基于医疗设备采购流程的规范化管理策略研究

基于医疗设备采购流程的规范化管理策略研究

刘小寒

西安交通大学医学院第一附属医院陕西省710061

摘要：随着科学技术的进步，医疗设备日益成为医疗技术发展的重要支柱，成为医院的医教研工作开展的必备条件。然而医疗市场竞争的日益加剧，对医疗卫生机构的成本控制提出了更高的要求。医学装备部门在医疗设备的采购工作中不仅要建立完善的制度和流程规范，更需要通过采购管理工作，不断提高采购工作的效率和质量，以创造更大的效益。本文主要针对这一问题展开讨论。

关键词：医疗设备；采购流程；规范化管理；策略

Abstract：Withtheprogressofscienceandtechnology，Medicalequipmenstarebecomingthemostimportantpillarofmedicaltechnologydevelopment，itbecomesaprerequisiteforhospitalresearchwork.However，thecompetitionofmedicalmarketiscruel，Thisrequiresmedicalinstitutionsstrengthencostcontrol.Italsoneedsmedicalequipmentdepartmentsestablishaperfectsystemandprocessspecification，inordertoimprovetheefficiencyoftheprocurementandquality，tocreategreaterefficiency.Thisarticleismainlytalkaboutdiscussingthisproblem.

Keywords：Medicalequipment；Procurementprocess；Standardizationmanagement；strategy

引言

医疗设备的采购是设备管理的重要环节，是医院设备引进的主要关口。医疗设备是医院持续发展的重要保证。也是开展医疗、教学、科研工作的必备条件。其采购计划需经反复论证，综合考虑设备安全性、有效性、适用性、先进性、经济性以及售后保障等因素，要遵守国家相关的法律法规，选择最优设备。采购环节需要考虑到设备的整体运行成本，不仅是采购成本，使其投入使用后，能实现经济效益和社会效益最大化。

一、医疗设备采购流程管理工作中存在的不足分析

1、缺乏对医院内部工作流程的有效管理。因未意识到采购在医院的重要地位，采购工作缺乏部门间的配合，其互相监督，反复协商签批，使采购工作难以提高效率，采购周期过长。医院对其管理层层把关固然有积极的意义，但实际操作过程中手续繁琐，工作效率低。如能建立公开的供应商评价体系，可省去很多手续。采购基本是货到验收合格后才付款，按行业规则至少有一年的保修期，合同里一般也有明示，但有关质检部门仍强制要求质量保证金，造成部分供应商内部沟通不畅，增加了很多程序，使采购的时间越来越长。可省去供应商预留质量保证金环节，通俗来讲就是简化审评程序。

2、缺乏科学管理思想，在需采购之时，从以往资料中临时筛选或以打交道的经验决定供应商，在询价谈判过程中耗时过多，或因选商不当而难控货物质量和到货时间等[1]。缺乏对供应商的系统评价和关系建立，而合作伙伴关系可促进医院的竞争优势。

3、设备采购时签字等待时间过长、人数过多。多项审核，往往流于形式，缺乏实质性的内容。实际上同时进行多个项目的审批，才会完成工作量。但同步进行多个项目容易出错，并需用大量的工作时间。

4、各个部门间信息流通不畅。采购流程贯穿临床科室、采购部、仓库、财务等部门，若信息停滞，每个环节都有可能出错。以付款为例，由于设备经常是直接发到使用科室，发票交仓库后，出库手续需要使用科室补办，往往拖延未办，发票积压很久不能付款；等到供应商过来查账时，多部门协调才能找出问题，造成重复和无效劳动。

5、设备订货周期过长。临床提出采购需求，要经过层层批准，采购部门在多个供应商之间进行询价、报价、还价等谈判，再选择合适的供应商签订合同。最后等待供应商交货及结算。加上签字等待时间，年初计划年底才执行，第二年到货，第三年结算。

二、医疗设备采购流程及特点分析

1、流程

当前大部分医院的医疗设备采购流程一般有以下几个步骤：科室提出申请，院内审批通过后交医学装备部门执行；医学装备部门根据轻重缓急、效益优先的原则制定采购计划、组织论证与市场调研。然后，根据现有采购政策进行公开招标、竞争性谈判等招标采购工作，最后，签订合同、验收、付款。此外，甲乙类医疗设备、干保高端设备项目、申康资本金项目还分别需要卫生局、干保局、申康中心审批后，再下达医院执行[2]。

2、特点

在整个采购流程中，从提出采购申请到项目立项、招标采购的商务流程再到安装验收、货款支付等环节，需要多个部门甚至单位的密切协同配合。这些部门不仅包括医学装备部门内部的采购、维修、库房等子部门，医院内部的临床、医务、财务、审计等部门，还包括医院外部的供应商。免税项目和政府资金支持的采购项目甚至还需要申康中心，政府采购中心，干保管理部门，医院所属大学及第三方招标公司的支持与协作。在这个过程中，不同阶段的任务要由来自这些不同部门的人员来完成。只有依靠大家的积极配合，采购流程才能顺利进行。在整个流程中，信息传递必须及时、准确。因为每个环节都有等待发生，一旦信息停滞，错误就容易发生。

三、完善医疗设备采购流程规范化管理的策略

1、科学管理，完善制度和法规，以人性化管理实现绩效。各科室在本年第四季度初将本科室内下一年度医疗设备需求计划申请报医疗设备科。医疗设备科将各科计划汇总。于下年第一季度报院医疗设备管理委员会讨论通过。通过后的全院医疗设备购置计划，经党委会或院长办公会批准的购置计划交医疗设备科按程序采购。人性化体现在“计划采购”和“库房管理”两个模块的数据对接，把入库验收的完整数据精确导入“入库业务”，在做好库房验收的同时，自动完成“入库业务”，可减少重复劳动。

2、加快医院信息化和信息流通。

医院应依托信息技术，把医院采购流程中的采购计划、库存管理、供应商选择、品名型号等、到货接收、成本管理等环节整合成一个整体，实现信息共享，降低采购流程工作量，缩短交易时间，降低交易成本及库存，实现采购管理流程自动化，提高采购管理水平。

3、在设备申请阶段，就由申请科室进行网上申报，整个审批的过程，都可由各职能科室网上完成；审批完成后，获批的申请项目能直接转化为年度的设备采购项目，并直接建立相应的电子档案；此后的采购计划制定，项目论证、招标、和商务谈判的所有流程，相关责任人都必须及时将信息通过管理软件进行发布并保存相关档案资料；合同完成后，系统能自动对相关设备进行预入库操作；设备安装、验收、培训阶段，责任工程师可直接通过系统打印安装验收单、培训考核记录以及固定资产标贴等材料；货款支付阶段，会计师可直接通过系统获悉设备的安装、验收、培训情况，支付尾款时也能通过系统及时得到相关信息支持[3]。完全的网络化、可视化的管理，可大大增强部门领导对采购工作的管控力度，大大减少各环节衔接时产生的失误，同时也有利于相关各科室及时获取相关信息，协调各自工作。

4、加强对设备档案的管理工作。档案管理是整个采购流程管理的重要环节，贯穿整个采购工作流程。由于整个流程环节众多，且每个环节都有多人参与，团队所执行项目过程中形成的关于过程的记录就容易丢失。有必要通过细化整个流程的信息管理，以及加强部门之间的衔接等方式，克服这种模式的不足。因此，在整个流程的每一个阶段结束时，相关责任人在将工作结果向下一阶段移交的同时，还必须将本阶段所有的重要文件转交给档案管理员进行归档。档案管理员和下一阶段的责任人可从不同的方面对该阶段的相关文件进行审查，既保证了档案的准确完整，也强化了对各个阶段的监督检查。

5、与供应商建立战略合作伙伴关系，实现开发医院外部的资源，针对供应商众多，产品种类多、规格型号多的特点，建立供应商管理数据库，供应商可有原则地参与医院内部的流程运作，并在商务条款、保证质量方面与医院达成长期的协议，提高采购效率。通过即时采购，可有效降低采购流程的运作成本，提高物流速度和库存周转率。

结束语

医疗设备的采购管理是提高医疗设备管理水平的关键，关系到医院的兴衰。我们还要继续发现问题和解决途径，不断完善设备管理的各个环节，实现科学化、规范化，使每台设备用好、用足，做到物尽其能，物有所值、物超所值，发挥医疗设备的效能，更好地辅助医疗工作，促进医院的全面建设。

参考文献：

[1]张正宇.谈我院医疗设备采购使用和管理的体会[J].医疗卫生装备，2012（16）：78-79.

[2]纪强希.浅谈招标采购模式下医院设备采购部门的工作步骤和内容[J].中国医学装备，2011（72）：219-221.

[3]侯福彬.医疗设备招标采购需注意的几个环节[J].医疗装备，2013（17）：135-137.