工程竣工资料管理存在问题及其改进策略王玉芹

工程竣工资料管理存在问题及其改进策略王玉芹

王玉芹

上海二十冶建设有限公司上海201900

摘要：竣工资料作为反映建筑工程施工现场工程质量状况的一个具有实质性的依据，其也是工程结尾竣工时必不可少的东西，并且其还会被归档在相关地质管理部门和城建档案管理部门当中，在后期对工程进行改修或者维护当中的作用也是十分重要的。所以对工程竣工资料的管理是极其重要的，本文将对在对工程竣工资料的管理当中存在的问题进行简单的分析，并且根据发现的问题提出一些措施来对问题进行解决。

关键词：工程竣工资料、管理、问题、策略

竣工资料内容繁多，其中包括整个施工过程的资料，比如施工的图纸设计信息、施工材料的质量评定信息、施工质量检测等级评定信息等等。这其中的施工质量检测等级评定主要是对施工的整体工序过程和工程整体的评价，所以竣工资料的内容十分的多。并且在工程开始实施时资料收集也随着开始了，资料收集的时间跨度十分的大，所以竣工资料的收集过程十分的复杂，其中难免会出现许多问题。

一、建筑工程竣工资料管理的现状

当前我国许多的建筑企业管理层在管理理念上没有得到及时的更新，相关的经营管理并没有跟上时代的脚步，管理不够科学化，只注重当前能获得的利润，强调高利润和高生产效益，对其他的例如竣工资料管理工作不给予重视，所以许多的企业并没有一个完善的工程资料管理体系，造成了资料的管理不够准确、不够规范，还存在着对资料的收集不够及时，使得有时候工程已经完了但是工程记录资料还不够完整，资料的不够完整将会对后期的工作有很大的影响。

二、竣工资料管理中的问题

1.竣工组卷工作不够完善

竣工资料的的归档要求十分的严格，需要确保资料具有系统性、准确性和完整性，按照资料的特定规律进行分类，对资料进行合理的分类各种案卷、合理编排；还需要对文件材料的性质和形成特点进行分析，将其中的平行关系和从属关系确立好；对归档的范围和资料的重要性进行分析，将在归档范围以外的资料拿出，将不重要没有保存价值的资料也进行剔除，留下重要有价值的资料，对资料进行合理的管理，否则杂乱的资料会加大档案的管理难度。

2.竣工资料的管理不具有全员管理性质

竣工资料的完善涉及到许多部门人员，各个部门的各个工作人员在工作当中需要对自己从事的工作有清晰的了解，对自己所负责的资料要有严厉的审查过程，确认其是否符合竣工资料的标准要求，是否能对其进行归档。所以这需要各级工作人员对自己工作范围内一些资料归档的要求有一个很好的掌握，竣工资料的管理其中不仅要涉及到档案管理人员，还需要有着全员性质的管理。

3.竣工综合管理文件原件不够齐全，相关文件签字资料不够规范完整

结合以前一些竣工资料的管理可以发现，竣工原始资料出现的问题比较常见，主要包括不规范、缺乏管理、丢失缺失、不够完整等问题，给竣工资料的管理带来了很多的困难，竣工资料的质量受到严重的影响。由于在工程建设中见到的文件基本都是复印件，随着施工的长期进行，其中的施工人员也在变化，原件丢失的可能性就变得更大。竣工资料的要求是不允许出现复印件，原件的丢失会直接造成竣工资料的不完善。施工过程中对施工的记录也是十分重要的，但是由于各级人员对这个信息记录的理解不一样从而造成填写不一，许多的填写内容和实际工程中的内容对不上，还有一些签字不够规范，无法正确识别，还存在着随意修改的现象，直接将竣工资料的使用价值大大降低。

4.资料管理制度的不完善

建设单位和施工单位进行合同的签订时，并没有对工程竣工资料的相关整理和管理责任的划分制度进行要求，就导致了在工程结尾的时候会出现工程竣工资料质量不合格的问题。还有一些问题出现在文件和相关技术通知的管理方面没有进行统一的规定，没有系统的排序进行编号，导致资料十分的混乱，给整理编辑带来了很大的困难。并且在施工的整个过程中，没有定期的资料整理和特定的分类制度，没有一个规范的资料查询系统，缺乏相关的资料管理制度。

5.相关工作人员的素质不够高

现今的工作监理单位在人员组合上比较复杂，各个的行政事业单位人员都有，因为每个人的工作性质都不一样，所以对于工程竣工资料的整理工作必定会出现意见不一，执行标准不一的情况。并且在施工单位中还存在着一些低资质的包工队，还有一些对竣工资料的管理不够及时、不够规范的情况。竣工资料管理人员的管理意识不够会对归档文件工作有直接的影响。上级领导对归档文件工作的不重视，将工作的重点全部放在了工程建设上，对于竣工资料的整理不重视，很大程度的影响了竣工档案的完整性。

6.缺乏科学保存制度

对工程竣工资料的管理是在工程建设当中的所有资料收集后进行，其中出现的不按照规定的装订和正确的管理手段操作使得工程资料十分混乱。工程资料中最重要的就是其所具有的严谨性和逻辑性，在对资料的整理过程中，我们需要按照规定一步一步的进行管理工作，妥善的保管资料，将错误减少。当前我国许多的企业在对资料的管理工作中都存在这不规范的问题，一些排列页码混乱的问题经常出现，并且有时一些原件和复印件在一起不容易区分，还有一些企业会发生文件内部丢失和文件出现错误的情况，这些情况都会给档案的管理工作带来很大的不便。

三、加强工程竣工资料管理的措施

1.加强对工程材料管理人员和有关技术人员的培训力度

随着建设行业的快速发展，工程材料管理工作也发生了变化，所以，作为一名专业的工程材料管理工作人员需要随时进行学习培训。工程材料管理人员需要增强自己的作业意识，对材料管理的重要性和意义有一个清楚的认识，还有则是需要提高自己的业务素质例如作业水平、作业质量、作业意识。工程材料管理人员在作业质量和作业水平上的进步离不开对现代化的科学技术和计算机体系的相关技术运用，通过科学性、现代化的管理方法强化建筑工程材料管理作业。工程材料管理人员需要对自己的意识进行及时的更新，对待工作要抱有积极的态度，按照相关要求进行工作，在工作中一丝不苟，将自己对工作的责任心放在第一位，为工程质量做好把关。

2.严格把控竣工检验资料的质量关，使工程竣工材料发挥其检验效果

工程进行竣工检验的时候需要建设单位资料的管理人员和施工单位工程项目的资料管理人员一起，按照相关的建筑工程档案管理政策进行对资料归档，对工程中的文件和资料进行彻底的审查，对其中发现的问题及时解决，查漏补缺，将竣工资料做到完整、真实，达到归档的要求，认真贯彻工程竣工相关政策的实施，将竣工档案资料的传递和审查作为全部工程检验工作的一个重要环节，并且做到工程的竣工检验和档案的完成同步。对于不按照相关政策规定践行档案发送的，建造单位将不结清尾款，从而保证了工程建造档案资料的完整和真实准确。

3.健全各类工程资料的管理制度是做好工程竣工资料管理的前提

为了使得在工程建设各阶段中的管理能够有序进行，确保工程资料的真实、完整，建设单位需要在工程实施开始时就要按照相关的国家政策进行制定管理制度。还要明确各个单位的工作人员在对资料的管理和竣工资料的形成过程中所需要做的工作，在工作中所需承担的责任，对资料整理收集的工作进行规范化，确保工程从开始以后的施工和资料整理的同步化。一份完整的前期文件十分的重要，对各个工作单位的合法群一方面都有很大的保障。

4.施工资料的归档和移交工作的完善

对于工程资料的归档要求归档文件具有精确的体系，能够对工程建设活动整个过程有一个直接的反映，并且归档文件需要进行妥善的整理分类。工程资料的移交要求工程资料至少要有两套，分别由建设单位和城建档案馆保管。

5.利用现代化手段进行资料管理

对施工资料的统计可以对现代化的手段进行充分利用，将施工资料相关信息记录在电脑上，使得可以通过电脑快速查询到任何一个施工项目的实施时间，还有相关资料的所在地点，能够及时的找到资料，通过这样的电子平台减轻人力和物力的浪费，将档案管理实现了网上操作化。还可以建设相关资料的电子版本，使得资料的完整性得到了保障，也方便了资料的查阅。大力推展电子文件资料的应用，使得资料管理具有高效化。各个部门单位需要进行对计算机资源充分的利用，从而提高工作效率。按照资料的不同性质对资料进行编号分类，记录外来文件的来源和性质。

结语

工程竣工资料是集合了所有的工程资料的重要内容，其中记载了整个工程的实施，每一个工程项目都有相关的信息记载。通过这些详细的记载，可以直观的看出整体的施工状况，因此，工程竣工资料是一个核定工程质量的重要根据，也是工程竣工时所必须的文件。所以，对于工程竣工资料的管理不能有丝毫马虎，需要加强对工程竣工资料的管理。

参考文献

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