论工程项目的采购管理

论工程项目的采购管理

白鸥

大唐（北京）水务工程技术有限公司北京海淀100097

据统计，工程项目建设成本中，材料设备至少要占到总成本的50%～60%。因此，对物料采购成本管理有效与否对实现工程效益具有举足轻重的意义。为有效地控制采购成本，建议从以下几个方面来加强对采购成本的管理。

一、编制采购预算

制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测，它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。项目采购管理预算一般有采购计划制订、询价计划制订、询价、渠道的选择以及合同管理和合同收尾等内容。制定项目采购预算成本的方法有租赁和外购分析法两种：即是利用针对成本的选择决策分析或平衡点分析，来确定某种项目所需的资源是租赁还是从外采购的一种具体管理技术方法。租赁和外购分析法要充分考虑组织未来发展和目前需要之间的利益关系。

二、供应商选择

供应商是项目采购管理中的一个重要组成部分，项目采购时应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的承包商提供均等的机会，这样做有利于获得合理的采购价格，进而加强对采购成本的控制，提高项目实施的质量。因此，在供应商的选择方面就有如下两方面的问题值得关注。选择供应商的数量。供应商数量的选择问题，实际上也就是供应商份额的分担问题。从采购方来说，单一货源增加了项目资源供应的风险，也不利于对供应商进行压价，缺乏采购成本控制的力度。而从供应商来说，批量供货由于数量上的优势，可以给采购方以商业折扣，减少货款的支付和采购附加费用，有利于减少现金流出，降低采购成本。因而，在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以获取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力地控制采购支出。

选择供应商的方式。选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购，四种不同的采购方式按其特点来说分为招标采购和议标采购。我们认为，在项目采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的工程或货物；并且多种招标方式的合理组合使用，也将有助于提高采购效率和质量，从而有利于控制采购成本。

三、供应商管理

在项目采购管理中应该贯穿“供应商管理”的思想，即把对供应商的管理纳入项目采购管理的体系中。这样既可通过长期的合作来获得可靠的货源供应和质量保证，又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势，对降低项目采购中的成本有很大的好处。

对于采购方来说，一旦确定了可以长期合作的供应商，应该与供应商之间建立直接的战略伙伴关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则，建立一种双赢的合作关系，使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和长期而有效的成本控制利益，也使供应商拥有长期稳定的大客户，以保证其产出规模的稳定性。在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理，以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。比如：建立供应商绩效管理的信息系统，对供应商进行评级，建立量化的供应商行为绩效指标等等，并利用绩效管理的结果衡量与供应商的后续合作，增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等，对供应商以激励和奖惩。这样能促使供应商持续改善供货行为，保证优质及时的供货，从而有效地降低项目采购总成本。

四、对采购环境的利用和管理

项目的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响。充分利用采购环境就是要熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。为了有效利用采购环境，项目应该建立有关的采购依据标准。良好的采购依据标准主要包括：建立重要货物供应商信息的数据库，以便在需要时候能随时找到相应的供应商，以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息；建立同一类货物的价格目录，以便进行比较和选择，利用竞争来获得价格上的利益；对市场情况进行分析和研究，使采购者在制订采购计划时，能有可靠而有效的依据作为参考。只有建立了良好的采购依据标准，才能使采购者处于供需双方的有力地位，不仅取得高质量的货物或服务，也能获得价格上的优势，取得成本上的利益。供应商管理是采购管理中的一个重要组成部分，包括选择供应商的方式、选择供应商的数量、对供应商的考核和与供应商的关系。给所有符合条件的承包商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规则；另一方面也能对采购成本有所控制，提高工程项目实施的质量。选择供应商的方式主要是竞争性谈判采购和招标采购，供应商的数量以4～5家为宜。一旦作出选择，就应基于长期的降低采购成本的理念，对供应商的管理纳入工程项目采购管理的一个部分。与供应商建立直接的战略伙伴关系，建立一种双赢的合作关系，通过长期的合作来获得可靠的货源供应和质量保证，在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势。在与供应商的合作过程中，还应该对其行为进行绩效管理，以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。

五、工程项目采购管理的关键环节

1、根据不同工程项目或各工程项目工作包的特点，充分考虑成本控制、设计、施工等因素确定工程项目管理模式，从而确定工程项目采办模式，便于采办成本控制；

2、实施工程项目采购预算制。有了采购预算的约束，能提高工程项目资金的使用效率，优化工程项目采购管理中资源的调配，从而达到控制工程项目采购成本的目的；

3、供应商的优化选择和管理。工程项目前期供应商一旦选错，将给工程项目建设造成严重影响，因此招投标尤其是国外设备招投标要特别慎重。通过最大化使用本地资源，降低工程项目采购成本，保证工程项目质量、控制工程项目成本，要加强供应商的管理，对供应商也要加以控制，对供应商的材料购进进行必要的控制；

4、采购包的划分。根据设备材料的性质、市场供货商的供应能力和经济批量划分采购包。合理划分采购包，可降低采购价格；

六、对工程采购项目的成本实行全方位监管

1、建立健全和完善工程采购项目成本责任控制体系，实施谁负责采购工程管理（监管），谁就负责工程采购成本的控制；谁负责采购成本控制，谁就承担工程采购成本控制责任的原则。在采购工程项目部建立一个成本控制量化责任体系，以图表或箭头形式予以标出，并要求责任明晰、横向到边，纵向到底；

2、规范采购人员的操作行为，努力控制好工程材料的采购成本。一是加强采购资金的管理，严格控制大宗件物资或“奢侈”材料采购；二是严格依法按章办事制度，做好采购控管基础性工作；

3、合理组织采购工程项目的施工，加强质量监督和管理；在安排工期时，要注意处理好工期与成本的关系，以保证工期、降低工程成本；对于工程采购项目比较特殊和技术难度大的施工项目，要严格按照各类施工（包括特殊性施工）的质量标准进行，严格工程设备的规范化操作程序，减少废品率和返工率；

参考文献：

[1]杨金泉：《浅析EPC项目的成本预测与控制》，《山东电力高等专科学校学报》，2004年第2期。