谈电力工程档案归档管理的策略吴安琪

谈电力工程档案归档管理的策略吴安琪

吴安琪

（广东电网有限责任公司东莞供电局广东省523172）

摘要：档案归档是电力企业工作的重点，也是难点，需要具备相应专业能力与经验的人员来完成，保证档案的安全性、真实性、完整性，避免其内容出现泄漏、失真等问题，达到对工程项目内容完整记录的目的。伴随着我国电力需求的增长，电力工程得到了极大的重视，项目数量以及规模都在扩大，同时也增加了归档工作的压力。由于目前大多企业都缺少完整这项工作的高等人才，以及自身对此不抱有重视的态度，所以在工作上存在不少问题。文章将列举当前企业在档案归档整理中存在的问题，以及可实施性较高的改进措施。

关键词：电力工程；档案归档；整理

前言：电力工程档案的内容需要规范且齐全，不能出现施工资料的缺失或不规范的记录方式，同时也应当得到妥善管理。虽然很多电力企业都加大了对这方面的重视，但是由于人员的办公能力有限，并且工作本身也比较复杂且专业性强，所以很多时候都存在许多问题，这会对企业发展产生负面的影响。因此，有关领导应当认识到档案归档整理工作的重要意义，并针对当前的诸多问题积极采取有效的改进措施。

1.电力工程档案归档整理存在问题

1.1档案归档不重视

由于当前社会环境决定了档案工作不受到重视，同时这项工作的完成标准也存在较大弹性，所以目前大多数电力企业的领导对档案归档工作的作用都缺乏明确的认识。因此当前大多企业都只注重将电力工程施工按照标准完成，而缺少对整个过程的资料进行记录并形成档案，最后通过规范的归档工作将其良好的保管。根据调查，超过八成的电力企业在职人员都对这项工作抱有误解，认为它不会对施工构成影响，所以并不具备实际的作用，甚至是在浪费资源与时间。很多负责档案工作的人员也不能理解自身工作的重要性，并通过各种手段逃避自己应承担的责任。因此很多企业的档案工作都只是形式上的进行，甚至存在这项工作上的缺失。这些问题导致了当前档案的利用率十分有限，也容易出现档案失真、丢失以及泄露的情况，使企业存在信息安全方面的风险。因此企业应当提高对工作的重视，通过知识培训或宣传等形式提高全部工作人员的意识，并主动配合这项工作的完成。

1.2电力工程文件资料不规范

归档工作本身比较繁琐，专业性也很强，因为电力工程具有规模大、时间跨度大等特点，所以过程中产生的信息量很大，这无疑给档案工作带来了巨大的压力。目前普遍的问题时，大多企业都只注重施工本身，例如质量、效益等实质性问题，所以档案工作存在一定缺失。另外，工程一般涉及到分包问题，要由多个团队来合作完成，因此档案文件的形成也需要由各个团队分别完成，在这过程中就产生了很多问题。因为几乎每个施工团队都有自己的一套工作机制，所以在工作的流程以及对文件的分类都会存在较大差异，所以文件资料会存在不规范的现象。

1.3电力工程文件收集不齐全

通常来讲，声像档案可以将施工的关键性内容完整地呈现出来，所以具备更高的价值，也更应当得到重视。但是在实际的档案工作中，工作人员通常只收集并保存与技术相关的文件，其它类型的文件则并不重视。目前很多部门有大量的声像以及图像资料堆积，并没有进行归档，使其中包含的价值被浪费。一些档案人员错误地认为只有文字资料有归档的必要，只要将这项工作做好就足够了，从而致使文件收集不齐全。

1.4工程档案归档不及时

档案工作需要得到有关部门的重视，否则将无法按照要求完成，甚至其中还会存在很多明显的错误。一些档案人员在施工中不进行重要数据的收集，而在验收阶段才开始进行赶工，并在短时间内将其完成，这样反而造成了工程的进度受损。因为存在这种问题，所以很多档案的内容都是根据以往的施工虚构、编造出来的，普遍存在失真的情况，导致档案本身并不具备价值。当有关部门需要对档案进行查验时，如果其中的内容并不真实，就无法证施工的内容是符合要求的，进而对工程整体产生负面影响。

2.提高电力工程档案归档的策略

2.1重视档案管理

企业领导应当多学习国外优秀企业的先进经验，加强对自身思想认识的提高，明确档案工作对于企业发展的重要意义，并充分发挥自身领导带头作用，通过宣传或教学来实现全体员工意识的提高。首先需要对提高档案工作的重要性进行宣传，并通过开展专项的学习活动，使更多的人可以对这项工作有正确的认识，尤其应当针对参与电力工程施工以及与档案工作的人员。在加强宣传的同时，企业应落实针对档案归档工作的各项措施。成立专门的档案管理部门，组建符合要求的团队，专项负责与档案相关的工作。档案归档人员应当对自身工作有明确的认识，并具备认真负责的态度，保证工作中每一个环节的规范性。在工作中，员工也需要具备创新的理念，不断完善工作中存在的问题，探究更加符合电力企业情况的工作方法。同时发挥自身的主观能动性，加强对档案的保护以及管理。

2.2规范档案管理制度，提高档案工作效率

当前档案工作中存在很多缺陷，归根结底是由于制度不完善，无法起到对这项工作的规范以及指导作用。因此，当前首要任务是规范当前档案管理制度，将其中存在漏洞的条款注意补全，提高其可实施性以及合理性。制度中应当明确了归档工作的各项标准，可以对该项工作起到指导作用，同时约束员工的行为，避免不规范现象的出现。制度中需要有明确的奖惩机制以及责任制，当员工由于个人原因在工作中出现问题时，需要进行适当的惩罚，并根据责任的划分来进行追责。制度的指导作用，可以使档案管理人员在工作中少走弯路，可以从根本上提高工作的效率，减少工作中的错误，最终为企业的良性发展以及电力工程的发展起到助推作用。

2.3重视档案收集

企业以及施工单位应当重视档案收集，因为档案的内容是实际情况的一种放映，这对于工程质量来说非常重要，同时在后期进行查验时，也可以作为工程合理性的一种证明。因此档案收集应当观察整个施工流程，确保所有内容都具备真实性，对于一些重要的数据还需要反复进行查验，避免由于疏忽导致其内容存在于实际不符的问题。另外，档案工作应当有多人团队来完成，本身也应当存在重复性，虽然会浪费人力资源，但是也可以达到工作的互补，减少出现错误的可能。在档案收集完成后，需要进行统一整理并提交到上级部门进行核查。

2.4加强电力工程档案监管

监管主要是针对档案工作的结果，避免出现档案失真以及内容不齐全等问题，同时防止在档案保存或使用过程中出现意外情况。另外，还需要加大对档案工作过程的监管，这有利于及时发现工作者中存在的问题并进行整改。监管应当覆盖整个档案工作流程以及部分施工的过程，当发现了不规范现象时应当第一时间制止并督促整改，并且在必要的情况下对相关人员进行追责。监管应当具有针对性，对于一些常见的问题以及经常出问题的环节应当采取更加严格的流程。如果可以通过监管使每一个员工的工作都能够最大程度地按照相应标准来进行，就可以防止工作中出现缺陷。

结语：随着电力行业整体的不断发展，档案工作的重要性慢慢地体现了出来，尤其是归档整理工作，更是成为需要关注的重点。很多电力企业都因为此项工作存在缺失而使发展受到了一定阻碍，并且造成一定损失。为了避免这些问题，企业应当总结工作中存在的缺失，针对其中存在的薄弱环节，通过提出可实施性较高的改进措施来解决。领导也应当正确认识归档工作的重要性，聘用管理方面的高等人才，并加强管理，避免工作中出现的不规范现象，为以后的发展打下坚实的基础。

参考文献：

[1]姜文远.新形势下档案管理工作存在的问题和建议[J].科技与创新，2014（19）：121-122.

[2]杨英.新形势下谈电力档案科学化管理[J].低碳世界，2016，（16）：167-168.