水利工程档案收集和管理问题分析

水利工程档案收集和管理问题分析

林雄伟

巩留县东买里镇财政所新疆伊犁835400

摘要：现如今，在水利工程建设中，水利工程档案收集和管理工作非常重要，对工程建设过程的管理和工程竣工投产后的生产、养护、维修等具有重要意义。文章针对水利工程档案特点，结合多年水利工程建设管理经验，就档案收集与管理工作的问题及对策进行探讨，旨在提高档案管理水平，完善管理体制，使水利工程档案更加科学、合理、标准。

关键词：水利工程；档案资料；收集和管理

引言

水利工程档案管理直接影响着水利事业的发展，因为水利工程档案关乎整个工程的进展及材料使用情况，具有较强的参考价值。对于能够反映水利工程工作情况的文档，其管理工作十分重要，只有做好管理工作，才能确保水利工程的持续发展。

1水利工程档案特点

（1）档案资料内容广泛，数量多，数据全面。水利工程是涉及多个专业、学科的系统工程。在工程建设的过程里，会形成各种资料，例如，项目建设过程各阶段形成的设计文件、招标文件、投标文件、合同文件、相关评定材料、施工照片、施工图等，监理单位有往来文件、检查表、报告、音像文件等。购买和安装工程设备的材料包括工厂资质证书、规格证明、鉴定证书等，竣工材料包括施工各方的报告、验收鉴定证书等。这些资料内容能够充分反映水利工程建设各个阶段的实际情况，它是水利工程建设过程中的重要记录，在水利工程的评价和验收中发挥着重要作用。（2）水利工程档案的复杂性和可变性。水利工程的组成设计、各单项工程结构功能的复杂性使得水利工程档案的组成具有复杂性特征。可变性指的是水利工程涉及到社会的各个方面，从设计的初期阶段，设计工作会由于投资情况、规划方向、拆迁征地、群众利益等因素的影响而有所改变，有时项目已经启动，由于诸多新的现实情况，设计图纸也会进行变更。这些因素造成水利工程档案资料的复杂与多变，增加了档案资料的收集管理的工作量。

2水利工程档案管理中存在的问题

2.1档案管理方式落后

目前来看，水利工程档案依然在沿袭传统的管理方式，档案信息依然以纸质档案为主，档案存储主要靠档案袋，档案信息的调用是靠人工来完成的。水利工程档案是为水利工程服务的，这种传统的档案管理方式，很容易造成档案的丢失、不完整，严重影响到水利工程档案的开发利用。

2.2水利企业的档案管理制度不够完善

由于水利企业的施工项目往往是一些施工周期较长、参与单位众多的大型项目，档案记录的工作也随之变得更为复杂。这就需要说服企业建立完善的档案管理机制。但现今仍有部分企业的档案管理机制没有达到要求。企业对档案管理的宣传力度不够，对相应的信息采集措施缺少相应的规定，设备也不够先进。这就可能导致企业档案管理混乱，比如找不见相应的档案或是档案不够完整等，这些都会对水利企业的工程实施产生一定程度的影响。

2.3管理人员水平亟待提升

大部分水利档案管理人员的知识水平比较有限，缺乏对信息化的认识。长期采用以往的档案管理模式，不仅无法收集完整的水利信息，还会加大资料查找的难度。在信息化时代背景下，档案管理人员的信息化意识、科学化能力等严重不足，缺少创新精神，不仅制约着档案目录的建立，还会影响档案的完整性。

3做好水利工程档案管理工作的建议

3.1正确认识档案管理工作

水利工程档案管理是一项重要的工作，它与水利工程整体效益息息相关。对此，工程企业应当高度重视起档案管理工作。在水利工程项目确立之初，档案就已经产生，工程企业只有具备了良好的档案管理意识，才能更好地收集、整理这些档案信息。一方面，工程企业要将档案管理工作上升到战略高度，将档案管理提上日程，加大宣传，使得相关人员了解水利工程档案在整个工程建设中的重要作用；另一方面，要结合档案管理需要，构建与之相匹配的档案管理机制，明确档案工作流程，确保档案及时记录、及时归档。

3.2加强培训，提高档案管理人员的综合业务素质

档案管理是一项非常专业的工作。档案资料必须完整、真实、规范和及时，笔迹清晰，图纸整洁，装订整齐，签名程序完整。水利工程档案管理人员不仅要有丰富的档案管理知识，还要熟悉水利事业，了解水利工程的基本情况。档案管理者需要了解水利工程项目的具体程序和工作流程，以及各个阶段的工作安排，熟练掌握形成哪些档案资料，掌握工程各个阶段工作中各类数据的内容和数量。档案管理人员应重视日常学习，注重档案管理知识学习与水利工作专业技术学习同步进行。档案管理单位应定期组织专职和兼职档案员进行业务学习和培训，强化管理人员队伍，提高档案管理水平。

3.3健全档案信息化管理制度

水利工程中的领导人员要对档案管理工作加以重视，通过相关手段给予大力支持，最重要的是应该健全档案信息化管理制度，组织专门的领导小组，合理分配档案管理人员的职责，做好水利工程相关资料的收集、整理等工作。水利企业要求管理人员定期学习国家制定的档案管理制度，在该企业实际发展情况下进行修改，制定出符合水利企业持续发展的规章制度。建立规范化的管理体制，突出档案资料的规范化、标准化，进而提升档案实体质量，还可以构建多种档案管理制度，如查阅制度、保密制度、安全制度以及归档制度等。

3.4水利企业应培养专业的档案记录人员

明白档案管理工作的重要性之后，水利企业就不能再随便从不相关的工作部门抽调人员来负责档案管理工作，而是应培养专业的人员，打造专业的团队来负责相应工作。要求这支队伍中的工作人员必须具有积极性以及自觉性，能够主动地研究档案管理的知识并与现场工作人员进行积极沟通。另外，还需要他们具有一定的创造性，可以在日常档案管理工作上推出创新，改善工作方法，提高工作效率。只有这样，档案管理人员才能够更好地履行自己的职责。

3.5做好档案信息的核查

水利工程档案是水利工程建设的真实反映，一旦水利工程档案信息失真，就无法真实反映水利工程项目建设情况，给工程后期维护造成不便。对此，在水利工程档案管理中，工程企业应当抓好档案信息的核查。首先，要规范档案工作流程，严格按照相关要求和规范来记录档案、归档。其次，注重档案信息的核查，在确认档案信息无误后再入档。另外，在每次使用调查时，尤其是纸质档案，要检查档案是否有被更改、掉包的迹象。

3.6完善档案管理相关设备

在水利工程项目持续发展下，水利工程档案数量正在不断上升，水利档案部门的管理压力越来越大，相关设备的完善显得更加重要。现阶段，大部分水利部门采用计算机磁盘存储系统及光盘存储设备，尤其是光盘存储设备，能够针对水利工程档案中出现的问题予以顺利解决。由此可见，先进管理设备的应用不仅能够缓解档案管理人员的压力，还会提升档案管理工作水平。所以，水利工程应该采取有效措施完善档案管理相关设备，为相关工作的开展奠定基础。

结语

水利工程档案收集和管理工作是一项系统的基础工作，作为工程建设的依据和真实记录，档案的收集管理质量对整个工程的进度质量起着重要作用。提高档案管理水平，完善档案管理体制，做好档案的收集管理工作，确保水利工程档案资料更加科学、合理、规范，对当前水利工程建设至关重要。

参考文献：

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[3]崔爱君.水利工程档案管理信息化建设的现状和优化措施[J].中国高新技术企业，2017，（11）.