浅谈新时期下对秘书素质的要求

浅谈新时期下对秘书素质的要求

裴鑫

裴鑫（西安航空技术高等专科学校基础课部，陕西西安710077）

摘要：在新形势下研究和探讨秘书工作的基本特征，从而寻求秘书工作的规律，具有很强的现实意义。现阶段秘书人员不仅应该具备以往对于秘书素质的基本要求，还应该不断加强学习沟通和管理能力，具备更高的素质来适应时代的需求和社会的发展要求。

关键词：工新时期；秘书；素质

中图分类号：C931.46文献标识码：A文章编号：1673-0992（2010）07A-0017-01

新世纪的来临开始了一个新的时代，社会经济生活发生了很大的变化，秘书的工作只能也在不断的发生着变化。二十一世纪的人类社会，是一个经济和社会高速发展，人类文明高度发达的社会。这个时代是知识经济的时代。国内和国外的有关于秘书的工作环境和工作要求有了很大的变化。传统秘书角色的消失，取而代之的是从事专门行政管理工作的文职人员。这些变化也带来了对于秘书素质的新要求。传统的秘书素质的要求已经不合时宜，社会对于秘书的职业素养有了新的要求。职业化的现代秘书要跟上时代的步伐，就必然面临着一个对已有的知识结构进行调整、优化、重新整合的要求，以适应秘书工作的新形势。

一、秘书素质概况

（一）秘书素质的界定

众所周知，秘书队伍建设的核心问题是秘书素质问题。秘书素质是什么呢?有学者曾提出没有必要先界定秘书素质再去抓秘书队伍建设。作者立论的依据是马克思主义中存在决定意识的认识论原理。初看起来，这种观点似乎很有道理。但是，马克思主义也认为，存在和意识从来就不是截然分开的，正是在这个意义上，毛泽东同志指出，“认识的能动作用，不但表现于从感性的认识到理性的认识之能动的飞跃，更重要的是还须表现于从理性的认识到革命实践这一飞跃。

所谓秘书的素质就是指秘书这一特殊群体，在先天察赋的生理素质的基础上，经过后天的工作和学习养成的一种相对稳定的、内在的，在日常工作中经常起作用的、秘书必备的总和。

（二）秘书工作的特点

新时期下，秘书工作的性质和任务决定了秘书工作与以往的秘书工作相比较而言，具有如下特点：

1.形象代表功能

在新的时代背景下，秘书不仅仅是从事其本职工作，更重要的是，随着秘书管理功能的加强，很多时候，秘书要取代公司的主管进行公司对外的活动。秘书在对外的一言一行均代表着公司的形象。这就凸显了秘书作为公司的形象代表特点。

2.综合性和琐碎性

新时期文秘工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的。现代秘书机构属于综合机构，它不但要对各部门工作有所了解，协调它们之间的关系，还要把它们联系成一个有机整体。有时需要秘书机构站在全局性的立场上，运用综合的眼光观察和思考问题。

3.辅助性和被动性

秘书的工作既然是各级领导在管理过程中的辅助工作，那么它的全部工作内容都只能对领导起到辅助作用。秘书在处理任何问题时，都只能按照领导的决定、决议和指示精神办，不能代替领导做出决定。

二、建立新时代的秘书素质要求

除了原有的一些关于秘书素质的要求，比如道德素质的要求之外，为了与新时代背景下秘书工作的特点相适应，秘书素质也应该有一些新的要求。

（一）形象素质的要求

1.进行形象素质的培养的原因

秘书是公司和主管的门面，所以秘书的外在形象应该具有专业但保守的穿着，以及优雅的举止和端庄的态度。形象的树立有助于提高个人竞争能力，良好的形象也能为个人创造独一无二的品牌，一位受人欢迎的秘书除了要具备各种各样的专业技能，还需要拥有职业化的形象。这也是新时代对于秘书素质要求的其中一个方面。

当秘书在公司的对外交往方面越来越多的走向前台后，秘书的形象往往会直接影响到该公司在外人眼中的形象。如果秘书的整体形象给外界以邋遢、不专业的感觉，那么企业在外界的严重的形象也会受到影响。以往的关于秘书素质的要求多着重于秘书身体和心理方面的健康问题，对于秘书的形象素质问题只字未提。

（二）情绪管理的能力

1.进行情绪管理的原因

情绪是无所不在的，即使是一个身心健康的人，情绪问题也会时不时困扰到他。情绪可以从一个人的脸部表情、行为举止和处世态度上看的出来。个人的情绪很容易受到外界的刺激或个人身心变化的影响而改变。一个秘书是否能够控制好自己的情绪做好本职工作，是秘书素质要求的重要部分。

秘书在日常工作中，面对大量的工作压力和主管的压力常常会出现出情绪上的不稳定。情绪需要调节，而不是被压抑、否定或任意放纵，因为任何情绪通过适当的表达和管理，才能够达到宣泄，避免负面作用。秘书在工作中必须具备情绪管理的能力，否则就会因为不良的情绪影响到工作，也会限制个人能力的发挥。

2.如何进行情绪管理

首先，作为秘书，应该允许情绪的存在，不仅包括正面的，也包括负面的，要去认识、接纳它。一旦认识并体验到了负面情绪，实际上有一部分情绪就已经得到了释放。当自身接纳好了自身的情绪时，别人也就容易接纳。彼此建立了支持和信赖关系后，这样就可以降低负面情绪对与工作的影响。

其次，秘书应该认识到，秘书的工作内容虽然多变，但是也并非完全不可掌握，遇到问题不需要压抑，应该找到一个合适的宣泄途径，但是要注意的是宣泄的场合，不能在工作场合放纵自己，恣意的放纵自己的情绪。在这里最重要的是秘书自身控制情绪的能力，一旦秘书可以控制这方面的问题，情绪也就不再成为困扰秘书工作的“杀手”了。

小结

21世纪，经济全球化的趋势不可逆转，秘书人才作为是商层次的组织管理型专业人才这一观点已经得到了国际上的认可。现代社会的多样化和复杂性，社会主义市场经济的竞争性和骤变性，都促使秘书的角色职能由传统型向外向型、全能型转变。原先的对于秘书素质的要求、标准已经不再符合时代的发展，新的形势要求秘书既能文又能武，既会管理，又懂专业，既是信息员，又是公关人.既是谋士，又是参事，即是领导的工作助手，又是领导的生活助理，能扮演智囊和多重角色，全方位、全功能的为领导服务。

参考文献：

[1]向国敏.《现代秘书事务》，首都经济贸易大学出版社.2008

[2]杨素华.《秘书实务》，北京大学出版社.2008