探讨知识管理在企业档案管理中的应用

探讨知识管理在企业档案管理中的应用

白纪蕊

白纪蕊

（黑龙江农垦北大荒商贸集团有限责任公司，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：知识管理是目前企业档案管理的主要方式，是企业发展的目标和方向。当前社会正处于经济时代，同时也是知识时代，随着科学生产力和生产技术的不断发展，知识管理的应用是企业档案管理的重点。档案部门具有传统的知识管理功能，在新科学技术环境的引导之下，以知识管理为主的档案管理措施和开发模式的应用是目前企业发展的重要方向。本文通过改革档案管理与开发的模式与策略，就企业档案管理的知识管理措施和流程分析，研究知识管理在企业档案管理工作的应用，为提高档案部门管理效率和方式提供了发展依据。

关键词：档案管理；知识管理；数字化；结构功能

在中国经济不断高速发展的今天，信息对市场经济的发展有着不可忽视的作用，其在发展中对企业的影响也不断增加。以计算机技术和信息技术为指导的现代化工作方式逐步的应用在各个企业工作之中，成为企业发展和改革的重点。作为人类记忆的档案管理在发展中通过信息技术的促进逐步实现了革命性的转变，促进了档案管理从实体朝着信息管理乃至知识管理阶段的进步。在这个过程中，也可以说是档案价值的升华和知识内涵的管理流程，其在管理中是一个扩展的过程。

1知识管理与档案管理

在目前档案管理改革中，管理观念、模式和制度不断进行创新，其在创新中是以内容、管理方式为主，结合现阶段信息技术和科学技术的发展为基础进行改革。管理是企业永恒的追求主题，是企业发展与创新的动力和主要因素，面对知识经济时代，管理水平的提高与完善直接影响着企业发展流程。

1.1知识管理的结构与功能

知识管理是以人为核心，在管理之中主要是针对显性的各种知识为基础和研究对象，结合信息技术发展流程采用创新模式为最终目标的管理理念。在目前严峻的技术影响之下，要实现档案管理的知识化和信息化，就需要结合目前社会发展趋势和流程进行控制，改革档案管理措施和流程，为目前的档案管理控制方法提供依据。知识资源整合系统是对企业的各类信息进行收集整合，其功能是：第一，及时、全面收集企业内外的各种信息、知识；第二，对其进行科学加工处理，转化为统一格式的数据，使之有序化、系统化；第三，将加工整理后的企业知识资源存人知识资源库。知资源服务系统。“知识资源服务系统”的功能是为企业各部门利用“知识资源库”中各种信息、知识，提供一个便捷的数据出口、检索途径和服务窗口，同时也接受知识资源服务的反馈信息。

档案是由文件和档案组成的，其在管理工作中主要是针对文件进行管理。知识管理主要是针对知识进行分析，作为文件中的基础，知识是不可缺少的重要组成部分。组织的知识分为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案；主要由收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。在当前的文件和档案的应用中，其是属于知识范畴的一部分，因此在其管理中可以说是知识管理的模式。文件、档案是档案管理和知识管理共同的管理对象，其在管理中随着科学技术的日益发展，管理措施的不断完善使得知识管理与档案管理在应用中逐步的相互应用，并且在管理之中对管理对象进行重叠。

1.2知识管理和档案管理的关系

（1）两者有共同的资源基础。

美国Delphi咨询集团的一项调查表明：在组织所获取的知识中，大约46％是以文本和电子文档的形式存在的，这些档案是在长期的人类活动中直接形成的保存备查的原始记录，既有法律凭证性，又有重要的现实参考作用。以企业档案为例，其档案构成是以科技档案为主体，包括产品、科学研究、党群工作、行政管理、计划统计、设备仪器、基本建设、财务管理、人力资源管理等方面的档案。这些档案资源是各项工作的依据和发展的基础，组织的知识大量地沉淀在这些档案之中。

（2）两者具有共同的动机和目标。

知识管理与档案管理都属于信息管理的范畴。从信息资源管理的定义可以看出，知识管理与档案管理都是对信息资源的深层次加工的过程。它们也是信息管理不断丰富、发展和完善的结果。档案管理包括档案的实体管理与内容信息的开发利用。对档案实体的管理主要是针对文件的形成、积累、整理、编目、鉴定、保管、统计和检索这八个环节进行的，其主要目的是保管好这些档案，做到有序、安全，这是档案管理工作最基础的内容。

2知识管理在企业档案管理中的应用

2.1知识管理在档案管理工作流程中的应用

知识管理在档案管理的形成积累收集、整理编目、鉴定保管、统计和检索开发利用几个环节中的应用也越来越广泛，越来越普及。现在越来越多的企业、政府机关、事业单位、学校、研究机构都是使用OA系统办公，它主要包括文件、会议、档案等一系列管理流程，在日常的工作已实现初步的信息管理转化档案管理。如何在办公系统进行更深层次的档案管理一系列工作，通过知识管理转变传统档案管理职能，重组档案管理的业务流程，整合档案资源，利用现代化信息技术实现知识服务，实行网络化管理档案工作，创造新型的数字化档案室，提高档案的利用和开发，是档案管理的一个挑战。

2.2知识管理在档案形成积累收集中的应用

在档案的形成积累收集过程中，越来越多的档案载体形成，如各种纸质文书、数据、图表、语言、图像、视频，相应的电子文档、数码照片、光盘、实物，其形态分布与呈现出多样性和动态性，对各种内容的载体资料进行收集，是档案馆藏构成的一个重要的环节。对于文书档案的收集可按传统档案收集。电子档案文献数据库是档案的数据仓库，其管理调用离不开电子档案目录数据库，计算机系统通过检索电子目录数据库判断确定所要查询的档案地址后，再按检索到的地址到电子档案文献数据库调出相应的档案原文。

2.3知识管理在档案管理的利用与开发中的应用

档案信息开发方式将明显增多，档案信息对企业管理利用的作用也将明显增强。档案信息的开发服务可以分为档案信息共享、分享和独享三种形式。信息共享是指信息的共用性较强，不涉及档案信息的秘密安全问题，有关档案信息可以用网络传递给企业中的每个终端用户。分享是指将档案信息进行分类归纳，根据企业内用户的需求进行发送，这部分档案信息一般也不涉及企业关键性和重要性信息秘密。

3结论

以知识管理为主的档案管理是目前档案管理的主要措施。在管理中合理利用信息技术、社会发展趋势是提高档案管理水平和效率的主要基础，为实现档案管理中信息的共享和数据化模式提供了依据。企业档案管理不仅具有知识特征，是企业管理中的重要知识资源，而且在企业管理中有着独特的作用。