新时期档案管理思路研究

新时期档案管理思路研究

刘锋

巨野县劳动就业办公室

摘要：本文基于笔者多年从事档案管理及保存的相关工作经验，以新时期档案管理为研究对象，从优势互补与改进提高两方面论述了纸质档案和电子档案并存时期的档案管理工作，全文是笔者长期工作实践基础上的理论升华，相信对从事相关工作的同行有着重要的参考价值和借鉴意义。

关键词：档案管理；新时期；电子档案；纸质档案

在目前档案管理技术和管理条件下，纸质档案与电子档案各以其特点和功用并存于档案各个领域，只不过在有些部门有所侧重。电子档案在信息传输、处理及开发利用方面的高效、快捷，以及各种媒体集成性带来的直观、全面等特点，都是纸质档案无法比拟的。所以，从档案管理现代化，实现档案信息资源的合理开发利用，提高工作效率等方面考虑，大力发展电子档案，推行计算机信息技术在档案管理中的应用，是十分必要的。但是，由于电子档案有其自身无法克服的缺陷，以及管理上的局限性，直接影响档案的稳定性、可靠性、真实性和完整性，这些都是电子档案亟待解决的问题。依靠手工管理的纸质档案与电子档案相比，虽然在承载信息、信息处理上没有优势，但它本身固有的原始特性却优越于电子档案，如内容与载体集于一身，纸张与附着材料特有的稳定性，使人们有理由相信纸质档案仍然是人类历史活动的真实再现。“在没有充分地把握电子文件的证据性，长久性之前，不能轻易地放弃传统的文件形式，这种‘固执’所表现的正是一种职业精神。”鉴于纸质档案与电子档案各自的特点，结合目前我国档案管理的实际状况，在未来的一个时期内，电子档案不能完全替代纸质档案，纸质档案要逐渐向电子档案过渡，这是一种必然的发展趋势。在这种形势下，原有的一些管理观念和管理方法已不适应电子档案的管理，在许多环节上需要做相应的适应与调整，甚至是要进行革命性的变革，这些都将给档案工作者带来更深层次的思考。

1更新观念，提高职业素质

长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，习惯于传统的管理方法和管理模式，面对现代化技术而形成的新型载体档案，应有充分的思想准备，更新传统的管理观念，树立档案现代化的管理意识，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分，进行科学的管理。同时，面对现代科学技术对档案工作的渗透与冲击，提高职业素质，调整专业知识结构也是档案工作者需要正视的一个重要课题。现代化信息技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式，工作重心，服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，同时对他们的专业素质和知识素质提出了相应的要求，在以往的档案专业人员要具有广博扎实的基础知识和文史知识外，还要具有计算机知识和外语知识。对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握，更应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用。随着科学技术日新月异地发展，信息技术在档案工作中不断地更新与发展，档案专业人员的专业素质也应及时地改进与提高，随时地对自身的知识进行充实，调整，适应档案管理现代化的发展，在完成本职工作基础上，还应加强档案专业人员科学研究工作，提高其创新能力，树立高素质档案专业人员新形象。

2改进、创立档案管理标准与制度

新型档案载体的应用与计算机的智能化管理，必然要求其所处理的信息规范、标准。档案信息系统的质量取决于数据的质量，要求设立数据格式标准，如已颁布的《档案著录规则》（GB37925-85）、《文献主题标引规则》（GB3260-83）等，新型载体档案广泛应用后，建立改善管理业务方面的标准已是刻不容缓，如统计标准，著录标准，标引规则标准等；计算机数据库设置标准，新型档案信息载体存贮格式与转换标准、计算机硬件设备、多媒体设备标准等，都有待进一步改进与完善；由于纸质档案的长期使用，人们在工作实践中逐步摸索并形成一整套科学管理档案的经验和理论，并创立较为完整的纸质档案管理的制度、方法。当新型载体档案出现时，整个档案界显得有些措手不及。创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程，如制定新型载体档案的管理制度，包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节；由于电子档案自身的某些缺陷，电子档案的真实性和其法律地位，也需要建立相应的法规来维护与确定。

3档案保管设施的改进与调整

无论是纸质档案还是电子档案，都是以一定的物质形态存在的，需要具备相应的保管条件和设施维护其完整与安全。纸质档案是以案卷作为最小的保管单位，构成其基本保管条件有卷皮、卷盒、档案装具、库房，以及档案保管的技术设备，由于纸质档案存储信息量小，形成的案卷较多，随着时间的推移，纸质档案会日益增多，这无疑会给库房增添压力，在目前档案库房紧张的情况下，这无疑是无法克服的矛盾。相比之下，以新型材料为介质的电子档案就解决了上述问题。电子档案所采用的存储介质主要有磁盘、磁带和光盘，电子档案信息存储主要以光盘为主，光盘是继磁盘后出现的一种光学存储器，其存储密度高于磁盘，一张5寸光盘的存储容量，大约可存储A4幅面的文稿3万～4万页，应用信息压缩技术，其存储能力可增加10倍之多。由于光盘信息存储量大，要求存放保管的空间很小，只要符合保管要求和条件，存放于相应的保管装具即可，这样既减轻了库房压力，又节省了大量资金和人力。

4吸收与创新，探索和建立电子档案管理体系

以纸张为载体的纸质档案，其管理方法与模式，是经过长期实践证明了切实可行的。这些管理方法和标准，在电子档案形成与管理过程中，可能部分适用，而相当一部分不适用，所以建立电子档案管理标准，确立电子档案管理体系是目前亟待解决的一个课题。由于电子档案形成与存储介质的特殊性，其管理方法和具体的管理环节上也相应有所改变。根据以往的档案管理程序，收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用8个环节，完整系统，管理过程环环相扣，紧密相联，而且是针对纸质档案的实体进行管理。电子档案的形成与发展，给档案管理工作带来深刻的影响，在管理内容与方式上都会发生重大变化。首先，在管理方式上，许多管理环节可在计算机上进行，如电子文件的归档，可以通过计算机进行机对机的拷贝来完成，不必对文件载体进行转移，档案的整理、鉴定、提供利用等工作也可以通过计算机来实现。其次，在管理内容上，电子档案收集要根据其形成规律，应全面进行阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子档案的完整性。另外，电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等必须列入收集范围；电子档案的整理不再是纸质档案的组卷，而是通过对电子档案的著录和组盘来完成电子档案的整理；电子档案的鉴定工作有所侧重，由于电子档案的易更改性，使档案的篡改、伪造变得很容易且不留痕迹，所以鉴定档案的真伪是电子档案鉴定工作的重点，并存在相当大的难度；电子档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。