档案信息化管理的策略分析

档案信息化管理的策略分析

张欢欢

临沂会宝岭铁矿有限公司山东省临沂市277712

摘要：档案记录了企业发展的重要信息，加强档案管理工作非常必要。随着信息技术的进步，档案管理正趋向于信息化，由原先实体保管的形式转化成信息数据，存在信息库中。相比于传统的管理模式，档案的信息化管理有许多优势，在分类、查找时都比较便捷，必将在将来发挥出更加重要的作用。

关键词：企业；档案管理；信息化

信息化时代的到来给人们的工作和生活带来了方方面面的影响，企业档案信息化管理就是其中一方面。现阶段，我国企业的档案管理水平有了很大的提升，但还存在着一些问题，需要做出进一步的努力。文章简要说明了档案信息化管理的重要性，分析了当前我国企业档案管理中的一些问题，并提出了相应的解决策略。

一、企业档案信息化管理的必要性

企业传统的档案管理方式中，档案是纸质材料，包装在档案盒中。这种保管方式占据的空间较大，对保管环境有着很高的要求，在保管的过程中容易出现损坏。并且，查找档案时不方便，需要耗费较多的时间，降低了工作的效率。为了将纸质档案保管妥当，企业每年需要在档案管理方面投入不少的经费，增加了企业的开支。而档案的信息化管理能很好地解决掉传统档案管理的弊端，提升企业的办公效率，创造更多的经济效益。信息化档案管理下，只需将档案录入到信息管理系统中，使用信息化平台，能对多种档案做出分类。并且信息平台能对存入的档案备份，以防档案出现丢失或者损坏的现象。信息化管理有着一套完善的流程，保管时更加安全，查询时更加方便，解放了档案保管人员。因此，加强档案管理的信息化建设非常有必要。

二、现阶段企业档案管理的问题

（一）档案信息化管理意识差

档案信息化管理是提升档案管理水平的有效途径，也是必然的发展趋势。现阶段，一些企业的信息化水平较为落后，档案信息化管理意识不足，管理档案时依然沿用传统的档案模式。企业对档案管理的投资较少，投入资金不足，许多信息化设备不能做到及时的更新。管理者思想上的落后，使得他们不能意识到传统管理方式的弊端。搜集档案时往往比较被动，不能做到主动去搜集资料，搜集的资料也往往不全面，造成了档案的不完整。信息化意识不足阻碍了档案信息化建设的进程，使得管理的效率较低。

（二）档案信息化管理人才不足

档案的信息化管理离不来优秀的信息化人才，这样才能实现不断创新，加快信息化管理的进程。当前，一些企业的档案管理人员并不是专业的，不少人只是接受了简单的培训就参加了工作，有的管理人员是从其他部门调过来的。他们不具备专业的知识，技术功底较薄。档案信息化管理有一定的专业性，涉及许多专业知识，需要多个部门相互合作，对档案管理者的专业素质要求较高。专业化人才的缺少，难以满足档案信息化管理的需求，使得档案信息化进程较慢。

（三）专业人才不足，整体素质水平难言满意

对企业档案信息化管理来说，要有业务能力超强、创新观念及计算机操作水平极高的管理人员参与其中，才能确保企业档案信息化管理工作的顺利推进。但实际而言，企业档案管理人员的创新精神还达不到，档案业务知识水平整体偏低，计算机操作水平不高，在档案信息化管理中，工作无所适从。

（四）风险意识不高

企业档案信息化管理中，唯有确保网络的安全才能促使档案进入到健康化管理状态。但企业档案管理中，档案信息的泄露严重威胁了企业员工及重要数据的信息安全。

三、企业档案信息化管理策略

（一）提升档案信息化建设的重视程度

若想推动企业档案管理的转型，首先要意识到档案信息化管理的重要性。企业要加强教育，使得各个部门意识到管理档案的重要性。企业领导要将档案信息化建设作为长期规划，档案管理者也要树立正确的档案管理观念，不断增强自身的专业技能，提升综合素养，探索档案管理的新方法。只有让企业中每个部门都重视起来，加强配合，才能为档案信息化管理奠定良好的基础。

（二）增大资金投入，完善系统模块设计

档案信息化管理对信息化设备有着一定的要求，企业要加大投入力度。完善企业的计算机硬件设施，更新软件。企业要结合自身的实际状况，开发或者和技术公司合作，打造档案应用系统，并且安排专职人员对系统进行管理。企业档案信息化建设投入力度的增大，能有效改善信息化的软硬件，提高信息化管理水平。随着信息化管理的推进，能为企业节省出更多的人力和物力，能减小企业的支出。同时，信息化管理系统设计中，要明确档案的业务需求，对其进行创新设计。如确定档案的查询功能、数据备份功能及重要档案管理功能，把这些作为档案的通用模块进行设计。档案信息化管理过程，也要依据档案信息化管理系统的实际使用情况，不断引进新技术对现有系统进行升级。

（三）加强档案信息化技术管理

现阶段，企业在日常工作中会生成大量的电子文件，企业要做好对电子文件的归档，做出统一的管理。档案管理部门对多种文件做出分类整理，这样在检索时非常的方便。另外，档案的信息化建设也要保障档案的安全性。管理者要采取安全防护措施，实行身份认证。每个用户要经过授权才能调取档案，并且有一定的使用范围。档案系统要实行专人专机专用，一些重要的档案要进行加密，这样才能增强档案的安全性。

（四）培养风险意识，规避网络风险

由于企业档案信息化管理要在网络环境下进行，数据的传输和存储就会存在各种安全隐患。在企业档案信息化管理中，就要提高信息化管理系统的稳定性，确保管理平台的规范化。平台系统就要和互联网进行物理隔离，私密档案就要单独存储在保密性极高的设备上。档案管理人员定期要审查档案管理平台信息的安全性，以可靠的防范技术确保企业档案信息的安全性，自觉规避网络风险，加深对风险的认识，进而提高档案信息化管理的安全性。

（五）引进专业人才，加强人才队伍建设

企业档案信息化管理中，要及时引进人才，加强人才队伍的建设。一要提高档案管理人员的责任意识，注重档案信息化建设的法规政策宣传工作，从思想上改变档案管理人员的观念，提高档案管理人员信息化建设的使命感。二要引进大量的专业人才，不仅仅有着专业的档案知识，也有熟练的计算机操作水平，定期对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的知识水平和业务能力。三要完善档案信息化管理的人才管理机制，培养档案管理管理人员的奋斗意识，进而在工作中付诸极高的热情。

综上所述，随着信息技术的不断发展，企业档案管理正在向信息化、数据化发展。企业要认识到档案信息化建设的重要性，加大对档案信息化管理的投入力度，完善信息化设施，引进信息化人才，不断地提升信息化管理的水准，促进企业现代化水平的提升。

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