办公自动化系统在医院行政管理工作中的作用分析

办公自动化系统在医院行政管理工作中的作用分析

冯莉

冯莉

江苏省灌南县中医院信息科江苏灌南222500

摘要：随着社会信息化的发展，医院中也越来越广泛的运用到办公自动化，尤其是在医院行政管理工作中的应用，大大提高了办公效率。本文就办公自动化系统在医院行政管理工作中的作用加以探讨和分析。

关键词：办公自动化；行政管理；作用

在医院工作中，行政管理工作担当着重要角色，其工作质量和绩效的好坏制约着医院医疗工作的效率，对医院的医疗、研究、教学等工作的运行有直接的影响。行政工作所包含的工作内容很多，比如人事工资、文书档案、财务等等。在传统的工作模式下，这些数据全都通过纸张呈现出来，既浪费时间又消耗人力物力。办公自动化系统的出现改变了这一状况，通过计算机和先进的信息技术的运用，减低了工作人员的劳动强度，提高了医院行政管理工作的综合效率。

一、办公自动化系统在医院行政管理中的优点

办公自动化指的是利用先进的科学技术，将信息资源充分整合加以利用，从而提高工作质量和生产效率，减少人力物力的消耗。在医院行政管理中对办公自动化的应用，实现了办公无纸化，提高了医院的行政管理工作效率，促进了医院的发展。

1.简化了行政管理程序

在行政管理工作中运用办公自动化系统，有效的简化了工作程序，降低了工作人员的劳动强度。在医院的办公自动化系统中，现在都包含内部通讯功能，工作人员在自己的岗位上通过医院的局域网可以进行直接联系，减少了完成工作任务的时间，工作效率也大幅提高。无纸化办公和电子化办公的普及，使得办公业务从过去繁杂的事务中逐渐脱离，上升到以计算机协助决策的水平，工作程序得到精简，同时利用网络传播快速的特点，减少了中间传达的环节，使各部门之间的联系也更为便捷。

2.提高了行政管理人员的素质

办公自动化的应用，实现了医院的信息资源最大限度的共享，使医院的技术、人才和设备资源都能得到有效的挖掘利用，从而提高医院的管理水平，这也是医院信息化建设的最终目的。当前，信息技术已经被各个医院融进了行政管理和行政决策当中。运用办公自动化系统，可以减少行政管理工作中对纸质文件的依赖，节能环保。与此同时也可以督促相关工作人员对计算机知识和信息技术进行学习，提高操作能力，增强业务水平，使其综合素质得以提高。

3.办公过程信息化

办公自动化系统的运用，使医院不同岗位的工作人员及不同的部门，在信息化管理系统内，能够用最短的时间得到决策部门的各种信息和资源。尤其是突发事件中，医院的工作人员可以及时得到最新的管理规范、资料和治疗方案，省去了信息传达过程中繁杂的环节，也节省了时间，使每个工作人员都能及时得到最新的信息资源，使医院的政策落实更加有效，同时提高了行政管理工作的执行力。

4.保证了决策的有效运行，突显出了管理工作的人性化

在信息化时代，信息是工作决策的基础，医院行政管理工作必须和信息管理紧密结合，只有以准确、全面的信息做基础，才会使决策更加有效科学。同时，办公自动化的应用，可以有效征集工作人员的建议和意见，使医院的管理具有民主化，使基层工作人员对医院的决策能够熟悉和了解，医院各级工作人员之间的交流和沟通更为便利，从而促进决策工作的有效运行。

二、自动化系统对于提高行政管理的要点

办公自动化系统在一定程度上促进了医院管理经验的积累，有助于医院的长期发展，也是一种管理需求，提升了行政管理水平。但是，办公自动化系统的运用需要医院基础办公设施建设作为基础，如果办公设施建设不完善，就很难有效发挥办公自动化系统的作用。同时，办公自动化系统的运用还要加强工作人员的培养，提高工作人员的综合素质，从而提升医院的管理水平。

1.注意医院的整体规划

办公自动化系统不是唯一的医院办公系统，现今社会信息技术发展迅猛，不一样的信息发展技术设计出来的办公系统不一定适合每个医院。医院应该结合自己的整理实力和发展素质来对办公系统进行选择。一个合适的办公系统不但可以有效加强医院管理中的管理水平，还可以减轻医院财政的方面压力。一般来说，医院的办公系统需要满足护士医生的信息管理，还有医院的通讯管理，使管理人员的操作得以简化，降低其对纸质文件的依赖，大力实行电子文件的使用，是信息的接收更加及时和方便。选择适合自己的办公系统可以减少管理工作上的财力支出，有效节省医院资源，还可以使行政管理工作事半功倍。

2.注意基础设施的建设

办公自动化系统对基础设施的要求很好，如硬件设备和电子信息技术，尤其是总体的硬件设计，它保证了医院系统能够正常运行。所以，医院要不断加强自己的硬件基础建设，尤其是办公防火墙的硬件基础设施。医院的重要日志文件和员工的基本信息都存储在医院的办公系统之中，要防治信息发生外泄，确保医院信息的安全。只有提高硬件设施，才会增加系统防御工具的能力。硬件设计不合格，会影响到医院行政部门的管理工作，造成信息传递不流畅，基层的工作人员无法及时得到医院的信息决策，加大医院管理的难度，甚至会是医院的整体工作无法运行，造成极大的损失。所以，医院要加大硬件基础设施的建设，定期对所有工作人员的硬件基础设施进行检查，及时修复漏洞和损害。

3.注意管理人才的培养

人是办公自动化系统的操作者，是办公自动化系统的主体，同时也是影响办公自动化的主要因素，没有相关人员的操作，系统的功能也无法实现。如果具有一个好的办公系统，但是却缺少这个系统的管理者和操作者的话，则这个系统的功效就很难得到有效发挥。所以，医院应该定期培养信息管理的人才，加强对信息使用的基础培养的重视。除此之外，医院还应该每年拨出一定的资金，以支持工作人员对办公自动化技术进行学习。办公自动化的学习还要定期的和其他医院进行信息的交流，不能自专独傲，只从自己医院的角度出发，还应该学习其他医院在运用办公自动化系统进行行政管理工作时的方法方式。医院的管理者应该虚心学习，不断发现自身在行政管理中的不足和缺陷并加以改正。同时，借鉴其他医院的行政管理经验，丰富自身的管理知识，对自己的管理能力加以提高，使行政管理工作更加有效，对医院的发展也有所促进。

4.办公自动化系统降低了医院行政管理成本，提高了工作效率

办公自动化系统不单单是利于医院工作的管理，还应该对医院的财政压力进行减低。医院办公自动化系统应该充分利用信息化方式对医院的资源进行整合，对内部一些因为繁琐的事务处理而造成的办公成本和人力成本高、工作效率低下等问题进行解决。与此同时，无纸化办公得到充分实现，办公采购成本也可以节省下来，医院内部不同工作岗位的工作人员之间的交流合作也更加便利，医院内部和外部的各类信息资源都得到整合，医院日常办公流程得以高效管理，从而实现优质、高效、快速的管理目标。

结语

在当前的市场经济环境下，效益和效率是每个单位的目标。办公自动化系统在医院行政管理工作中的应用，提高了办公效率和管理水平，促进了医院的精细化工作，避免了医院内部出现管理混乱的现象。办公自动化系统的应用，使医院中所有的奖惩措施都可以及时的公平的传达和显示出来，便于员工进行查询，提高了工作人员的工作积极性和工作效率。同时，有效的推进了医院的发展，医院的行政管理水平也得到提高。

参考文献：

[1]吴启霞.论办公自动化系统在医院行政管理工作中的作用[J].办公室业务,2013(21).

[2]王步斐.浅谈办公自动化系统在我院的应用[J].医学信息,2012(02).