浅析人事档案的计算机管理应用

浅析人事档案的计算机管理应用

米丹丹

大庆油田创业集团黑龙江省163451

摘要：近些年，我国利用计算机网络技术管理工作的建设有了较为明显的加强，但是在发展的过程中仍然存在一些需要进一步解决的问题，这些问题的存在严重的影响企业的进一步发展。本文经通过介绍何为计算机网络技术，分析我国各行各业管理档案是应用计算机网络技术的现状以及存在地问题,让读者初步了解计算机网络技术给我们管理档案带来了多少便利。我国也应尽快提出加快计算机网络技术在管理档案的措施,不断提高计算机网络技术和档案的利用率，使用率，真正实现档案信息资源共享，为各行各业科学和谐发展提供服务，进而加快我国经济的更为快速、安全、稳定的发展。

关键词：计算机网络技术；档案；管理

1计算机网络技术的基本概况

计算机网络技术是一种将通信技术，计算机技术以及信息资源有机融合后形成的技术，可以提高资源的管理技术，资源的使用率。计算机网络技术已经衍生出了许多有前景的朝阳产业。这些产业已经成为国民经济的重要组成部分，是国家经济的先导产业。强大的计算机网络产业确保了我国的网络与信息安全，计算机网络产业已经成为现如今各国实力比拼的一大看点。计算机网络技术的广泛使用，将缩短我国的创新周期，提高我国的创新实力，加速科学技术地快速发展。

现在计算机网络技术是一种大热的趋势，已经深入现有的各种行业中。特别是因为它自己本身的优势，给很多大型企业或者企业提供了技术支持。可以说现在的形势是一片大好。不过因为我国现有的技术受限，现在我国的计算机网络技术的发展还有着很多问题，当务之急我们应该尽快的解决现有问题，不断完善我国的计算机网络技术发展体系，为我国的经济发展提供大力的支持。

2在档案管理工作中，计算机网络技术应用的优势

2.1有利于档案归档

在档案管理工作中，应用计算机的网络技术，对于收集档案信息非常方便。应用计算机网络，档案工作者既可以收集档案信息，又可以进行核对。档案室可以在网上对于各部门的文件进行定期的采集归档资料，各部门也可以将重要的电子文件通过计算机网络发送给档案室，不但便捷，同时，档案信息齐全性也得到了有效地保证。档案的归档方式，是第二年初将第一年档案的资料进行收集和整理，所以，最新的文件材料只是在每个部门所形成文件资料的人手里，而档案室所保管的新档案还是上一年的，从而致使档案室的信息总是处于迟后的状态。从当前来看，在档案管理工作中，应用计算机网络技术以后，通过计算机的网络，档案室能够尽快地将最新的信息收到，使档案信息的时效性得到了保证。

2.2有利于各部门间的资源共享

在档案管理工作中，应用计算机的网络技术，各部门可以在自己的档案管理网部中，将已开放的档案信息资源进行提供，例如，档案卷宗和信息数据库以及目录等。为了方便查询及利用档案信息，将档案信息的专门检索入口建立起来。在档案管理工作中应用计算机的网络技术的优点，对于信息数据的提取及存储，都非常方便，既节省了调取档案浪费的时间及物力和人力，同时，致使档案管理工作者的管理水平及工作效率也得了有效地提升。

3计算机网络技术在档案管理工作中的应用的问题

第一点，就是我国的技术人才并不够多，技术程度不够。虽然学习计算机网络技术或者通信技术的人才有很多，但是能真正融会贯通，真正能把技术与实际结合在一起的技术人才并不多，使得我们在使用或发展这项技术时并不能快速有效的使用起来，发生故障时，会浪费大量人力物力，得不偿失。所以我国应大力加强技术人才的培养，加大投入教育资金，发展潜在的技术人才，将教学与实践结合在一起，融会贯通，培养一线的技术人才。

第二点就是现在的网络环境良秀不齐，有时将档案录入电脑后，可能会有不法之徒利用网路盗取档案或其它重要的资料。一旦成功后对技术的发展将是是一项不小的打击，这不仅仅有损于我国的发展，还会打破行业间公平竞争，实现共赢的局面，不利于国家经济的发展。所以首先我们应该做的就是大力加强网络的安全建设，绿色建设。使得网络上进行工作间的交流更为安全，更让企业放心。并且制定相关的法律法规，坚决打击不法之徒，还网络一片清静之地。

第三点就是现如今的这项技术地区发展不均衡，像是经济基础较为雄厚的地区，吸收新鲜知识的速度会比经济发展较为缓慢的地区快，技术发展也会快不少，长久以往下去，地区间的差距就会越来越大。不利于偏远地区的发展。解决这个问题也需要国家的大力扶持。

4人事档案的计算机管理应用

4.1将传统形式的档案管理工作继续做好

在档案管理中，应用计算机网络技术，对于档案管理当前所存在的一些问题，还不能完全解决，每一种新的技术，在进行使用中，都有需要完善的不足之处。电子信息文件自身还存在局限性有待解决，为了使档案内容发挥作用及准确性得到有效地保证，双套制管理电子档案和纸质传统载体等，在很长的时间内，还需要共同存在。对于双套制管理的保存，还需要建立一条连接电子与纸质文件的纽带，致使二者以影像及文本的方式共同存在，为了使建设信息化档案及开展得到保证，需要将完善和特定的管理规章制度建立起来，同时，还要与实际的需要相符合。

4.2确保档案资源的安全性

计算机网络技术在档案中进行使用，首先注意的就是保密和安全。档案管理是对各单位重要文件及信息的记录，涉及很多不能公开的秘密事项，必须要采取相应的管理措施，否则，会给国家及单位造成一定的损失。对于信息安全，必须要将相关的管理制度进行建立健全，对于安全保密的要求必须要明确，档案中的秘密信息，应该制定安全的保密措施。对于涉及秘密的计算机，应该安装防火墙和密码设置，以及设置身份认证和使用权限等，对于能够防止病毒的软件，应该进行升级和漏洞补丁增添，针对计算机的电磁泄露问题，应该进行解决；计算机有涉密内容的禁止上互联网；对于计算机，涉密的禁止互相进行访问，非涉密的对于涉密的信息，禁止进行存储及处理。对于互联网和内部网，务必要进行物理隔离，涉密信息禁止用互联网进行传输。使用涉密计算机的档案管理人员，必须要按照规定管理及接受培训。

4.3提高档案工作者的素质

在档案管理工作中，计算机无论对于数据处理，还是运算，都非常超强，给管理者提供了先进而科学的检索方法及管理手段。如此这样，档案管理人员的素质就需要不断地进行提升，对于档案管理的现代化设备及技术，必须要掌握和会运用。不但要撑握理论知识，还要运用到实际中，运用计算机进行档案的存储和接收，以及数据的提供等，管理者都应该掌握及会实际操作。同时，管理人员必须要热爱本职工作，不断强化自设档案管理知识水平，以此培养成为管理型和技术型相融合的档案管理人才。具体地说，就是档案管理工作人员要通过档案培训提高自身的责任意识，并在日常工作中严格按照《档案法》等相关的管理制度与处理好计算机与档案基础之间的关系，从而形成良好的档案管理体系。

5结束语

计算机网络技术在档案管理中的应用是在遵守法律法规，不破坏行业间公平竞争的前提下,依靠正确的科学的思想和行之有效的管理方法，提高档案信息的利用效率,为大众提供档案信息服务。计算机网络技术使企业档案工作发生了巨大的变化,近年来我国此项技术有了长足的发展,但是在发展的过程中仍然存在一些需要进一步解决的问题，这些问题的存在严重的影响了技术的进一步发展。

参考文献

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[2]丁梅.基于计算机网络技术的档案信息管理及应用研究[J].南京工业职业技术学院学报,2006(2).

[3]李刚仲.计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J].中国医药指南,2012,30:686-687.