浅谈医院科研档案管理的现状及改进措施

浅谈医院科研档案管理的现状及改进措施

王沙

王沙

（潍坊医学院附属医院山东潍坊261000）

【摘要】医院科研档案是指医院科研人员在从事医学相关科研活动中，对产生的文字、图表、声像等相关信息进行的真实记录。随着当代信息技术的发展和医疗科研体制改革的深入，对医院科研档案的管理提出了更高的要求。文章首先分析了新时期医院科研档案管理的特点，然后找出了医院科研档案管理中普遍存在的问题，最后针对档案管理的特点及存在的问题，结合个人多年的医院科研档案管理经验，从档案管理意识、管理制度以及管理人员素质三个方面，对如何改进医院科研档案管理工作进行了阐述。

【关键词】医院；科研档案；管理

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1007-8231（2015）17-0255-02

医院科研档案是指医院科研人员在从事医学相关的科研活动中，对产生的文字、图表、声像等相关信息进行的真实记录[1]。医院科研档案记载着医学研究的详细过程，是医学科技知识传播的重要载体，也是医院科研管理工作的重要组成部分。合理的管理医院科研档案，充分发挥其所具备的价值，对于提高医院科研管理水平，促进医疗卫生事业的发展十分必要。

1.医院科研档案管理的特点

1.1形成周期长，连续性强

一项医学科研课题的完成要经历较长的时间，涉及范围广、内容多，科研档案从立项到结束要经历一个较长的周期。由于医元科研档案形成的周期长，为了保持其完整性，档案管理工作要求具备较好的连续性，只有对不同时间段的科研档案进行归档，同时保持各阶段档案之间的有机联系，才能使科研档案不受科研周期和归档时间的影响[2]。

1.2专业特性突出，综合性强

医学研究课题是按学科专业范围来进行研究的，对于研究课题的每一部分、各个方面都有明确的专业分工，不同学科具有鲜明的学科特点。在医学研究课题完成的过程中，会出现很多交叉学科和边缘学科，必须加强学科之间的协作配合，才能完成研究工作，这使得医院科研档案管理具有较强的综合性。

1.3形式多样化，管理方式不同，

医学研究课题完成是一个十分精确、复杂的过程，不同学科之间的研究方法各不相同，即便是同一学科中不同科研课题，所采用的技术方法也不相同。医院科研档案的载体呈现多样化的特点：如病历、化验单、标本、仪器检测结果、照片、录像带等[3]。针对不同学科的不同研究方式以及多样化的载体形式，医院科研档案管理的方式也不尽相同。

2.当前医院科研档案管理存在的问题

2.1档案管理意识方面

重视管理文件的收集，轻视技术材料的积累是医院科研档案管理工作中普遍存在问题。一项课题完成后，归档的文件材料往往只有计划任务书、项目批文、合同书、成果鉴定等管理性文件，缺乏实验过程的记录、数据结果的分析等研究阶段的原始技术资料，造成科研档案资料的不完整或缺失；一些从事科研的医务人员，由于承担的科研任务非常繁重，往往忽视科研项目在研究阶段数据、资料的整理和存档，造成科研原始资料的丢失。

2.2档案管理体系方面

目前我国尚没有建立规范统一的医院科研档案管理体系，只是要求各医院根据各自的水平进行档案管理工作，这就造成各医院档案管理水平的参差不齐；多数医院在行政管理或日常管理方面的体系较为完善，但在医院科研档案管理方面往往没有健全的管理体系，没有独立的科室负责科研档案的管理，而由其它部门共同管理，这对于构建完整的档案管理体系不利，严重影响着医院科研档案管理工作的正常进行。

2.3档案管理技术方面

在新医改和信息化的背景之下，先进的管理技术越来越多的引进到医院科研档案管理工作中，但是目前我国医院的档案管理者大多没有专业的档案管理学背景，接受新理念、新技术的速度相对较慢，专业技术水平同医学档案的现代化管理和信息化建设不相适应，因此医院档科研案管理者的技术水平成为影响医院档案管理工作发展、完善的关键因素。

3.医院科研档案管理的改进措施

3.1加强全员档案意识

医院全体科研人员对档案管理工作重要性的充分认识是做好该工作的基础，科研档案管理者通过各种方式带领全院人员进行《档案法》等相关法律法规的学习，增强科研人员的档案意识和调动科研人员的积极性，使其全体人员从思想上高度重视科研档案管理工作，能够在日常工作过程中自觉主动地积累科研档案，就会大大减轻档案管理人员的工作量；医院领导对科研档案管理工作的重视是做好该工作的重要保障，院领导把科研档案管理工作纳入医院总体工作规划中，让其与医院的建设同步进行，加大档案管理方面必要的资金投入，加快推进医院科研档案信息化建设进程，将更多的高科技元素引入到医院档案管理工作中。

3.2建立完善的医院档案管理制度

医院要积极健全科研档案相关的各类制度：一是要加强科研档案管理人员行为规范的相关制度建设，明确医院领导和档案管理人员的职能与分工，确保科研档案的相关规定得到有效落实，让工作人员有法可依，严格按照规章制度进行日常工作；二是要建立和完善信息时代的档案登记制度，着力建设电子档案库，档案的收集和传递实现动态信息化管理机制，如发现档案遗失，系统能够及时预警并实现数据恢复，尽可能确保档案的完整性；三是要积极建立科研档案管理相关的奖惩制度，定期对档案管理人员进行业务知识考核，让科研档案管理工作者以及科研档案管理机构能够深刻认识到自身职责，将科研资料归档当作科研部门日常工作的主要部分，纳入医院日常考核范围。

3.3提高档案管理人员的业务素质

如今医院科研档案管理逐渐实现了信息化，档案管理的理念、方式也随着信息化的脚步不断变化，这对科研档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。医院在对档案管理人员的选择上要遵循严格的聘用制度，尽可能选择本专业为档案管理出身的人员进行考核录用。档案管理人员除了要具备较高的学术理论水平外，同时还应具备较高水平的计算机操作能力。对科研档案管理人员不定期组织进修学习，学习内容包括档案管理的最新理论知识以及计算机操作技能，使档案管理人员的业务水平能够与时俱进，能够运用高科技手段提高科研档案信息资源的更新速率，更好地满足医院科研事业日益发展的需要。

4.结束语

随着当今科学信息技术的发展和医疗科研体制改革的深入，对医院科研档案的管理提出了更高要求，我们要用积极、主动的态度去探究科研档案管理过程中出现的新问题，用新的理念、模式、手段来解决科研档案管理工作中出现的问题和矛盾，把医院档案管理工作当成是一个专门的学问，不断学习、不断进取，调动全员意识来共同配合以达到新医改预期目标，为建设有中国特色的社会主义医院档案事业作出贡献。

【参考文献】

[1]焦钧.加强医务人员科研档案管理提高医院科研水平[J].中医药管理杂志，2012，20(6):524-525.

[2]翁振群.浅谈如何加强医院科研档案管理工作[J].中国医疗前沿，2008，3(22):36-38.

[3]杜为红.如何提高医院科研档案质量[J].中国卫生质量管理，2011，18(5):56-57.