浅谈推进企业档案工作发展的探索与思考

浅谈推进企业档案工作发展的探索与思考

盖建华

盖建华（中石化中原油田档案管理处河南濮阳457001）中图分类号：G275文献标识码：A

改革开放以来，随着我国社会经济的快速发展，石化企业为经济发展和人民群众生活等方面发挥了重要作用。作为石化企业工作组成部分的企业档案工作，是企业工作的基础性工作。石化企业档案，特别是石化企业业务档案，是石化企业的历史记录，是油田勘探开发的真实写照。因此，科学管理日益倍增的石化企业档案，充分挖掘企业档案中的有用信息，准确、全面、迅速地为领导决策、勘探开发，是新世纪摆在石化企业档案工作者面前的一项紧迫任务。

下面,笔者结合工作实际，谈一谈如何进一步推动企业档案工作发展。

一、解放思想，更新观念，明确企业行政管理部门在对企业档案监督管理中的地位和权限，确保档案法律法规在企业档案部门的贯彻实施

(一)正确认识企业档案工作在我国档案事业中的地位

实践证明，石化企业在社会稳定和社会正常的生产、生活、工作和学习秩序、改善经济发展环境和保障国家安全等工作中发挥了重要作用。作为石化企业成长和发展的伴生物，企业的档案信息管理当然应成为国家档案资源的组成部分。加强企业档案工作，充分发挥企业档案的作用，不仅是促进石化企业工作的需要，也是对我国档案事业的全面发展有着极为重要的意义。从某种意义上讲，没有石化企业的档案工作，就没有我国整体档案事业的全面的健康的发展。因此，各级档案行政机关在企业档案工作中的监管地位是不容置疑的，是其它任何部门不可替代的。

(二)正确认识建立和发展规范化档案工作是企业档案部门的需要

发展和完善石化企业档案工作是石化企业今后发展的必然要求，是石化企业工作面对机遇，迎接挑战，实施科技强企，实现企业工作管理现代化的集中体现。当前，石化企业档案工作还面临许多困难，还有诸多地方需要逐步完善和规范。

1.石化企业各单位档案工作发展不平衡，效益好的单位在档案现代化方面不断开拓创新，档案工作发展较快，而另外一些效益差等客观因素的制约，档案工作得不到及时有效的业务指导和强有力的财力支持，档案工作滞后于其他企业业务的发展，无法满足新形势对企业档案工作的要求。

2.石化企业档案目标管理工作存在缺陷。一是缺乏对已达标升级单位长期有效的监督措施；二是多数石化企业档案目标管理工作依据地方标准进行，考评中针对业务档案的要求少，造成申报单位重文书档案轻业务档案的倾向。

3.石化企业档案管理现代化的实际效用发挥不理想。当前石化企业档案部门普遍意识到发展档案管理现代化是大势所趋，但至今在档案管理现代化的实际效用上还未真正发挥与所投入产生的作用，没有完全体现档案管理现代化的巨大优势。原因主要有：一是档案数据量非常不足；二是档案管理软件品种繁多，水平参差不齐；三是档案干部综合素质有待进一步提高，等等。综上所述，石化企业档案现状和发展档案信息工作的需求之间的矛盾日益突出。因此，档案行政管理机关要关注企业档案，石化企业领导要重视企业档案，上级业务部门要加强指导，密切协调，为建立健全企业档案信息工作提供全方位、优质高效的服务。

（三）正确认识档案行政管理机关对石化企业档案工作监督管理工作的特殊性

档案行政管理机关在对石化企业机关档案的监管时，不可能像对待其它机关单位等社会组织那样进行全面监管和控制。对石化企业档案管理，必然首先了解企业工作的特性，石化企业工作具有一定的专业性，在了解这一特殊性的基础上，实事求是地确定监管范围、方法、内容和手段，帮助、指导企业档案部门管好、用好档案信息资源。具体讲，应做好以下几点：

1.要依法治档

《档案法》是国家关于档案工作的最高法律，凡在中华人民共和国境内的任何组织和个人都有执行《档案法》的权利和义务，石化企业也不能例外。档案行政机关要正确应用法律手段，监督石化企业依法建立和发展档案工作。只要石化企业在档案工作上依法办事，各级档案行政管理机关不得干预。

2.要以技术咨询为主

石化企业档案工作是一项系统、复杂，具有很强专业性、技术性和科学性的工作。档案行政管理机关虽不能用行政手段进行参与和干涉企业档案工作，但可以发挥自身在技术、信息等方面的优势，在石化企业档案管理体制、基础建设、业务指导等方面提供支持和帮助，并提出合理化建设和意见，以引导企业档案进行科学管理，更好地向前发展。

3.要坚持石化企业独立自主性

档案行政管理机关扶持、帮助企业档案工作的发展，可以采用多种方法，如人员培训、参观交流、业务指导和帮助等等，但无论是什么样的方法，都必须建立在石化企业自主、自愿、自立的基础上实施。档案行政管理机关可以通过宣传、教育，提高企业特别是档案人员对档案的认识，增强他们做好档案工作的自觉性和主动性，真正把档案工作当成一项事业来对待。只要宣传到位，引导有力，石化企业对档案行政管理机关的任何做法都是愿意接受的。切忌采取强制、简单的工作方法，或者利用达标升级之便，不考虑企业档案的特殊性，随意干涉企业档案工作，那样必将适得其反。

4.要适应石化企业工作特点

石化企业是国家一个特大企业，也是一个具有举足轻重的能源企业，且在发展程度、队伍规模、管理模式等诸多方面有一定的差距，各有特色。档案行政管理机关的服务应在重点抓好宏观监管的同时，加强服务的针对性，多做一些引导工作，做到强化共性，突出个性。

二、理顺关系，把握重点，大力推进石化企业档案业务工作的标准化、规范化，各级企业档案部门努力做到对下服务要到位，监管工作不越位

(一)处理好依法监督与自我约束的关系

各级石化企业档案部门对企业档案的监督管理，主要是依据法律手段，就是通过宣传贯彻档案法律法规，增强企业及全体干部职工的档案意识和档案法律意识，从而更好地自觉地做好企业档案工作。各级石化企业档案部门的监督范围、内容和手段都是有限的。档案部门是做好本部门档案工作的主体，又因其具有一定的特殊性，开展档案工作，他们有最终的决策权。因此，石化企业档案部门在接受上级企业档案机关监督管理的同时，根据国家有关档案法律法规的要求，制定适合本行业、本单位特点的档案规章制度，使企业的档案工作真正做到有法可依、有章可循，从而实现自我约束、自我监督。

(二)处理好档案业务指导与自我发展的关系

随着石化企业的不断发展进步，也形成并保存了大量有价值的、具有重要意义的档案资料，收集整理好这些档案资料显得非常重要。但是由于种种原因，各级企业档案部门目前还没有科学合理地开展好这项工作，有的企业档案管理还处在混乱状态，档案工作无人过问，凭心而论，这种情况在效益条件较差、人员不足、工作任务繁重的单位还是或多或少地存在，有的单位可能更为严重。因此这就需要档案行政管理部门和各级企业档案部门对其进行业务指导，提供技术咨询服务是十分必要的，也是受到档案部门欢迎的。必须明确的是，上级企业档案部门的指导，应重在引导，重在参谋，就是通过各种形式让档案部门和人员了解、接受先进的档案信息管理的标准、规范和技术方法。石化企业档案工作是企业的重要基础性工作，其管理好坏直接或间接都会影响企业工作。做好企业档案工作，是企业的需要。因此，石化企业档案部门要尊重上级企业档案部门和地方档案行政管理机关的业务指导，并自觉地制定档案工作发展规划，加大人、财、物等方面的投入，实现档案信息的规范管理，不断推进企业档案工作持续、稳定的发展。

(三)处理好推行统一规范与尊重企业档案特殊性的关系

石化企业必须走科技强企之路，必须建立一整套现代化管理制度，努力实现企业档案信息管理标准化、规范化，这是社会发展的客观需要，也是企业档案发展必由之路。但是，我们应该看到，目前石化企业档案统一的规范性文件很少，而且有许多仍处在不断地讨论和修改过程中，还很不完善，在实践中还面临许多严峻的考验，而现有的国家机关档案管理标准还不能完全适应企业档案工作，也意味着不能被企业档案整体借用。在这种情况下，企业档案部门一方面又必须参照地方档案行政部门标准，执行有关规定；另一方面必须结合自身工作实际，尽快制定适应本行业的档案信息管理工作需要的标准、规范。因此，企业档案只有遵循档案信息管理工作的一般要求，又要体现本行业的特点，企业档案工作才能显现生机与活力。

（四）处理好全面监管与重点扶持的关系

石化企业组织庞大，工作复杂，且管理水平、发展状况也不平衡，可谓千差万别。上级企业档案部门主要是在宏观上监管，即制定一些企业档案工作的规章、办法，开展档案人员业务培训，组织档案业务研讨和经验交流等，为企业档案工作发展营造政策环境，提供技术支持，疏通接受新的档案管理信息的渠道。同时，要按照“扶优、扶大、扶强”的原则，重点扶持和发展基层落后单位的企业档案工作，扶持一些先进典型，从而带动面上的工作。

三、立足企业工作实际，发挥自身优势，创新档案管理模式，走出一条具有石化企业特色的档案管理现代化新路子

（一）档案管理体制要不断创新

石化企业在管理体制上应注重精简实效和科学合理，在档案管理工作上也同样要体现这一点。如档案管理工作的领导关系、组织机构、管理层次、人员岗位及相关的职责权限等，都应统筹安排、合理设置，以建立起科学、完备的企业档案管理体系。从石化企业档案工作的发展和实践来看，各级企业对建立档案工作的需求尽管各有差异，但有一点是相同的，即保证所有的重要的档案信息资料都必须在自己的监控之下，即各级企业的档案、资料均不向地方档案行政管理部门移交，设有自己专门的档案室，自行保管。这一要求完全是由石化企业工作性质所决定的，也是石化企业特有的，很符合实际，也很合理。企业档案管理体制，只有最大限度地满足企业工作需要，紧紧围绕石化企业中心工作，才能获取最大的效果。

（二）档案管理制度要科学完备

如前所述，石化企业档案工作必须坚持依法治档，突出《档案法》在档案工作中的核心地位，严格执行企业档案各种法律法规，进一步强化自我约束机制，才能保证企业档案工作的健康、稳定和快速发展。石化企业在组织机构、管理层次、人员岗位和文件材料形成过程等诸多方面都各具特点，档案管理制度必须做到符合实际，实事求是。因此，从中石化开始，要从宏观上建立一套切实可行、科学完善，既反映企业特色，又体现与时俱进的企业档案管理制度，对各级石化企业档案工作和档案信息材料实施全过程和全方位的监督管理，各级企业档案部门可结合自身实际，不断补充、完善本部门、本单位的企业档案管理制度。但在制定制度时各级企业档案部门都必须尽力遵循一些共同的原则和要求。第一，必须遵循《档案法》和各种档案法律法规，把自身各项工作置于法律范围内，不违法，不乱章；第二，尊重档案人员和有关技术、管理人员，努力提高他们工作积极性、创造性；第三，符合精简高效、科学管理的原则，保证档案信息渠道的畅通；第四，有利于档案的安全保管和提供利用；第五，必须纳入石化企业各项管理制度之中，并与之协调一致，以增强其权威性，方便执行。

（三）档案管理手段要现代化

石化企业档案工作从自身实际情况看应当走自我监督、自我发展之路，过多地依靠地方档案行政机关指导是不可能的，也是不现实的。因此加强和推进企业档案管理现代化工作需要我们不断去探索和研究，笔者认为石化企业档案管理手段现代化其核心就是现代计算机的广泛应用，这是目前现代化档案管理工作中最有效、最科学、最先进的管理手段。随着现代信息技术在档案信息工作中的广泛应用，以及办公自动化、文档一体化的逐步实现，档案管理各环节的工作变得更加简单易行。企业档案工作要与国际同行接轨，尽量减少对档案行政管理机关的依赖，走石化企业特色之路，这是一种发展的必然趋势。只有实现了企业档案管理手段现代化，企业档案工作实现自我发展才将成为可能。

（四）档案业务基础建设要高起点、高标准

石化企业档案工作经过几十年的发展，尤其是在档案业务基础建设方面积累了许多成功的经验，形成了一些可行性强的有企业特色的业务工作规范标准。如在档案收集、整理、保管、统计、库房管理、档案信息资源的开发利用以及应用现代化管理手段等方面形成的工作规范和标准，要继续借鉴和继承。同时，其它档案部门一些好的做法和优秀的成果也值得我们学习、交流和借鉴，保持石化企业档案的特性，并不是只一味地强调企业档案的特殊性而闭关自守，摒弃其它档案部门优秀成果的做法也是不可取的，对企业档案的自身发展也是不利的。企业档案部门只有博采众长，勇于创新，才能做好档案业务基础建设，才能从根本上实现石化企业档案的科学管理。