新时期档案信息化建设与档案管理思考

新时期档案信息化建设与档案管理思考

孙福荣

中车唐山机车车辆有限公司河北唐山064000

摘要：档案信息化是现代档案管理的主要形式之一，代表了未来档案管理的发展趋势，也是档案管理工作适应现代社会发展的必然结果。为了实现这一目标，我国不断推进档案管理信息化建设的步伐，使档案管理体现出它的价值。自改革开放以来，我国引入先进的档案管理技术，不断更新档案管理理念，因此我国档案管理人员的档案管理能力、技术以及工作效率都在不断进步，使我国档案管理适应了社会的发展。

关键词：档案管理；基本原则；信息化建设

1档案管理基本原则

1.1最优化原则

最优化是档案管理工作在档案管理工作中的重要原则之一，相关人员要全面依照最优化的基本原则，有效推动管理工作的开展。相关部门要建立完善的管理体系，并通过信息化手段的有效运用，对档案管理进行创新，提高档案管理创新意识，才能更好地推动档案管理不断地发展进步，为政府、单位的经营发展助力。

1.2简洁化原则

简洁化原则在档案管理工作中有着十分重要的地位，该原则对于任何单位的管理都具有十分重要的实际作用。尤其是在对档案资料进行整理工作时，要节约劳动力成本，使得档案管理工作简洁化。一般的档案管理工作都相当复杂，涉及到的资料信息繁多，因此档案管理简洁化是很重要的原则，必须要将复杂的档案管理工作简洁化。

1.3统一化原则

在档案资料收集时，要能够实现不同信息之间的及时更替，这样才能符合档案管理工作中的统一化原则。强化对档案资料管理工作中统一化管理原则的遵守是必然要求。在档案管理过程中，要实现规范化和合理化，统一信息内容，最后统一进行管理，从而有效提升档案管理工作效率的提升。

1.4标准化原则

档案管理工作中，标准化管理是一项极其重要的原则，推动档案管理工作向标准化方向发展，对于档案管理工作的发展进步具有十分重要的促进作用。标准化主要分为基础标准、技术标准、管理标准。基础标准是指档案管理要符合大众化的指导标准，技术标准是指档案管理要运用现在的现代化技术进行信息收集以及对档案科学管理，而管理标准是指在遵循法律法规基础之上，按照行业规定实施档案管理方案优化，提高档案管理水平。

2新时期档案管理数字化存在的主要问题

2.1档案管理人员的素质有待提升

我国档案管理人员队伍主要存在的问题是档案管理人员的业务水平与综合素质有待提升，且档案管理人员队伍老龄化问题严重。由于档案管理工作对年轻人缺乏一定的吸引力，许多年轻人都不愿从事该类工作，在择业中通常会选择具有挑战性与发展前途的工作，加剧了档案管理人员队伍的老龄化问题；年事已高的档案管理人员通常思维守旧，不能很好地适应数字化管理，在开展数字化档案管理工作中经常不能熟练操作计算机。此外，受传统思想观念的束缚较深，档案管理人员在新时代背景下缺乏创新意识，忽视对档案资源的发掘工作，制约了档案管理数字化进程。

2.2缺乏先进的数字化设备

软件资源、硬件资源以及网络资源等是档案数字化管理的基础，然而，受到资金限制，企业无法配齐各种数字化设备，尤其是计算机系统与程序过于陈旧，阻碍档案管理的工作质量与效率提升。在推进档案数字化管理进程中，计算机设备是不可缺少的重要内容，是实现档案数字化管理的基础。因此，要想实现档案管理数字化，企业要积极引进各种先进的现代化设备，及时更新陈旧的设备程序与系统等，从而满足新时期档案数字化管理的需要，为档案资料的可靠性与真实性提供重要保障，实现对各种档案资料的长久保存，充分挖掘档案资料的价值。

2.3档案数字化管理存在风险

随着信息时代的到来，网络技术与计算机技术在社会各个领域之中应用广泛，在给人们带来许多便利的同时引发了信息安全问题，特别是计算机系统中的档案信息极易受到病毒与黑客攻击，加大了档案管理工作的难度。此外，在纸质档案转化电子档案的过程中，档案编辑多采用电子编码技术，但该技术在应用中存在一定的不足，具体表现为原始凭证在被修改后不存在遗留痕迹，导致管理人员无法在第一时间被发现。因此，要高度警惕各种违反档案法律法规的行为。

3档案管理信息化建设与档案管理的相关措施

3.1提高档案管理人员的技术水平

对于过去的档案管理人员的要求，最基本的应该就是对工作的细心以及严谨的工作态度，对相关的专业技术没有太大的要求。这与过去档案管理的方式也有着很大的关系。但是，随着现代技术的迅速发展，档案管理的方式在逐渐的改革。这就对相关的管理人员有了新的技术要求。首先，档案管理人员应该掌握熟练的计算机操作技术，然后还应该有着较高的服务意识。这就要求相关单位企业应该重视员工的专业以及素养，可以定期的组织员工培训，加强员工的专业技术水平，定期给员工做思想教育，进而提高员工的服务意识。

3.2提高对档案管理信息化建设的意识

既然档案管理信息化建设有那么大的优势，就应该大力的推广。首先，应该让高层领导重视信息化建设的推广，组织相关的领导干部学习信息化建设的管理方式。其次让档案管理的工作人员学习信息化建设的技术，借助计算机网络建设平台，方便职工学习。最后，还要建立较为完善的宣传体系，大力推行档案管理信息化建设，保证信息化建设工作的顺利进行。

3.3完善信息化建设的基础设施

目前的档案管理的信息化建设还不是很成熟，存在着很多不足之处，其中有关档案管理信息化建设的基础设施还存在着很大的问题。为了使档案管理信息化建设更加的科学合理，相关的部门应该加大对基础设施建设的投资，比如购买相关扫描设备、数码相机等等专业设备。同时，为了方便档案信息更好的管理，应该购置数据处理能力较强的专业设备，完善各类相关的基础设备，便利档案管理的相关工作。

3.4政府相关部门提高重视

档案管理的信息化建设不只需要相关单位的重视，政府的相关部门也应该加强对信息化建设的重视程度，组织从事该行业的工作人员学习交流，提高工作人员的技术水平和专业素养。比如，黑龙江省的人才服务局举行包括全省各个省市的一百多名员工进行培训，培训分为了理论讲解与上机操作两个部分。这样的活动应该得到更多的推广，进而提高档案管理信息化建设的进程。

3.5提高档案信息的安全

虽然现在的科学技术给档案管理带来了很大的便利之处，但是同时也带来了很大的安全隐患。网络上的信息并不都是真实的，应该加强对原始内容的保护。在工作的过程中，相关的工作人员应该严格遵守信息保密原则，不对信息进行篡改，不伪造信息等等。只有加强安全意识，才能保证档案信息的安全与真实。

3.6建设合理科学的管理体系

随着科学技术的进步，档案管理方式也应该顺应时代的潮流，进行相应的改革。档案的管理工作应该有一个较为权威的标准，工作人员严格遵守这些规章制度。同时，还应该构建科学的收集方式以及归类方式，针对不同的档案制定不同的监管制度。相关单位还应该完善档案检索的网络体系，提高服务质量和水平。通过建立合理的管理体系，保证档案管理工作的顺利进行。

结语

综上所述，数字化档案管理模式是对传统人工档案管理模式的重大突破，将其应用于档案管理中，不仅可以提高档案管理工作的质量与效率，还可以提升档案管理工作的信息化水平，从而满足新时期档案管理工作的需要，推进档案管理事业更上一层楼。

参考文献：

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[4]佚名.档案信息化建设与档案管理[J].城建档案，2018（11）：11-13