浅析档案管理

浅析档案管理

冯琳

黑龙江省依安农场黑龙江161502

【摘要】随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。因此，作为档案管理人员，必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。

【关键词】档案管理；素质；前提；提高；创新

一、提高档案管理人员的素质

随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。每个单位的每一项工作，领导的关注和支持是关键，只有得到领导重视和支持，才能确保这项工作的顺利开展。而档案工作如何能得到领导的重视和支持，档案管理人员主要应具备以下几个方面：

1、是爱岗敬业，认真做好本职工作。档案人员要热爱档案工作，努力学习和钻研业务知识，不断提高管理水平，要做档案工作的行家里手，干一行爱一行、钻一行，以出色的工作业绩，给领导和同志们留下良好的印象。

2、是勤请示汇报，增强领导档案意识。有些单位的领导对档案工作还不够重视、还缺乏档案意识，与其他业务工作相比，认为档案工作无关紧要，可有可无。由此看来，经常向领导请示和汇报档案工作，以引起领导的关注和支持，是档案管理人员应努力做好的一项工作。

3、是树立大局意识，主动服务中心工作。档案管理人员要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕中心工作，做好服务工作，只有及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，档案工作的知名度和影响力才能随之得到提升。

二、提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提

随着经济社会不断地发展，各类文档数量不断增多，也给档案管理工作提出了新的要求。因此，为了应对和解决档案工作出现的新问题，笔者认为要从以下几个方面入手。

1、是配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作.

2、是掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。

3、是档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

三、如何提高档案管理工作

1、提高档案管理人员的素质

档案工作的发展，和现代化的需要对档案管理工作者提出的新的要求，一般的业务技能，已经不能适应工作的需要。新时期的档案管理人员不但要具备较全面的档案业务知识，和实际工作能力，还要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机操作技术，和网络信息技术，系统的学习，档案管理知识，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质是至关重要的，所以建立一支高素质、高水平的专业人才队伍是目前最紧迫的任务。

2、提高档案管理工作的措施分析

1）加大投入力度，扎实工作基础，领导的充分重视是做好档案管理工作的前提。因此单位领导应对档案管理工作进行高度重视，将其列入日常工作日程，并构建档案管理领导队伍，定期的进行档案检查指导等，有关部门应从思想上充分认识档案工作，并加大在档案管理中的投入力度，特别是在于档案保存、整理、信息化建设等方面。建立档案专用资金。并对档案室，阅档室，及办公室合理分开。

2）建立符合实际情况的有效制度。中国古语有云：没有规距不成方圆，此话中所包含的道理，同样适用于本文所述的档案管理工作，缺乏相关完善的管理制度，就很难做好档案管理工作。建立健全科学合理、规划性强、符合现代档案管理工作的一系列制度，是确保档案管理工作有序科学进行的基础和保障，要建立真正科学合理的档案管理制度，不能盲目跟从，而应当吸取他人已有经验成果的同时，结合本单位的实际情况，综合形成适合自己单位的档案收集整理归档等管理制度。

四、提高信息化管理水平

随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了很大的变化，由原来的单一的纸质载体发展为纸质、电子、硬盘等多种载体共存的局面，然而通过调查发现，有一些高校信息化设备依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索，依然主要依靠手工来完成，此外电子的利用率极其低，严重的制约了档案管理工作的发展和利用价值。造成资源浪费。

1、提高档案人员业务素质是做好档案管理工作的条件

1）加强档案管理人员继续教育显得尤为重要，要尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才。是建立健全继续教育管理制度和激励机制。档案工作管理水平需要不断地改善和提升，档案管理人员素质也需要不断地提高，要通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平。

2）是要因材施教、多渠道地进行人才培训。要从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次、多渠道、多形式的对档案管理人员进行培训。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，为档案专业人员提供全面、系统的学习机会，使档案管理人员缺啥补啥，取长补短。

3）是加强对档案人员的管理和教育。要通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，特别是对于涉及到保密的档案管理人员，要加强教育和管理，不断增强保密意识和责任感，确保档案管理安全可靠，无失（泄）密现象发生。

五、创新是档案管理工作持续发展的关键

1、是加强服务机制的创新。创新档案工作机制在服务体制上，要遵从管理创新的一般规律，建立以人为本的管理体制和服务机制。为员工创建良好的工作环境和生活条件，对员工的管理不再是以使用为中心，而是将人视为最有价值和最富有竞争力的资本，以档案馆与员工的共同发展为中心。

2、是创新管理模式。创新管理模式可以按照性质的不分为多种方式，第一，要加强在立卷管理工作上的创新。需要将繁杂的档案管理工作进行简化处理，减少其繁琐性。其中最重要的就是组卷形式和装订工作。要做到认真负责。档案管理工作的最终目标就是更好地为档案利用者以及社会服务，因此需要做好归档工作，以便在以后的利用中更加便捷。

总之，随新旧信息时代的到来，在现代化过程中，档案管理发生了巨大的变化，管理内容更加复杂、管理手段更加多样、管理水平亟待提高。档案工作者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，档案管理工作才能跟上时代发展的步伐。

参考文献：

[1]郭鸿雁.加快高校档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报.2012（04）

[2]刘利.关于高校档案管理的几点思考[J].云南社会主义学院学报.