和依据；三是创新观念，院办领导着应在各个环节注意培养和强化工作人员的创新意识，引导和鼓励他们不断创新工作机制、方式和方法，并努力为工作人员打造发挥其创造力的平台。

2.4培养信息技术运用能力随着信息技术的不断发展和计算机及网络技术的广泛应用，越来越多的信息化办公软件及工具应用到院办实际工作中来，如OA办文系统、新闻发布系统等等。因此，院办工作人员必须学会计算机各种基本软件的应用，掌握应用现代化信息技术的能力，从而提高办公效率，努力实现办公自动化。

参考文献：

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[2]雷永汉.浅析高职新生管理问题与对策[J].宁德师专学报（哲学社会科学版），2008（02）.

[3]李钺.新时期高校思想政治工作中存在的问题及对策[J].山西大同大学学报（社会科学版），2009（03）.