优化物资采购与加强物资库存管理的研究分析

优化物资采购与加强物资库存管理的研究分析

朱天明

中国电子系统工程第二建设有限公司江苏无锡214000

摘要：降低成本是企业生产经营管理的永恒主题。物资资源和劳动消耗被称为生产领域利润创造的两大源泉。但从某些角度来看，物资管理实际上是企业降低生产成本获取利润的最后途径。企业必须集中有限的内部资源、利用外部资源来全面提高企业在市场中的竞争力。本文从优化物资采购与加强物资库存管理进行研究。

关键词：优化物资采购；加强物资；库存管理

前言

企业物资管理就是对企业在生产过程中所需要的各种物资进行有效的管理，这个管理包括对物资的采购、储备、使用等。通过这种管理模式，可以使企业物资的库存量控制在最佳状态，争取使用最少的人力、财力、物力管理好库存物资。而企业物资管理的最佳管理状态就是尽力达到零库存的管理状态。何为零库存？零库存不是没有库存，零库存指的是一种特殊的库存概念，是说以仓库储存形式存在的物资的储备数量近似于“零”。虽然企业仓库物资储备数量为“零”，但不是指企业没有了可供生产使用的必要物资，而是指转变企业生产过程中所必备的物资存储形式，以期达到企业发展上的开源节流。

1利用信息化技术强化采购过程

采购可以分为物资采购、工程采购和服务采购，以下只针对物资采购进行分析和论述。就目前来说，采购有几种模式，其中公开招标是变“暗”为“明”的交易方式，是被实践证明为行之有效的方法[1]。对一些流水线式的日常物资采购是否有操作的空间呢？我们姑且通过筛选战略联盟的方式，对合作方每年进行一次考核评比，考核通过者签订年度框架合作协议，对战略联盟的初始选择就可以通过公开招标的方式进行。对于日常的物资采购行为，我们可以借助网络手段加强采购信息的公开和透明，提高监管效果。首先是采购人员按供应商性质、类别分门别类地建立合格供应商工作群，共享其资源信息、价格信息；其次是建立一个询价、比价小组工作群，采购人员及时把关键的采购信息共享，扩大信息公开的范围，提高信息公开的效率，减少通过纸质层层上报采购询价、比价信息的失真失时情况；最后是采购询价信息的及时打印、签字确认和留存，建立工作档案，作为考核的依据，确保信息来源真实、准确。同时，我们可以通过日常考核制度的执行来严肃采购行为。好的做法就是量化考核和督办追责。首先是量化考核，必须把采购人员执行采购制度和采购流程行为的各种因素按权重设定量化考核标准，建立台账，每月进行考核评分；其次是建立督办追责制，对于各种量化考核不达标的，先进行书面督办通知，规定完成期限，再不合格的就采取追责制，通过行政和经济手段加强规范采购。

2结合实际优化库存结构

强化采购计划管理。提高计划申报质量是库存优化的源头，提高计划申报质量要围绕物资的使用的紧迫性、重要性、不可替代性、使用周期、性价比等方面进行综合考虑、平衡，以提高计划的准确度；加强仓储信息管理。根据生产任务的需求，通过仓储管理信息系统、协调会等多渠道、多形式，掌握生产需求与库存物资资源情况，综合平衡物资的配套时间和数量实施采购，确保生产而避免造成物资积压；提高服务水平，加快物资库存周转速度。服务水平的高低直接关系到库存资金占用水平及资金运作效率，现代企业运作对库存管理提出了更高的要求，这就需要加强企业库存管理软硬件建设[2]。硬件方面—提高信息化水平是必要手段。信息化建设是提高物资库存管理水平的必行措施，其目的是实现信息流、资金流、物流的有机统一，是为实现资源共享、提高管理水平搭建的快捷、高效平台;软件方面—管理人员专业化。管理人员只有走向专业化，才能做到由经验管理向科学管理的过渡；清仓利库，及时处理积压物资。物资积压越久，损失越大。这种损失不仅仅表现在因科技进步、物资损坏等原因造成的积压物资使用价值降低、消失的损失，还表现在未能及时处理积压物资引起的资金收益及利息的损失，以及堆放、保管积压物资的费用损失。物资一旦出现积压，就应及时、合理处理。清查库存物资，可以运用直接参与法、资料分析法、目标考核法、专家评估法等，通过查看制度、台账、记录及现场核对实物的办法，实现库存物资“一本账”管理，规范仓储管理，堵塞漏洞，提高物资周转使用效率。

3制定流程化、制度化的物资采购

企业物资采购不能违背国家的有关规定，并且必须严格执行上级有关部门制定的采购制度。关于物资采购制度，从国家到地方，再到各企业，制定得非常多，也非常好，但关键在于如何执行和落实。笔者认为，一是要提高认识[3]。制度执行不到位，跟思想认识不到位有很大关系，所以首要任务就是不厌其烦地给从业人员灌输有关不执行物资采购制度的思想行为导致的不良后果，最终使之成为衡量从业人员日常工作的标准。二是交底。就是把有关物资采购相关文件和制度的重要内容及条款找出来，进行逐一分析和细化，结合自己单位实际做出各项固化的流程和响应性措施。比如采购询价、比价，怎么询、怎么比？要制定细化的流程和措施，作为从业人员量化考核的工作内容。三是考核。考核是检验从业人员执行制度程度的必要手段。只有措施，没有考核，不能形成有效的激励和约束，无法保证成为从业人员的制度执行力。

4优化代销代存、物资配送方式

代销代存方式的物资管理方式，适合对标准件及在生产过程中使用量较大的物资的管理。企业仓库内存储的全部物资都是由某些物资供应商提供的，企业为了提高有效资金的利用率和企业的生产效率，实现企业物资零库存管理模式，可以寻求有合作意向的物资供应商，以为其提供代销代存为条件，实现本企业对所需物资的现用现买，最终按照其实际使用量与物资供应商进行结算。这种代销代存的物资库存管理方式，其实也就是改变了企业最初的物资需求的采购模式，具体来说，企业可以根据企业本身生产的需要，将所需物资进行必要的分类，然后再和具体的供应商洽谈，以保证物资供应的质量和价格的合理，及供应的及时性。代销代存的物资管理方式实现了账面上的零库存，有利于企业获得较高的物资供应保障，还可避免产生存货持有成本，真正做到了开源节流。物资配送，顾名思义，企业通过物流公司，实现对所需物资的配货送货，即指物资供应商通过现代统一的信息管理和调度，按照企业订货要求，将物资送达企业指定地点的物流方式。这种物资管理的方式，可以真正实现企业物资供应零库存。这种物资采购和管理方式，要求企业和供应商建立良好的合作关系，同时也要选择信誉好，服务质量高的能够长期合作的物流公司来实现科学配送货。当前，物资配送方式作为现代物流的一种有效的组织形式，代表了现代物流的发展方向，成为网络经济时代最有发展潜力的物资供应方式。当前绝大多数煤矿物资供应零库存管理采用的都是这种物资配送方式，真正实现了日清日结、零库存管理，通过实践，达到了预期效果。

5总结

库存与采购是企业物资供应紧密相连的核心环节，对企业经营有着至关重要的影响，又是企业获取利润的重要源泉。加强库存管理，优化采购策略，确保采购、使用、库存协同联动，实现无缝衔接，是降低企业采购成本，加快物资周转，提高采购资金运营质量和效率的重要举措。

参考文献

[1]陈斌.加强物资采购供应管理降低工程成本控制分析[J].科技展望,2017,(09):173.

[2]巩志凌,郭继龙.煤炭企业物资采购管理流程的优化设计分析[J].科技创新与应用,2015,(18):286.

[3]陈瑞雄.加强企业物资库存管理与优化采购策略研究[J].中国市场,2014,(31):20-21.