高校教学档案管理研究

高校教学档案管理研究

朱正中

朱正中（江苏省淮安市高级职业技术学校）

摘要：高校教学档案管理具有较强的系统性，有多种形式，包括文字、图表、声像等，具有考查、利用和保存价值。不仅反映学校教学工作的成绩，更是高校进行教学改革及教学管理的依据，对于教学与教改具有参考作用，在教学管理中是有监督和导向功能，是高等学校教育教学管理的重要内容之一。

关键词：高校教学档案档案管理信息化管理

0引言

高校教学档案记载着各专业教学工作的内容、方法、效果等，是学校教学运行与实践教学活动的真实的、历史的体现，同时也是进行教学研究和教学实践不可缺少的依据，更是学校教学质量和管理水平的重要标志。因此，收集、管理和利用好教学档案，对于加强院系教学基础建设，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化，深化学校的改革和发展都有重要的意义。

1高校教学档案的内容及特点

1.1教学档案在教学工作、教学研究及质量工程实施、精品课程的建设中占有重要的地位，高校教学档案就是高校教学管理机构和各院系在组织管理和开展教学活动过程中所形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

1.1.1教学管理类材料。包括上级和学校教学管理部门发出的有关教学工作文件、规章制度、教学计划、教学大纲、开课计划、实验室与实践教学基地、教育实习基地建设、教学情况调查、教师教学质量考核等。

1.1.2教师业务类材料，教师的课程教学计划进度表、教案、试题库、教学研究与教学改革、听课纪录等。

1.1.3现在各高校为了提高教学质量和高校的竞争力，相当注重学科建设，提出以学科建设促进专业建设，以专业建设促进人才的提高。有不少高校有国家级、省级的重点专业、重点学科和精品课程材料。具体包括重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料。

1.1.4学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、毕业设计的材料及成绩、奖惩材料等。

1.2由于教学过程是一个系统而复杂的内容，因此，教学档案本身具有的专业性、同步性、多样性、广泛性等特点。

1.2.1专业性强。对于教学档案的收集、整理人员具备一定的档案业务素质外，还应具备一定的专业素质。这就要求各教学管理和教学业务部门必须由专人负责教学档案管理工作，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。除一般性文件外，教学内容材料是由各个不同学科、专业组成的，有文、法、理、工、农、医等，各专业的教学内容中，教学方法差异性较大。内涵不同，显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。

1.2.2实行教学工作与教学档案工作同步管理，做到布置、检查、总结、评估教学工作的同时，也要做好教学档案布置、检查、总结、评估工作。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步：评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、教学效果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与本院档案室出具归档证明同步。

1.2.3形式多样。档案资料在形式上包括文字、图表、声像等；涉及面广，如涉及到国家教育部、省教育厅、学校教学主管部门及各院系教师、学生等。这就要求高校进行教学档案在建档时一方面要积极引导领导、师生充分利用档案资料搞好教育教学，一方面发挥档案管理员积极主动工作、开拓创新，积极探索服务的方式，为教育教学提供系统的、全面的、有价值的参考资料。

2如何加强教学档案管理

做好高校教学档案管理工作意义重大，高校管理者和档案管理人员应以积极有为、多元创新的进取精神，随着我国高等教育改革的日益深化，全国高校教学水平的各项评估工作的随之而上，对教学档案的管理工作提出了更高的要求。

2.1做好教学业务档案需要健全制度。各级领导对教学业务档案工作要给予充分的重视，要依据上级的有关文件制订本院系的教学业务档案管理细则。要拓宽档案内容的来源，改善档案管理的软、硬环境。建立教学业务档案检查制度，使教学业务档案管理工作有制度化的保障，对教务处和各系部的教学业务档案进行综合检查，以便及时发现问题，及时整改，保障教学业务档案的真实、完整、齐全，使学员教学业务档案的管理水平得到提高。

2.2分类立卷。分类方案是档案管理的骨架，它决定着档案材料的流向，是查询档案管理的索引。因此要管理好教学业务档案，必须先确立系统、平面的分类立卷，然后将教学业务资料按口归档。

2.3确保资料的完整性。在教学活动的实施过程中，要做有心人。保证各项教学活动有据可查，既有企划方案、也有过程记录，更有总结和后效记录，确保资料的完整性。才能为之后的教学活动和教研活动提供参考依据，实现其基本功能。

2.4加强业务指导和学习。高校教学档案管理是一项重要的基础性管理工作，其收集、立卷、归档和安全保管看似简单，实际上具有很强的技术性。相关教学业务档案管理工作人员应加强档案专业知识的学习，及时掌握最新档案管理动态。特别是教务处的教学业务档案管理人员应对各系部的兼职档案管理人员进行定期或不定期的业务培训。做到具体工作，具体指导，以应对信息技术迅猛发展和广泛应用对档案工作提出的挑战。

3教学档案信息化管理

教学档案信息化管理是高校教学档案工作中的相当重要环节。随着科技的发展，高校教学工作逐渐采用现代化的教学手段进行管理，如学生排课管理系统、公共选修课的选课系统、学生成绩管理系统、每学年学生对授课教师授课情况网上评定系统等。随着现代化教学手段的不断运用，产生了大量的电子档案，如何收集、保管、利用这些电子档案对高校档案人员提出了更高的要求。

3.1建立教学电子档案的归档制度。将电子文件归档工作纳入教务处及各教学系部的立卷归档制度内，定期进行检查考核各教学部门的教学电子文件的归档工作，并建立高校学籍档案数据库，以当年高校招生信息库作为学生档案库的蓝本。补充专业姓名、准考证号码、考生姓名、年级、班别、学号、高考成绩、家庭住址、邮政编码、联系电话、邮件信箱等，分类输入计算机建立信息库，通过该库可随时获得学生的第一手资料，并为学生管理工作提供准确有效的基础，也为学生毕业后信息查询提供快捷。

3.2努力实现教学归档工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变。不断提高专职档案员与兼职档案人员的信息化管理业务素质。充分应用现代信息技术管理档案，提高教学档案的工作效率、工作质量。实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，实现档案的自动编目、自动检索、自动统计、档案借阅自动管理等一般的业务管理。根据不同利用者开发和利用软件，建立高效性的教学信息资源网络，能够快速、准确地提供服务。

3.3提高教学管理部门与教学运行部门人员尤其是兼职档案员的档案意识，在平时工作中注重电子档案的收集。利用多种渠道开发档案的信息资源。加强对档案人员或兼职档案人员的业务培训，通过学习档案专业知识和档案法规标准提高他们的业务素质．形式应多样，如经验交流，请进来、走出去等方式，采取主动上门到各部门了解教师和学生对教学档案的利用需求。有计划地将部分档案目录挂在网上更好地为教学服务，从而激发档案管理人员的事业心和使命感。

总之，教学档案是高校档案的重要组成部分，随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展。对高校院系级教学档案工作提出了更高的要求，教学管理人员应适应时代需求。提高自身素质，掌握最新管理手段，使教务工作切实为高校教育提供高质量服务，使教学档案在高等教育发展中起到积极的作用。

参考文献：

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[2]陈玉.知识经济时代与高校档案管理[J].平顶山师专学报.2004.8．

[3]钟瑜芳：《高校教学档案管理的几个问题》科学管理2006，5．