浅谈医院档案的目标管理工作对人事档案的影响

浅谈医院档案的目标管理工作对人事档案的影响

沈琦

沈琦

（杭州市肿瘤医院浙江杭州310002）

【摘要】医院综合档案是医院各项活动直接形成的不同历史成果，它从不同角度全面客观反映了各种背景条件下的重大事件、重要人物和重要工作等，是医院的宝贵财富，而其中的人事档案又是医院综合档案的重要组成部分。本文系统讲述了我院档案目标管理工作推进落实情况，下阶段的工作重点，特别是对人事档案管理的影响。

【关键词】医院；目标管理；人事

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2016）23-0367-02

我院档案室成立于1993年12月，一直致力于档案工作的标准化、规范化、现代化建设，综合档案室室藏档案有文书、业务、会计、科技、卫技、特种载体六大门类，结构基本合理，管理规范。目前，档案室现有室藏档案案卷9263卷，文件10248件，照片127张，实物127件,光盘57张，磁带7盘，扫描37276页。2015年6月通过目标管理省二级评定，为医院各项工作提供有效的档案信息服务。

1.档案室现状

1.1领导重视，组织健全

始终把档案工作放在重要位置来抓，把档案工作列入医院的发展规划；调整了档案管理领导小组，由分管院长任组长、办公室主任任副组长，各相关职能科室工作人员为小组成员，全面做好档案管理、收集、整理及升级达标工作，齐抓共管，做到任务、分工、责任三位一体，保证档案管理工作顺利推进。

加强对档案人员的政治业务培训，不断提高其自身素质，明确档案管理工作的目的意义，提高管理水平；综合档案室现有专职档案员一名，经档案专业培训获得结业证书。全院有兼职档案员15名，均具有大专以上学历，档案工作网络基本形成，人事变动后及时对专兼职档案员进行充实和培养加强对档案鉴定和日常档案管理，确保档案管理质量。

1.2加强制度建设，建立约束机制

结合工作实际，制定了档案管理的一系列规章制度，完善了《杭州市肿瘤医院档案鉴定销毁制度》、《杭州市肿瘤医院档案借阅利用制度》、《杭州市肿瘤医院档案统计制度》、《杭州市肿瘤医院库房管理制度》、《杭州市肿瘤医院档案整理制度》、《杭州市肿瘤医院档案保密制度》、《杭州市肿瘤医院档案员岗位管理职责》、《杭州市肿瘤医院保管制度》、《杭州市肿瘤医院修改补充制度》、《杭州市肿瘤医院电子文件归档管理暂行规定》、《杭州市肿瘤医院档案管理办法》、《杭州市肿瘤医院文件材料归档范围及保管期限规定》等规章制度。并在院内网专门开设“档案管理”一栏，用于宣传这些档案相关制度，提高了全院职工的档案保管意识。

1.3加大软、硬件设施投入，完善档案设备

2013年重新装修了综合档案室，现有档案工作用房3间，80平方米，档案办公区与库房分开。添置了密集架、铁皮柜、陈列柜、除湿机、办公桌、计算机、打印机、复印机、刻录机、扫描仪等现代化设备，库内安装了防盗门，配有灭火器、防虫剂、温度计、空调等设备，达到档案库房“八防”标准的要求，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密，目前未发现霉变、虫蛀现象。

2015年购买了B/S构架的档案管理系统，实现了多用户资源共享，集中式的存储、处理、管理。根据电子档案管理及利用的特点，提供了建库、数据录入、扫描件挂接、立卷归档、数据转换、档案统计、报表输出、查阅、借阅审批以及网络化浏览、下载、打印等功能。

1.4结合实际，运用合适的归档方式

基建档案的零星工程和设备档案在按照标准整理的基础上，结合了我院实际情况，采用年度整理方式，方便相关科室的查询。

1.5着重开发，充分发挥档案效用

管理档案是手段，充分发挥档案效用才是真正目的。编写了《组织机构沿革》、《全宗介绍》、《大事记》和有编研资料，包括论文集、医院宣传册、规章制度、特色专科介绍、名医集等。同时，在做好日常归档、查询、借阅等基础服务工作的前提下，积极开拓新的服务领域，探索新的服务途径，更好地为实际工作服务。

2.存在问题

档案工作是一项系统性工作，加上我们档案管理工作经验不足，不可避免地存在一些不足和薄弱环节，需要我们改进:

2.1完善医院汇编材料，重点计划编研医院年鉴，同时完善特色专科、名医介绍等。

2.2协同人事科、医务科、科教科一起建立完善卫技人员个人档案，包括外出学习、晋升、学分等资料。

2.3按照标准要求，对科室的兼职档案员进行培训，平时要注重全面、系统、及时收集，保证各门类档案资料的完整性。

2.4建立医院荣誉陈列室。荣誉作为医院文化建设的一部分，是医院历史的缩影，是职工的精神家园，它反映出了一个医院的文化积淀，具有重要的激励功能。我们加强荣誉室的建设和管理，责无旁贷。

2.5积极开展数字化档案室建设，除文书档案外，计划开展其他档案的数字化，特别是重要科技档案。

3.综合档案室对人事档案的作用

档案室可以多渠道、多层次的为人事工作提供档案信息。档案工作就其性质而言，就是为了保存和传播档案信息，为医院各方面利用。统一管理的综合档案也是医院档案的信息中心，人事部门需要查科室外的资料，不必跨科室跨部门查找，不必为了查找资料翻箱倒柜，通过档案室，通过档案软件就可以查到或者申请借阅。

卫计人员档案的建立，每个人从毕业开始的所有资料都汇集到自己的档案盒内，包括：毕业证、学位证、职称证、资格证、年度考核、荣誉证书等等，全部通过证件扫描，挂接到综合档案软件下，并建立详细的目录清单，人事部门查询只需输入职工姓名，就可以看到该职工的所有证书，通过填写网上申请，直接打印这个证件，大大缩短了寻找时间。

【参考文献】

[1]陈燕君.医院综合档案室管理存在的问题与对策[J].浙江临床医学,2002,4（9）:655.

[2]蒋丽君.谈医院档案管理[J].西部医学,2008,20(2):444.

[3]宋晓红.档案管理在医院发展中的作用[J].山东卫生,2002,(3).