浅析保障性住房档案的数字化管理

浅析保障性住房档案的数字化管理

刘冰

天津市巨才人力资源开发服务有限公司天津市300201

摘要：保障性住房建设是我国当前社会发展中的一项具有重大促进意义的民生、民心工程，对社会的安定和谐以及人民生活水平的提高有着极大的促进作用。由于保障性住房是我国政府新推出的一种社会主义特色项目，因而其许多方面的工作缺少相应的经验，尤其是在档案管理方面，没有具体的历史借鉴，需要政府在实践中不断的改革、完善和创新。

关键词：保障性；住房；档案管理；数字化；分析

引言：保障性住房工作涉及人民的生活问题，社会反响较大，但是由于数量的问题，档案的整理一直都是效率低、出错率高的代名词。所以针对档案管理工作，必须引进现代管理元素，构建完善的数字化管理体系。这就要求相关部门要认识到改善保障性住房档案的数字化管理的重要性，增强档案信息的透明度，提高档案管理的效率，从而使保障性住房档案的数字化管理体系向着高效化、规范化的方向发展。

1.保障性住房档案管理的概述

1.1保障性住房档案的特点

我国的保障性住房档案工作存在诸多的特点，主要可分为六个方面，即：法律性、政策性、专业性、阶段性、关联性和动态性。因此，在管理工作中必须要加强对这些特点的保障和突出。

1.2保障性住房档案的管理标准

一是关联性管理。即将保障性住房档案在住房信息、社保标准、权利人、公用资料等方面的数据信息进行有机的关联，以便对住房情况进行全面、准确、系统的反映。二是全程性管理。即对保障性住房档案在汇总、登记、办理、运转、归档、存储等全过程中的各个环节均进行科学、严格、规范、系统的管理和监督，实现统一化、系统化的管理。三是动态性管理。即对保障性住房档案的相关权利人资料以及方法产权等数据进行实时性、动态性的调整、变更、补充或转移等。

2.保障性住房档案数字化管理的现状

2.1对管理数字化的认识不足

近十几年来，保障性住房档案管理模式是不断随着时代的发展发生变化的，但是由于种种原因，变化的效果不尽如人意。出现这种情况的原因还是相关档案管理单位对于数字化管理体系的学习、认识不足，以至于没有认识到数字化管理模式在工作中的重要性，认识性不足问题的存在导致在进行管理档案工作时没有进行信息的采集与归类，只是简单地做文字处理，从而落后于国际管理的高效性，出现高频的出错率。

2.2缺乏安全性和系统性

建立安全性住房档案信息化管理体系必须强化安全性，避免其软件系统和硬件遭受病毒侵害和人为破坏，对住房档案数据进行保密，确保系统的安全运行。并且住房档案管理部门应对不同用户使用权限进行严格控制，对于核心、机密的住房档案数据，采用分散使用、集中管理的方法，所有用户在访问住房档案信息管理系统时都需向管理部门申请。另外，我国住房行业快速发展，各个地区房产交易越来越火爆，这使得对于住房档案的查阅需求也不断增多。因此住房档案管理系统应实现易操作、方便、准确和快捷性，从而满足日常的住房档案资料查阅要求。房产权属登记管理和住房档案管理属于两个不同的职能部门，要把它们有机地结合起来。

3.保障性住房档案的管理思路

3.1加强保障性住房档案信息化标准建设

档案信息化标准是进行档案信息资源采集、档案信息资源管理和档案应用系统设计的基础，保障性住房档案的信息化标准建设要充分考虑到业务规则和业务数据特征，采用统一的标准规范，实现多个异构系统的数据交换和资源共享。

3.2加强保障性住房档案信息资源建设

信息资源是信息化建设的基础和核心，档案信息资源由元数据、对象数据构成。元数据可由对业务数据的补充、组织、整序形成，对象数据可利用数字化信息生成技术采集，将元数据、对象数据、数字签名等打包成XML文件存储。

3.3加强保障性住房应用系统建设

应用系统应确保数字档案的真实性、完整性、有效性，功能上应覆盖档案管理工作的各方面内容。应用系统可对信息的采集、转换、组织、存储和利用进行全过程、全方位的管理。在系统的设计上应考虑到电子政务平台、数字档案馆平台、各种信息发布平台的扩展应用，系统应具备开放性、可扩展性、易用性、稳定性和安全性。

3.4提高保障性住房档案信息服务水平

利用信息化技术及时准确地提供各种保障性住房档案信息，为政府部门、企业、公司和社会公众提供服务，做好文件汇编、专题编研等工作，挖掘档案的价值，丰富档案利用内容和方式。

4.保障性住房档案数字化管理的模式与方法

4.1文档一体化管理的模式与方法

在传统的档案管理模式下，业务部门和档案部门采取非统一的标准和方法管理文件，使文件运动的不同阶段相对独立，造成文档分离的现象，影响了文件材料的完整性、有效性和归档率，难以共享信息，工作效率低。要解决这些问题，须实现文档一体化管理，将档案管理的若干业务提前，将以前分离的两个工作环节作为一个整体，系统有序地结合起来，使文件在运行各阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。要实现保障性住房档案的文档一体化管理，需制定各类管理性、操作性、技术性的标准或规范，保证各工作环节采用统一的标准和管理体系；建立文档一体化管控中心，有效地沟通协作、管理、控制、分配资源；优化或重塑业务流程，使收文、登记、运转、办理、归档、保管、利用、销毁各个环节互相衔接，确保各环节产生的文件都满足档案管理的要求；建立信息安全保障机制，利用身份认证、数字水印、访问控制、信息加密等技术保证信息的安全；加强电子文件的管理，保证电子文件的真实性、完整性、有效性。

4.2保障性住房档案系统与其他系统的整合

一是与房地产权登记档案管理系统的整合。保障性住房进入房地产二、三级市场后，保障性住房档案是二、三级登记的重要依据，将保障性住房档案系统和房地产权登记档案系统关联管理，能系统地、准确地反映房屋的状况，并可提供翔实的统计数据或专题分析数据。二是与GIS系统的整合。保障性住房档案反映了城市规划管理、城市建设、房屋状态等信息，有一定的空间特性，GIS具有空间数据的输入与编辑、组织与分析、查询与管理以及制图输出等功能。在保障性住房档案管理系统中引入GIS技术，将孤立的档案资料与城市地理要素相关联，利用空间信息直接定位所需的档案信息，实现了图形与档案信息的双向查询功能。通过保障性住房管理系统的地图操作、图形编辑、档案标注、档案属性管理和查询、档案原件阅览、空间统计等功能，实现档案的可视化、直观化管理，提供友善的、以图形为主的查询服务，可以明显提高档案查全率、查准率、查询速度。

总结：综上所述，现阶段的保障性住房档案的管理还面临着许多安全问题。由于保障性住房的特殊性，各级各地的管理部门应该坚持走科学的数字化档案管理方法，既保证了档案工作的高质量，又确保降低了档案工作的出错率。只有这样，各地的管理部门才能使保障性住房更高效地分配给社会有需要的人士，才能为我国中低收入家庭的基本生活提供物质上的保障。

参考文献：

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