浅析建筑工程项目档案管理优化措施

浅析建筑工程项目档案管理优化措施

刘静

关键词：工程；档案；管理

引言

建筑施工企业在开展招投标、施工、质量管理、经营、生产等多项业务活动时，都与档案管理工作具有密切的联系。工程档案的内容较为丰富，包括了施工过程中的各种文档、图纸等资料。工程档案对于施工过程中的具体情况进行了记录，并且是工程整体质量评定和管理维护的重要依据。与此同时，施工企业也可以通过对施工过程中的相关资料进行研究，实现技术和管理方面的创新，以提高自身的市场竞争能力。

1建筑工程项目档案管理的重要意义

在实际的建设过程中，施工档案作为工程建设的重要组成部分，必须引起建筑企业的足够重视。建筑工程项目档案管理的重要意义主要表现为：（1）工程档案管理是保证工程项目顺利实施的基础。工程档案管理是对整个工程建设中的审批、招标、施工及交付使用等资料进行统计和整理，可以具体的反映各个阶段的信息和数据，全面、客观、准确的记录信息，对工程建设提供指导意见，保证工程项目的顺利实施。另外，工程档案还能反映各部门的具体施工情况和人员的流动情况，以便改善施工计划，争取早日完工，降低资源成本。（2）工程档案管理是可以保证整个建设工程的合理、合法化。工程档案管理中详细记录着各相关责任人、合作单位的信息及各部门的施工情况，客观、真实、准确的档案可以在发生纠纷、事故等情况时，及时找出相关负责人，特别时在交付使用后，一旦出现各种问题，都可以直接从工程档案中提取相关信息，直接与相关责任人进行交涉，避免相互推诿、无人承担责任的情况发生。（3）工程档案管理有利于积累建设经验。工程档案记录了一个工程项目的全部信息和数据，工程建筑企业可以通过整理企业包揽的多个过程项目进行分析，探究影响企业工程企业发展的因素，寻找解决方案，以便提高企业的工程建设水平，推动企业在激烈的市场竞争中立于不败之地，推动企业的长足发展。

2建筑工程项目档案管理存在的问题

2.1档案管理体制不完善

由于没有健全的施工档案管理制度，导致建设施工过程中，施工档案的管理随意性大，难以保证档案管理工作质量。随着建筑工程建设难度的提升，档案资料数量越来越多，没有科学、有效的档案管理制度为档案管理工作做支撑，导致档案管理效果难以落到实处。

2.2档案意识薄弱

一些建筑建设单位对档案管理工作的认识程度不够，仅仅把工程施工档案管理工作当做建筑工程中的一般临时性工作，没有制定企业内部的施工档案管理工作制度，缺乏专职施工档案管理人员，难以保证施工档案管理质量。施工档案的收集和管理，在一些建设人员看来是一项苦差事，导致档案管理积极性不高，施工档案的收集整理中，没有做好鉴定验收工作，材料归档范围没有明确，影响了施工档案管理工作效果。

2.3档案资料管理质量低下

当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

3工程档案管理问题的对策

3.1建立健全管理制度

针对建筑工程档案管理制度的不健全问题，相关部门应该制定相应的管理制度，明确各个管理部门的职责，提高管理档案管理人员的业务水平。首先，管理部门要定期组织管理人员学习国家工程档案管理制度以及相关的法律法规；其次，要加强对档案管理部门和档案管理人员的监督，提高管理人员的责任意识，实现档案管理的系统化、标准化和规范化。

3.2提高档案资料管理的意识

首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

3.3明确分工，协调相关业务

建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。

3.4提高管理人员的专业素质

正是因为建筑工程管理人员的专业管理素质比较低下，才导致我国的工程档案管理的效率不高，因此提高建筑工程管理人员的专业素质是很有必要的。对管理队伍进行建设主要包括：第一，建立专业知识和技能培训队伍，对部分人员进行定期培训，充分认识到工程档案管理工作的重要性；第二，加强对工程档案管理人员和有关工程技术人员的学习、培训；第三，对员工进行考核，提高他们的信息技术专业知识，实现档案管理的信息化发展，档案管理工作能力达标后方可上岗；第四，要增强管理人员的责任意识和法律意识，确保建立高素质、高能力的建筑工程档案管理队伍。

3.5加强档案信息化建设

档案管理工作开展需要与时俱进地进行创新和改进，引入信息技术，实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。通过对信息化技术的应用，构建一个科学的档案信息管理平台，可以实现对信息的充分利用，并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理，提高了档案服务水平。另外，档案信息的管理上，要不断地对档案保管条件进行提高，并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查，避免档案信息被破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批，保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权，并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程，可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进，提高了管理效率，并且实现了档案信息的高效利用。

结束语

建筑工程的档案资料管理对于建筑企业来讲非常重要，因此，一定要注重工程档案的管理问题，认真将工程实际情况记录在档案内，为其他工程提供可靠的参考资料，以高度地责任感和紧迫感来推进建设工程档案管理工作，同时不断提高我国建筑工程的质量，为我国建筑行业的长久持续发展做出一份贡献。

参考文献：

[1]徐艺真.建筑施工企业档案管理工作的几点体会[J].东方企业文化，2013（2）.

[2]孟繁荣.论建筑施工企业工程档案管理对策[J].经济师，2012（6）.

[3]赵九轩.论建筑施工企业工程档案管理对策[J].山西建筑，2010