信息技术在档案管理中的应用浅述

信息技术在档案管理中的应用浅述

章媛媛

襄阳市房屋征收事务处湖北襄阳441003

摘要：档案管理工作已经成为人们关注的焦点。人们的生活和工作都需要从档案中调取相关信息与材料。而传统的档案管理重在保存纸质文件，对档案信息的信息化管理与应用，没有给予足够的重视。导致了档案信息获取困难，档案文件保存耗费巨大人力与物力资源等现象的发生。现在信息化技术在档案管理中的应用，解决了这些问题。本文就档案管理中存在的问题、信息化技术的具体应用进行了详细的阐述。

关键词：信息技术；档案管理；管理应用

1信息技术背景下档案管理工作的特点

1.1档案存储的载体发生变化

在信息化技术的大范围应用之前，各个单位一般是采用以纸质材料为主的实物作为档案存储的载体，这种存储方式需要档案管理人员耗费大量的时间进行档案信息的编辑，转化，记录，会给工作人员带来巨大的工作压力，而且纸质材料也不便于保存，受环境的限制比较大，备份工作也不容易进行，也不符合资源的优化配置的要求。现代化集成电路的出现是信息技术发展的一个里程碑，信息技术的应用也是档案管理工作的革命。首先是利用电子文件、图纸等代替了原本的纸质材料，简化了档案信息的记录存储过程，便于进行档案信息的备份工作，而且u盘、计算机硬盘等也L匕纸质材料稳定，不容易受到环境的影响，适用范围也比较广。另外将档案内容转化为信息化的数字数据也易于进行管理和档案的查找提取，有利于提高档案管理的工作效率和档案内容的利用率。

1.2档案信息的分类管理发生变化

传统的档案管理一般是根据档案的内容人为地对其进行分类，分类工作需要人工进行操作，工作量巨大，根据档案信息内容可以将其大致分为单位人事档案、文书档案、单位史志等等。当有新的档案人库时工作人员需要对其进行归类然后再进行存放。目前数据库技术在档案管理中也得到了应用，因而传统的分类方式也有所变化。相关技术人员可以对程序进行指令设定，这样计算机可以自动对新人库的资料进行分来，同时还可以利用计算机对其进行定期的整理，不仅节省工作时间提高了效率，也有利于提高分类的准确性，因为传统的分类模式容易受到工作人员的主观性的影响，而直接利用信息数字化技术自动分类的结果客观性就会更强也更可靠。

2档案管理简述

2.1传统档案管理存在的问题与不足

传统的档案管理，主要侧重于纸质文件的保存。文件的保存过程中，需要耗费大量的人力与物力资源。例如，档案文件的存放空间，档案的归档与编排顺序，档案的调取查询都是如此。而且在纸质文件的过程中，还容易出现一些问题。例如，文件受自然环境影响，而产生的氧化与损毁。许多档案文件已经多年不用，但却不能及时判断，是否需要继续保存，收到保存期限的限制，仍然需要继续保存多年。还有就是档案管理的工作人员，没有经受过档案管理的专业学习与培训。对工作缺乏责任心，不掌握档案管理专业技能，档案文件丢失现象也屡见不鲜。但这对个人和企业却造成巨大的损失。所以，传统的档案管理，主要存在着人力、物力资源消耗大，档案文件调取时间长流程多，档案保管安全性保障不强等问题。

2.2档案管理现状

在信息化技术发展如火如荼的社会，信息化技术走入了各个工作岗位。档案管理也是如此。利用信息化技术，使得档案管理的工作效率提升，利用计算机的储存功能，将海量信息有序的存储在计算机中，也节约了大量的人力物力资源。利用信息化技术，档案管理工作人员也可以相互学习，交流经验，对提升岗位专业技能也起到了促进作用。档案工作在信息化技术的发展下，获得了可喜的成绩。但在发展中也难免遇到问题，例如当前的档案信息化管理，只是在初步发展阶段。主要利用信息化技术进行信息的储存。对于信息的查询，因为涉及到档案的安全性要求，只在一些特殊工作部门，提供一些查询服务。如何在保证安全性的基础上，逐步的加入信息查询的相关机构。同时如何让一些信息更好的为人们的工作、出行、生活服务，是未来发展中需要进一步关注的问题。

3息技术在档案管理中的具体应用

3.1多媒体技术的应用

多媒体技术是一种图、文、声、像的综合处理技术，目前多媒体技术在档案管理中的应用主要体现在信息检索、档案编辑等方面。多媒体技术的应用简便了档案信息的检索流程，对于文本信息不仅可以采用关键词查找还可以采取全文查找的方式，提高了检索结果的准确性而且。而且利用多媒体技术可以进行影像或者是声音文件的查找，不需要再借助辅助的设备，而且可以直接利用计算机进行信息的查阅。此外多媒体技术使得信息的采集和存储方式也更加多样，档案资料也更加全面。而且多媒体信息技术的运用实现了信息的共享，用户可以直接在平台上进行信息的查询和利用，方便了信息的使用，由于不需要工作人员的协助查找因而也有利于事业单位的工作效率提局。

3.2信息存贮技术

集成电路的发展使得信息的存储方式更加多样，存储载体也更加多样，便于工作人员对于档案资料的存储和整理。目前在档案管理中广泛应用的存贮技术有微缩技术、磁存储技术和光盘存储技术三种。磁存储技术是最普通也是应用范围较广的信息存贮技术，而且磁带存贮也比较稳定，保存期限也比较长。微缩技术也是近些年才逐步得到应用的，该技术是将信息通过微缩相机进行拍摄，然后信息会保存在胶片上，由于信息经过微缩，因而同样的存储空间信息的涵盖量可以得到较大的提升，而且这种存贮方式的性价比也比较高。光盘存储具有存取速度快、效率高、存储内容多样以及容量大等特点，因而这也是目前在档案管理工作中应用范围最广信息贮存技术。

3.3汉字识别技术

汉字识别技术可以大大降低信息采集、编存的工作量。因为目前档案管理工作还处于新旧模式的交替阶段，因而很多的单位目前的主要工作任务就是将原本的纸质文本材料在计算机上进行录人转化为数字化信息数据。而汉字识别技术可以直接通过对图片或者文件等进行扫描然后对其进行编码，转化为正常的汉字并作为文本文件进行存储，便于信息的存储和查找，也提高了工作人员工作的有效性。除此之外，汉字识别技术还可以应用与档案目录的输人以及图像信息的转化等方面，而且该技术的应用由于不需要专门的人员进行信息的转化输人因而在一定程度上也可以降低档案管理工作信息化建设的成本，而且该技术还具有易于操作的特点，对工作人员专业性的要求也比较低。

3.4条码技术

条码技术目前在销售等各个行业都得到了广泛的应用，该技术具有易于操作，准确度高等特点。条码技术主要通过对一些老档案进行编码，将该条码贴于卷轴上并将该码录人计算机中，详细记录档案的存储位置、主要内容、年限等等信息，计算机会自动对其进行管理。当有人需要借阅档案馆中的档案时直接扫条码就可以，有利于对借出档案的管理，当档案归还后也可以及时找到其原本的存储位置，有利于缩短信息的查找和提取时间，而且工作人员的劳动强度也在一定程度上被降低了。

3.5信息的保存更加安全，可备份保存

档案资料的保存过程中，最容易出现问题的是，资料的丢失与损毁。而使用信息化技术，让资料的保存多了一道防护屏障。把一些具体的信息，不仅仅以文件的形式存储，还以电子信息的形式存储在计算机当中。而信息技术的发展，让存储的空间变得巨大，小小的计算机可以存储海量的信息。所以档案信息通过信息技术得到了二次保存。又由于存储空间大，一些重要的档案信息还可以通过移动硬盘等设备进行再次备份，防止丢失。这样就让档案资料信息的存储更为安全了。

结束语

档案管理工作融合信息化技术，已经取得了一定的成绩。起到了节约资源、方便查询，存储安全、减少资料调取环节等多个方面的作用。但档案管理工作在未来，还可以与信息技术共同在信息平台、部门协作、档案信息管理系统开发等若干个方向合理发展，打造更加科学更加和谐的档案管理工作氛围。

参考文献：

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