建筑工程项目文档资料管理信息化策略探讨石彩霞

建筑工程项目文档资料管理信息化策略探讨石彩霞

石彩霞

石彩霞

身份证号：45052119860810xxxx广西南宁530000

摘要：新时代背景下，工程项目建设规模和投资规模不断扩大，工程项目文档信息量越来越大，管理难度随之提高，传统文档管理模式与技术手段已不能完全适用。传统管理方式不仅效率低成本高，且具有一定滞后性，信息利用率低下。为适应新时代，适应行业发展需求，应积极进行信息化建设，加强对信息技术应用，构建信息化文档管理模式，提高文档管理水平。本文针对工程建设项目中文档管理信息化的应用与重要性展开研究和分析，以促进文档管理职能的有效发挥。

关键词：工程项目；文档管理；信息化；重要性

引言

就建筑工程项目全生命周期管理的观点来看，项目文档资料也是有其自身生命周期的，一方面文档资料包含产生、收集、整理、存贮、利用多个环节；另一方面每份文档资料又对应于项目不同的管理阶段，服务于项目不同的管理过程。工程项目本身“涉及面广、信息量大”，一直以来应该说项目文档资料的系统化管理受到业内人士高度关注，他们也就此问题展开了广泛深入的研究与实践。

一、工程建设项目中文档管理信息化的重要性

工程项目文档是工程项目建设前、建设过程中及竣工验收的真实记录，能为工程项目后期运维管理提供重要参考，其中包括：施工资料文件、工程验收文件、结构设计方案、工程收益评估报告、技术管理资料、实验报告、施工记录、质量评价意见等多方面内容，是质量原因分析、事故鉴定、责任判定的主要依据。在新经济环境下，工程项目规模不断扩大，结构越来越复杂，工程项目建设中产生的文档信息量越来越大，文件资料类型越来越丰富，使得文档管理难度随之提高。传统文档管理模式不仅人力物力投入大，劳动强度高，且纸质文档易破损、丢失、受潮，分类、编号、整理费时费力，已逐渐难以满足建筑行业发展需求。基于信息化模式下的工程项目文档管理，通过对信息技术、计算机技术、数据库技术进行应用，实现数字化、信息化、无纸化文档管理，能有效降低文档管理难度和劳动强度，节约文档管理财力物力人力投入。且这种模式下，文档信息的收集、管理、整合都通过计算机完成，文档数据储存在计算机或服务器上不易丢失和损坏，并能通过数据库进行文档管理解决数据冗余问题，通过数据索引功能快速对所需文档信息进行调取，有效提高文档信息利用率，提升工程项目文档管理水平，构建一种新型文档管理模式。

二、项目文档资料管理面临的突出问题

目前，项目文档资料管理很多还是采用传统的管理手段，信息化管理水平普遍还不高，主要存在以下几个方面的问题：

（一）文档分类不清晰

从目前项目文档资料的分类方式来看，依据项目管理机构及项目岗位的分工职能来定义文档所属类别的比较普遍（如设计文档、监理文档、施工文档等），从大类上讲也比较容易接受，但是对于一份具体的项目文档而言，很多时候是贯穿多个职能部门（或机构）的，有的甚至于贯穿项目的不同管理阶段。显然，定义文档所属类别就会产生“多义性”问题。若从业务流程或者项目具体管理活动来分类文档，仍然面临着一项管理活动对应有多份文档记录的问题，比如有的从质量控制的角度，有的从环境控制的角度等，因此项目文档资料的分类方式，尤其是二级甚至三级分类思路，目前不是很清晰。

（二）管理需求不系统

面对纷繁复杂的施工项目文档资料，企业各级管理人员针对它们也提出了不少管理建议，比如在项目相关岗位的设置上，设立管质量的岗位负责质量文档管理，设立管安全的岗位负责安全文档管理等，有的甚至为了确保项目文档资料管理更系统，单独设项目“文档资料管理员”岗位，全面负责项目文档资料的统一管理。并且，各管理岗位人员结合自身工作的实际，利用现代信息技术的发展，也提出了文档资料管理信息化的相关目标。但从整体需求来看，仍然显得过于零散，比如质量验收文档管理系统往往过分强调项目质量文档管理工作，而忽视项目技术交底文档、安全检查文档等的管理。有的业务人员在提及项目文档管理信息化需求时，由于自身所处的管理层面及对信息技术应用熟悉的程度不同，只能从某些“点”上说说想法，再清楚一些的人员可以从“线”上谈谈要求，但能从整个工程项目文档资料管理的“面”上阐述需求的，相当有限。因此，项目文档资料管理需求系统化问题十分突出。

（三）过程记录不规范

这一点与项目文档本身标准化与结构化程度关系密切。通常来讲，涉及具体数据资料的文档往往标准化与结构化程度相对较高，比如各类项目单据、成本分析报表等；而涉及文字记录的有关文档，很多时候就凭我们的项目管理人员临时通过计算机加上白纸打印输出，甚至条件稍微差点的地方，直接拿张白纸手工记录。这样，势必造成对于同一个管理活动，不同项目间表述形式五花八门，记录内容也因人而异，有的可能表述全面些，有的可能仅记录了少量信息。针对各类管理活动，如何建立结构化、规范化的文档记录模板应该也是一个比较突出的问题。

三、建设工程项目中文档管理信息化建设策略

21世纪是一个信息时代，信息技术被应用到各个领域，文档管理信息化已成为主流趋势。建筑企业应认清时代发展格局，积极适应新的社会环境，加强信息化建设，在文档管理工作中融入信息技术，构建信息化文档管理模式。下面通过几点来分析工程建设项目中文档管理信息化建设思路：

（一）提高信息化水平

文档管理信息化建设离不开软硬件基础设施的支持，所以建筑企业必须加快文档管理部门的信息化建设，提高办公信息化程度，引进先进软硬件设备。在具体建设中，要遵循经济性、实用性、针对性等基本原则，根据实际文档管理需求及资金基础来进行信息化建设。若有充足支持情况下，且文档数据信息量庞大，涉及利益相关方多，则可选择购买服务器，建设自身企业工作站，设置文档管理数据库。例如：Z640E5-1620V3系统结构稳定，非常适合于工程文档管理。若缺乏资金可选择租用云服务器的方式，建设云档案管理存储模式。租用云服务器能节约大笔设备运维费用，但信息安全性和系统稳定性有待提高。

（二）文档信息化

想要建设信息化文档管理模式，必须要先实现文档信息化。因此，信息化建设中要合理设计文档管理系统，考虑文档资料采集与信息化应用问题。在文档管理系统设计中应选择模块化设计思路，信息采集模块应加强对CDR技术的应用，通过CDR来获取HIS、CLS等信息，对于无法自动采集的个性化文档数据可用利用EXECL进行录入。而文档管理与整合方面，应采取数据库模块对文档进行管理，并设置预览权限，确保文档信息安全性。

（三）加强信息人才培养

文档管理信息化建设离不开信息化人才支持，信息人才是实现文档信息化管理的前提基础。信息化文档管理与传统文档管理模式有着本质区别，不论管理模式还是管理技术都有很大不同，对相关管理人员信息技术水平和信息意识有更高要求。倘若文档管理人员自身不具备信息知识，不能进行信息化操作，文档管理信息化便无从谈起。因此，为适应文档管理新模式，建筑企业应加强信息人才培养，不但要组织现有人员进行学习培训，使其掌握信息技术，而且要引进新型专业信息人才，为文档管理信息化建设提供人力支持。

结束语

总之，实施建筑工程项目文档资料管理信息化，必须是一个“有计划、有步骤”的渐进式推进过程，可能还会遇到很多实际问题，但只要我们社会各界参与人员精诚合作，积极研讨对策，相信在不久的将来，工程项目文档资料管理信息化一定会变为现实的。

参考文献

[1]浅析建筑工程技术资料管理问题与对策[J].许玉鹏,刘文顺.中小企业管理与科技(下旬刊).2009(04).

[2]对建筑工程技术资料管理的一些体会[J].裴韩聪.广东科技.2009(12).