基建工程档案的信息化管理实践思考邝诗敏

基建工程档案的信息化管理实践思考邝诗敏

邝诗敏

东莞市大岭山镇规划管理所

摘要：随着我国社会信息技术的发展，关于工程档案的信息化建设和管理已经成为新时代基建工程的最新趋势。档案的管理人员要学会采用信息化技术手段，提高日常工作的效率，从而保证工程档案完成的具体性和完整性，也能促进档案能够更好的服务于工程建设。本文通过分析工程企业档案管理信息化建设的重要意义和发展，提出一些建议，提高档案管理效果。

关键词：基建工程档案；信息化管理；实践与思考

加强基建工程档案的信息化管理，能够有效改善传统档案管理中存在的不足，建立新型的档案管理模式，能够真正实现档案的现代化管理。探讨基建工程档案信息化管理发挥的作用，分析档案管理工作中出现的问题，做好基建工程中的归档管理，能够有效促进档案信息化管理的建设，培养高质量的档案管理人才。

一、新时期工程档案信息化建设的重要性

（一）工程档案管理信息化建设能够提高工程档案的管理能力

我国在工程档案管理方面存在很大的不足，最主要的体现就是管理水平的欠缺，信息化建设能够提高工程档案管理的科学性和规范性。档案管理人员通过电脑、互联网等技术进行档案内容的储存，有利于拓宽工程档案的管理范围，在档案管理中引入信息技术，能够提高档案管理工作效率。

（二）工程档案管理信息化建设能够做到档案资源共享

受到管理水平的限制，我国目前工程档案资源的建设、共享、公用的运行体制尚未能建立，加速信息化建设对提高档案管理能力，促进资源共享有重要意义。开发全国通用的工程信息化管理软件能够保证工程档案资源的共享，也是目前最有效的手段。信息化管理软件能够促进工程档案信息的开发，也能提高档案中资料的利用能力。以全国为单位的工程档案资料整合，打破了传统纸质档案收纳的局限性，实现了档案资料的快速查找、整理和分析，更好的利用工程档案。

（三）工程档案管理信息化建设能够促进基建工程行业的发展

工程档案汇集了全国建筑工程的资料，不仅有纸质的文字资料，还有大量图片、音频、视频等文件，如果不利用信息化管理，就会导致工程档案管理受到极大的局限。只有进行全国档案文件的合理储存，才能为我国建筑工程发展、技术创新提供坚实的依据，促进建筑行业的持续健康发展。

二、基建工程档案管理信息化建设中存在的问题

（一）工程档案管理人员无责任心

首先，工程建设完成后，很多施工单位都会保有自认为有用处的竣工验收证书、竣工图等资料，工程档案的储存和整理只能依靠城建单位的帮助下完成。其次，工程档案的管理人员缺乏工作责任心，在实施档案管理工作中没有较强的管理意识，缺乏利用现代化新技术的能力，也不会利用信息化技术系统辅助工作。最后，由于工程有很多数量和种类的项目，大部分单位却没有设置一个中小型工程的管理人员，很多档案资料的管理都只是为了应付工程质量检查而进行的管理工作，这种情况最终导致工程资料的丢失[2]。

（二）工程档案管理人员缺乏一定的专业水平

由于高校专业课程的开设，我国专业从事工程档案管理的人员极为匮乏。信息管理专业的人才在进行工程档案的初期阶段，也在实践中遇到很多难题导致工作效率较低。已经在职多年的工程档案管理人员，缺乏专业的管理水平，比如在文件资料编排上缺乏科学性，不利于资料的查找；不会应用信息化设备进行管理，导致工作效率较低。资料的编排主要以文字为主，无法将图片、视频、音频等内容一起整合。工程单位在招聘管理人才的时候，要注重管理人员的技术能力，由于档案管理人才的缺乏，一些中小型的工程选择兼职人员进行管理，工程档案管理在后期会凸显很多问题不利于管理水平的提升。

三、提高基建工程信息化管理的思考

（一）强化工作人员信息化管理的意识

由于我国很多单位在档案管理工作上缺乏正确的管理意识，认为档案无法在公司收益上发挥实质效果，因此在管理模式上过于简单，工作的目的在于避免资料的丢失和泄密，应付工程检查，却忽略了档案信息化管理的重要性。对于一些集成单位，很多档案管理的职位都是由高层人员兼顾任职，同时管理职位人员的调动频繁，管理人员也缺乏专业的理论知识和操作技能培训。随着我国逐渐趋于信息化社会，传统的档案管理手段已经无法满足社会的需求，因此档案管理必须实施信息化建设，提高档案管理工作效率，制定完善的档案管理体系。

（二）建立信息化建设的保护机制

档案管理信息化建设是目前现代化建设的重要内容，必须将档案信息化建设水平纳入年度考核中，工程档案资料的搜索、整理、保存上要制定相应的管理机制，采用完善的制度加快推动工程档案管理的信息化建设进程。很多工程企业档案管理制度非常落后，无法保证档案管理的安全性、真实性等，因此要根据档案管理的实际情况，不断完善相关制度提高档案信息化管理水平。

（三）实现网络化的档案管理

采用新型的技术进行档案信息的管理和储存，就必须要实施网络化管理手段。第一，完善网络化档案管理的硬件设备，配备好计算机、服务器、扫描仪等。第二，要努力开发全国上下通用的管理软件，真正做到档案管理和办公室智能化的结合。第三，将档案中的文字资料、图片资料、音频资料和视频资料等汇总，建立起多媒体工程档案数据库。第四，采用高新的技术手段进行档案资料的保护，保证档案的安全性[3]。

（四）实现基建工程档案立卷归档管理

档案的立卷就是在相关档案收集完整资料后，通过文书处理部门、档案管理部门两方提供的资料对档案的类型进行分类管理，之后实施编目装订，成卷后形成内容完整的基建工程档案资料。从更加开放的角度来说，档案立卷的流程包括三个方面：第一，进行整理和分类。整理分类是基建工程档案管理工作的基础，也是档案管理部门将收集到的资料按照常见类型进行区分、归纳的工作，最后制定出企业内部需要保存的档案。根据创新基建工程档案管理的要求，采用各种不同的检索工具，实施日常档案资料管理的工作，不断加强对档案信息资源的开发以及利用，从而促进档案工作为基建工程施工建设的各项工作提供优质服务。第二，进行编目装订工作。常规状况下，编目装订工作具体包括编写案卷号、编写卷内目录、填写卷内备考表以及装订等。第三，日常归档工作。档案管理部位在完成上述两项工作后，如果完成了全部立卷工作就要将资料卷宗上交给所属档案馆保存，进行统一立卷。如果还未能完成全部资料的整改，要继续将不完整的资料补齐，补充好缺失的卷宗，还要检查已经组卷的资料，若存在误区及时纠正。

结束语

档案的管理人员要学会采用信息化技术手段，提高日常工作的效率，从而保证工程档案完成的具体性和完整性，也能促进档案能够更好的服务于工程建设。本文通过探讨基建工程档案信息化管理的发挥的作用，分析档案管理工作中出现的问题，做好基建工程大难的归档管理，能够促进档案信息化管理的建设，培养高质量的档案管理人才。加强基建工程档案的信息化观念里，能够有效提高档案管理的质量和效率，企业要重视内部文书部门与档案管理部门的合作能力，做好对档案的立卷归纳工作。积极引进先进的设备和技术，吸纳优秀的档案管理人才，真正提高档案管理的信息化水平。

参考文献

[1]熊丛文.浅谈基建工程档案信息资源共享实践思考智能城市2016.23

[2]郭志绥.基建项目档案管理的实践与思考中国管理信息化2017.18

[3]王秀玲.关于机场基建档案信息化建设的实践与思考现代企业文化2016.29

[4]邹斌.水文档案信息化管理的实践与思考机电兵船档案2018.6