如何做好办公室行政管理工作分析

如何做好办公室行政管理工作分析

周巾琳

(广西农投售电有限公司广西南宁530000)

【摘要】办公室是一个非常全面，并且是相对来说是工作任务非常综合的一个办事型的部门。这对于任何一个机构来说，办公室都是必不可少的，并且都处于非常重要的地位，并且它在任何一个企业中，办公室都能够起到承上启下的作用。办公室行政管理工作就是企业内部和企业其他部门进行日常活动、交流的根本基础保障。对于办公室来说，更是处于非常重要的地位。办公室的行政管理工作必须要根据新时代的潮流和当前企业的形势，并且结合各种因素和各种要求，来对办公室的行政管理工作进行进一步的改善。利用现代化的管理手段和管理技术，提高办公室工作人员的整体素质和工作能力，从而促进工作效率的提高。必须要始终坚持以人为本的重要基本原则，来应对办公室平时工作中出现的各种问题，只有这样才能够激发办公室工作人员工作的积极性，才能为办公室工作人员创造一个良好优美的工作环境，最终，可以促进企业健康优良的发展。

关键字：办公室；行政管理；新时代

前言：

在如今新时代的形势下，国有企业的工作量开始越来越大，所以随之而来的问题就是：办公室行政管理工作的压力也越来越大，管理的过程也逐渐变得更加复杂。所以由此看来，要减轻企业压力提高办公室的行政办事效率，就要应用更新更超前的管理方案，并且不断地优化管理机制，这样才能适应现阶段时代进步的步伐，使企业更好更快的发展，要敢于面对各种“疑难杂症”的增加，提高公文写作等水平，不断的增强服务意识，完善自身的综合素质，这样才能够跟上现代办公室工作的需求。

1办公室的地位和工作

办公室就是每个企业中对外交流沟通的最重要的窗口，更是协调公司各个部门的重要桥梁，也是综合办事机构,是上传下达、联系四方的枢纽，由此来看办公室的地位非常重要。因此作为办公室的工作人员要充分意识到自己工作的重要性并且要适应时期新的形势和任务，办公室的工作人员对待任何问题都要多方面多角度地去思考解决，遇到问题要站在广大民众的角度上去思考，并且用心对待认真解决。

虽然办公室的日常工作在大多数人的眼里看起来琐碎重复而平凡，但是如果真的想要去做好，它并不是那么的容易，例如日常工作中的电话转接，这个工作看似非常的简单，但是却代表着单位对外的第一形象，既要接受上级的指示任务和命令，并且还要对各种问询进行正确的回答和反映等等，与此同时又要注意讲话的态度，只有这样才能使来电者感到满意并且信服，这不仅代表办公室的形象和影响办公室的行政管理工作，而且可以直接影响到整个企业的对外形象，并且可以树立起企业的威信。

2办公室行政管理的特点和功能

2.1办公室行政管理的特点

办公室行政管理主要是为企业提供服并且协调企业上下内外的工作的，主要是根据企业的行政管理方案来进行工作的，日常行政的工作主要包括执行指定命令、行政法规，其主要的特点是服务性繁琐性以及实时性。

第一，服务性。办公室行政管理工作的实质意义，就是为企业上下的各部门进行服务工作。首要的任务就是服务办公室内，以及各部门的领导，帮助领导完成一系列上传下达的工作，并且帮助处理日常工作中的事，帮助领导完成工作。因此，办公室工作人员的服务意识就要逐步提高，还要学会领会到领导办事的意图，这样就可以提高日常行政管理工作的工作效率。其次，就是要服务好其他各部门的工作，作为办公室行政管理人员，一方面不仅要服务领导，另一方面也要与各个部门做好工作交接，并且日常做好沟通与交流，以确保企业各部门之间的工作可以正常运行。最后就是服务员工，要充分调动企业工作人员的工作的积极性，并且为工作人员创造一个良好优美的工作环境，这样才能激发工作人员对工作的热情使他们每天都精神饱满，从而真正落实办公室的行政管理工作。

第二，繁琐性。繁琐性是日常办公室行政管理工作中最直观，也是最为突出的特点。一般来看，办公室行政管理工作的工作内容其实就是来处理一些繁琐的小事情，虽然这是一些小事情，但是小事情并不意味着不重要，我们必须要意识到这些繁琐小事的重要性，因为这些繁琐的小事只要经过长期的积累发酵，就足以可以成为阻碍企业进步和正常进行工作的绊脚石，并且能造成企业整体效率的下降。但是总体来说，办公室行政管理工作的日常内容就是做一些很小的事情，但是在做好这些繁琐小事的同时，也给各部门领导以及各部门员工提供更好的服务，以促进企业整体效率的提升。

第三，及时性。企业行政管理工作一般都是通过指示和命令的形式，来指导企业内部工作人员的日常生产经营活动的，这样可以确保企业人、财、物等各个方面的正常运营运行。企业行政管理工作方式也是非常的直接，并且具有非常强烈的针对性，目标性。企业行政管理是具有一定权威性的约束，所以在一般程度上面是要比平常的经济管理，以及思想政治教育更加富有成效性。所以这就使得企业在遇到突发状况时，行政管理的及时性就可以在此时发挥到非常良好的作用。

2.2办公室行政管理的功能

第一，行政管理的管理职能。企业重大战略决策、企业个性文化形成、以及企业内部的人力资源管理等各方各面，都需要办公室行政管理工作在其中发挥出重要作用。在这一系列有关企业长久发展的重大问题上，要管理并且分配有效的资源，充分发挥办公室行政管理工作对于企业内部管理工作的调动性，并且促进企业的良好健康发展。

第二，行政管理工作的协调职能。办公室系统要想正常的运转,不能只是单一的传达各部门领导的命令,要积极完成所分配的工作，使办公室行政管理工作能够充分发挥协调职能,因为只有充分的沟通和协调各部门之间运作，才能够非常有效地提高企业内部系统运转的整体效率,最后才能够促进企业整体效益和工作效率的提升。

第三,行政管理的服务职能。办公室行政管理的工作实质其实就是提供服务。企业办公室的行政管理部门更是都要明白这一个道理。所以一定要减少官僚作风，企业需要更多的是扎扎实实为企业长远发展服务。办公室是要做一个默默无闻、无私奉献的幕后工作者，所以一定要充分发挥服务的职能，做好基础服务工作,在企业内部管理当中不可以盛气凌人，意气用事，凡事都必须要放低姿态，摆正并且端正自己的态度，要认真低调的把事情做好,踏踏实实为各部门做好服务工作。

第四，行政管理的监督职能。各个部门举办各项经营活动，从活动前期策划到修订具体实施都是需要办公室来进行监督管理的，并且还要及时跟进活动的进展，监督策划在活动中的实施效果，并且及时做出相应的反馈意见，这样才能够促进企业经营活动的良好健康，积极向上的发展。

3做好办公室行政管理的对策分析

3.1增强服务意识，直面矛盾问题

一般在办公室行政管理中，面临着许多的矛盾和问题。其中最富有特点的，就是“大局和小局”的问题，办公室行政管理工作一定要以大局为重，一切以大局的利益出发，不能一切都与办公室内部的利益出发。第二就是“主动和被动”的矛盾，办公室行政管理工作的工作人员在日常工作遇到问题时要有适当的遇见问题的能力，面对工作问题要不慌不忙从容处理，在日常的工作中把握工作的规律性，从而不断地提升行政管理工作的效率。

3.2提升行政管理水平，适应当前社会发展的需求

行政管理工作的内容通常来说非常的多，涉及的方面也很广，综合性要求较高，这就说明，要不断地完善行政管理工作体系，才能够跟上时代的发展，一定要与时俱进，平日里要不断地在工作中积累摸索，寻找各种可以提高行政管理工作的方法。

3.3强化合作理念，协调企业良好发展

办公室行政管理工作最重要的是服务意识，但是也要注重团队意识，所以在日常工作中要增强工作人员之间的团结意识，使大家团结一致，友爱，互帮互助，帮助公司各个部门协调发展，促进企业各项工作协调发展，让大家共同进步。

3.4加强公文写作能力的锻炼

对于办公室行政人员来说，公文写作也是一项重要内容。一篇文章，要有中心思想，将主要的态度及内容表达出来，和实际相符。写公文的时候要将自己的观点表达清楚，要认真锻炼思路，加强思维的逻辑性和条理性，对于文章的表达要反复斟酌、研究结构、检查素材、推敲文字等等，语言组织也是公文组成的一个主要形式，一篇好的公文需要斟酌提炼修订才可以形成正式的公文从而发布出来。对于办公室行政人员来说，要多记、多读、多收集相关的资料。在对原有写作的基础上，多提出新颖的观点和想法，不断提高自己的公文写作水平。

结束语

办公室行政管理工作可以说是包罗万象、事无巨细的。行政管理是当好参谋、做好协调、搞好服务、办好事务等方面发挥了积极的作用。新形势下办公室工作要不断增强主动意识、服务意识、团队意识等，不断提升办公室行政管理工作效率，协调统筹推进各项工作，为企业创造良好的工作环境，办公室人员还要强化理论和业务学习，自我充电，不断的提高完善自身综合素质，才能适应现阶段办公室的工作。

参考文献:

［1］梁俊国关于企业内部沟通的新思考［J］山西建筑,2015，(19)

［2］宋津方新时期如何做好办公室行政管理工作［J］.2011,6:113−115

作者简介：周巾琳（1991-），女，汉族，广西河池宜州人，本科，助理政工师，主要从事办公室综合秘书、人力资源、党务等工作。