浅议信息化环境下的公路工程档案管理魏勇

浅议信息化环境下的公路工程档案管理魏勇

魏勇

山东省阳信县公路管理局山东阳信251800

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和互联网搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

一、档案信息化建设的内涵

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、公路工程档案管理的特点

第一，成套性。对于工程项目档案这一重要特点，主要是通过项目的开展初期到项目实施的整个过程的所有档案进行归档，其中包含了项目的立项、项目审核、项目工程招标、项目现场勘测以及项目的实施等全方位的文字、图片以及影像等档案。在建设项目活动中，成套性又包括了总体成套性、工作程序成套性以及单位工程成套性和立档单位的成套性。成套性也是工程项目档案最突出的特点。

第二，原始性。在工程建设过程中，工程档案成为了其建设过程的衍生产物，同时也成为了在进行项目建设时所构成的首要资料。因此，这些项目档案都是具有一定的记录性和真实性，更具有不可再生性等特点。在进行工程建设时，不针对项目档资料的整理和收集，那么会让这些资料的不完整性或者甚至形成无资料可查的情况。比如环境污染监测报告等。即便在事后进行了弥补，但是其真实性以及可靠性将会大大降低，无法达到原始材料令人信服的效果。

第三，专业性。建设项目的实施需要根据一个总的计划，这个总计划是需要通过许多单项工程的开展来实现的，它是整个项目所涵盖的不同的领域的文件记载，对不同管理活动的内容进行记录。

第四，多样性。一个建设项目各个环节中所涉及的专业以及领域产生的文件内容是存在差异的。因为参加建设的单位具有多元化的特点，所以档案也具备了主体多元化的特点。而从建设项目档案载体上看，也体现出多样性的特点，既包括了光盘、软盘，同时还包括了录音录像、纸质以及照片等。

第五，动态性。建设项目从最初的设计到最终的验收都处于活动的状态下，正是由于这种动态性的特点决定了对建设项目的环境监测也必须是实时的、动态的。

三、信息化环境下建设公路工程档案管理措施

1.建设项目档案管理信息化。第一，档案信息的数字化，即使用数据库技术以及高速扫描技术等将声像文件、纸质文件等传统文件以及电子档案，系统地组成一定结构的档案信息库。第二，档案网站建设。档案信息网站依托公共信息服务网站而存在，它以主页方式对档案以及有关档案的服务进行宣传。档案管理信息化建设中，档案信息网站的建设是非常关键的步骤。第三，数字化档案构建。数字化档案其技术手段是通过计算机网络来进行远程获取所需档案信息的方式，这个形式的档案构建，更多的是为用户提供数字化的档案的使用，同时也体现出档案资源利用的便捷。

2.工程项目档案管理信息化的措施。首先，要实现档案管理的数字化，主要方法是全文储存档案，要实现数字化形式的管理，需要针对档案信息中的文字内容以有图像信息进行融合，把这些相关信息录入目录数据中进行管理，并且实现把目录数据制作成相关的检索入口分类，从而才能更好、更便捷地实现对整个档案的全文检索。档案的数字化主要包括了将纸质档案转化为数字档案，传统的档案材料都使用纸质材料作为载体，这就需要将纸质材料进行数字化转换，其中可以进行扫描仪输入。还包括了对图像进行压缩以及管理，通过压缩图像文件，可以接上大量的存储空间。而管理图像文件主要是对图像文件压缩后重命名，存放在一个固定的路径上，在需要时可以通过直接按照文件名查找。数字化的档案如果仅仅散存于光盘或者硬盘之中，利用效果会较差，所以必须进行有效管理，这样才能确保使用时可以快速找到，通常的做法是利用软件进行辅助管理。有些档案是需要永久储存的，如果计算机系统发生损坏，就会造成原有数据以及档案损失，此时对光盘进行刻录，就能够妥善处理这一问题。其次，档案管理的网络化。与人工管理相比，计算机管理有着非常大的优势，但是如果仅进行单机作业，那么计算机的作用也无法完全发挥。为了发挥档案信息的优势，可以通过网络化档案信息管理来进行体现。依据管理手段，档案管理网络化又包括了因特网以及局域网两种方式。对于保密性要求较强的内部系统，应当正确使用内部网络，利用内部网络来针对内部档案信息进行共享，从很大程度上提高了档案信息管理的工作效率。如果利用互联网的方式来进行档案信息管理，需要增强档案信息的安全性，例如：设置相应的查询密码，同时还可以设置查询权限，可以按照级别等级查询相应的档案信息。

四、信息化环境下公路工程档案管理相关问题分析

1、切实增强工程建设人员档案信息意识。每位工程建设工作人员都是工程档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关工程档案信息化建设的成败，只有让每名工程建设人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，才会具有强烈的使命感和责任心，认真做好工程档案信息化过程中的各项工作，促使档案信息化建设与工程建设相互结合，共同发展。

2、建立完善的的工程档案收集归档制度并严格落实。工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程，从工程立项开始，直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是在不同单位或部门来实施所形成的文字资料，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。信息管理是提高工程档案管理效率与效益的最好方法。首先，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专业资料员负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任。其次，加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。确定工程基础建设前期的主要工作人员，明确每个人的工作职责，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

3.重视对档案管理人员的素质提升。通过设定一定的制度来增强内部竞争，提高工作积极性。在创设良好的环境时，第一步要对实际情况进行调研，然后根据实际情况进行针对性的培训。第二步要制定详细的培训计划，必须充分结合工作人员的学历层次，这样才能达到培训的最佳效果。另外，还应当为相关专业工作者以及档案管理工作者提供交流和进修的机会，更重要的是要提升他们对知识的应用能力。在当前的条件下，应当对档案管理业务以及技术深度完善，对电子档案做好安全防护措施，确保档案信息的完整性以及保密性。

4、采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好工程档案工作

针对公路工程分项项目比较多，实际生产活动工作量大，产生文件资料与实物档案多的特点，应采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作。特别是应在各施工（监理）项目设临时档案室，由兼职档案管理员负责项目文书档案与工程档案归档的监督和指导工作，项目竣工后档案交由档案室集中保存。建立一套档案主管监督指导、分项工程档案管理人员密切配合、项目兼职档案人员严格执行的内部档案工作网络。

5、拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。