浅析电力企业档案的保密管理

浅析电力企业档案的保密管理

赵瑱瑱

国网浙江省电力有限公司经济技术研究院浙江省杭州市310000

摘要：在电力企业的生产经营过程中，档案管理是一项非常重要的工作，尤其是一些档案中会涉及到企业的核心机密，对于这些档案必须要采取保密管理措施，避免档案资料的外泄，以维护电力企业的合法权益。本文将着重讨论电力企业档案保密管理的原则、存在问题和有效策略，以期能够大幅度提高档案管理工作效果，从而为电力企业的可持续发展奠定坚实的基础。

关键词：电力企业；档案；保密管理

引言：随着信息技术的快速发展，电力企业的档案管理工作形式也变得愈发多样化，这给档案保密管理增加了难度，使得电力企业的利益岌岌可危。为了提高档案保密管理的实效性，确保该项工作能够与电力企业的实际发展需求相契合，必须要明确档案保密管理的重要性，针对当前工作中经常出现的问题制定相应的解决对策，促使电力企业档案保密管理工作得以保质保量的完成，进而降低企业的经营风险，给电力企业创建良好的发展空间。

一、电力企业档案保密管理的原则

1、全过程控制原则

档案保密管理是一项系统性的工作，涉及到多个环节，任何一个环节的错漏都会增加信息泄露的风险，因此必须要遵循全过程控制的原则，也就是从档案形成开始直到档案销毁为止，各个环节都要予以严格的管控，这样才能及时发现安全隐患并予以解决，进一步提高档案的安全性。

2、分级管理原则

并不是所有的档案都需要采取保密管理措施，若按照统一的标准开展档案管理工作，无疑会增加人员的工作负担，基于此，应先将档案划分成不同的保密等级，不同保密等级的档案采取的管理方法要有所区别，还要将档案保密管理职责落实到人头上，那么电力企业档案的管理水平和利用效率都会得到明显的提高。

3、标准化原则

档案保密管理工作的实施需要遵循相关的法律法规和电力企业的规章制度，还要采用先进的管理思想和技术手段，促使电力企业档案保密管理更加趋于标准化和规范化，该项工作的开展效果也会更为显著。

二、档案保密管理的常见问题分析

1、档案保密管理制度不完善

健全的档案保密管理制度能够给相关工作提供有力的指导依据，约束管理人员的行为，保证档案保密管理的各个环节都能够稳定有序的开展，反之，如果管理制度不健全，在细节方面存在疏漏，就会给档案的收集、整理、保管带来重重困难，管理人员的职责也将难以落实到位，档案保密管理效果必然会大打折扣。

2、信息化建设滞后

档案信息管理系统的建设能够让电力企业档案保密管理变得更加方便化和快捷化，相比于纸质保管方式更符合档案管理的保密要求，但是我国电力企业采用了电子档案和纸质档案并存的方式，安全防护体系建设相对滞后，档案的数字化建设还有较长一段路要走，电力企业的档案保密管理可谓是任重而道远。

3、管理人员素质低

作为档案保密管理的主要负责人，管理人员肩负的责任重大，工作态度敷衍，缺乏责任心的管理人员会导致档案资料的准确性下降，外泄风险反而上升。目前电力企业有专职档案员和兼职档案员，但缺乏对口的档案专业的人员，档案管理人员对于档案保密管理的相关要求不甚了解，违规操作屡屡发生，使得档案保密管理流于形式。

4、部门之间缺乏协同

实际上，档案保密管理不单单是某个部门的职责，而是与电力企业的全体部门都有着密切的联系，需要各个部门之间能够明确自身职责，加强沟通和协调，竭力避免重复作业和浪费现象。比如说建设部门要给档案管理部门提供电力工程项目的资料信息，如果这两个部门之间的信息闭塞，就会影响到档案资料的归档效率，一些重要的资料也会容易发生遗失。

三、电力企业档案保密管理的有效策略

1、健全档案保密管理工作制度

建立健全的档案保密管理工作制度是当前电力企业经营管理的第一要务，电力企业应根据档案保密管理各个环节的要求，制定完善的工作细则，不断优化工作流程，减轻人员负担。还要引进奖惩机制，将具体工作任务合理分配给档案管理人员，一旦发现问题直接追究相关人员的责任，同时迅速采取补救措施，此举还能增强管理人员的责任意识，使之牢固树立质量控制观念，最大程度的遏制了主观因素带来的档案资料泄密事件，档案保密管理各项工作也将符合标准要求。

2、创建安全的档案保管环境

鉴于纸质档案在电力企业中仍然占据较大的比例，对于纸质档案的保管应建设标准化的档案库房，在建筑中选择合适的位置，底部房间应首先予以摒弃，还要对库房的门窗进行加固处理，最好是在进入库房的门上安装门禁系统，只有档案管理人员才能随意出入库房，这可以极大的规避闲杂人等进入库房内部盗取档案。档案库房与阅览室、以及电力企业的其他部门的办公地点都要保持适当的距离，库房内还要保持合适的温度和湿度，以免引起档案的受潮、燃烧，导致档案无法继续使用。

3、加强档案的分类管理

一般来说，档案资料可分为两种：绝密类和非绝密，绝密类档案要采取保密措施，在必要时刻，也可以设置一些保险锁或者防盗装置。绝密档案的日常整理和后期处理工作都必须要进行严格的控制管理，必须经过领导审批签字，并根据电力企业的规章制度进行操作，不得随意翻阅档案。在档案经过正常翻阅之后，必须要及时进行核对，以免发生遗失的情况。档案保密管理的整个过程中必须要定期进行检查，及时发现问题，整改问题。

4、强化档案的信息化管理

档案信息化管理是电力企业档案保密管理工作的一种必然发展趋势，电力企业应根据档案保密管理的要求，加大科技研究和投入力度，引进档案接收、保管、利用的技术方法，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换，同时加强通过利用oa、qq等信息传输方式的管理；严格按照制度规定，制定信息化档案管理办法，明确档案级别，形成数据化档案；必须做到档案管理软件的慎重选择、推广，提高保密防范能力和技术水平，加快推进信息系统防护体系建设，如使用防火墙、杀毒软件等，保证电力企业档案的安全性和保密性。

5、加强管理人员队伍建设

在档案管理人员的选择和培育方面，第一，委派业务能力强、职业道德水平高的人员负责档案保密管理工作，给档案管理工作队伍注入新鲜血液；第二，定期组织管理人员的技术培训，将法律法规、保密条例、档案管理的相关知识和技能普及开来，打造稳定和谐的档案管理队伍，实现电力企业档案保密管理的专业化和科学化。除此之外，还可以经常组织业务交流会议，与兄弟单位的档案管理人员交流工作经验，促进本单位档案管理人员业务能力的稳步提升。

6、建立部门间的沟通协调机制

通过建立沟通协调机制，将电力企业的全体部门和资源予以有机整合，能够节约档案管理工作成本，保证档案保密管理更具成效。譬如说在电力工程项目的实施阶段会生成大量的工程信息资料，需要监理、施工、设计、档案管理部门能够通力合作，监理、施工、设计部门要将各类档案资料及时传输给档案管理部门，由档案管理部门进行妥善保管，其将作为日后工程建设的重要参考依据，在此过程中要严格遵循电力企业档案保密管理工作制度，督促人员将各自的职责予以落实，以提高档案保密管理工作质量。

结语：综上所述，电力企业档案保密管理工作的重要性不言而喻，目前工作中存在的问题较为突出，已经给电力企业的发展带来了诸多不利的效应，这一现状亟待得到打破。电力企业应该正确全面的认识档案保密管理工作，从制度、环境、人员等方面着手，加强档案保密管理工作的革新，致力于为档案保密管理工作的高效化开展创造一切有利条件，持续推进电力企业的健康发展。

参考文献：

[1]刘晓菲.关于加强档案保密工作的几点建议[J].兰台世界，2016（S1）

[2]曾文英.如何做好企业档案的保密工作[J].办公室业务，2016（05）

[3]韩爱平.提高电力企业档案管理工作水平与建议[J].经营管理者，2013（22）