浅谈网络环境下档案信息资源开发的途径

浅谈网络环境下档案信息资源开发的途径

杨德春（黑龙江省人才中心，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：计算机网络的迅猛发展，使信息传播、获取方式发生了根本性变化，给人们的工作、学习、生活带来了极大的便利，网络化社会形态的形成正成为现代档案信息资源开发所面临的崭新环境，“网络化”已经成为我们时代特征的代名词，它集中概括了我们这个时代的特征，更是新形势下档案信息资源开发特色的重要表现。主要论述了网络技术在档案信息资源开发中的应用。

关键词：网络；档案；信息资源；开发

二十一世纪已进入信息时代，人们对信息的关注程度越来越高，对档案信息量以及信息传播流速要求也越来越大，传统的档案信息资源开发方式与传播方式已不适应社会多层面的要求，一种新的信息技术——网络技术的诞生，为档案信息的传播带来了更为先进、快捷的传播方式，必然对传统的档案信息开发产生巨大影响，从而导致档案信息传播方式的变革。

传统环境下，档案工作者在实践中摸索出许多方法与手段，它们对档案信息资源的开发工作发挥着重大作用，并在社会中产生了重大影响，得到档案界内外的一致好评。在网络环境下，我们要直面网络环境下档案信息资源开发需要解决的问题，进一步探索新的途径与措施，实现新环境下档案信息资源开发工作的进一步发展。

1档案信息资源开发的形式

档案资料进行专题研究、编撰出版，是档案部门开展信息资源开发利用的一条重要途径。

在档案馆室为利用者提供查找档案资料服务是档案部门一项重要的日常工作。2003年，全国各级各类档案馆室接待档案、资料利用者共1千多万人次，提供利用档案资料5千多万卷、册。

通过档案网站发布开放档案信息、提供档案利用是档案信息资源开发利用的新形式。目前我国各级各类档案网站已有200多家，上载开放档案目录几千万条和部分开放档案原文、照片、录音、录像等。许多利用者通过档案网站了解、查找档案信息，档案网站保持了较高的点击率，其中上海市、北京市档案馆的网站点击率达到每月几万人次。

建立现行文件查询利用中心，为广大人民群众提供现行文件服务，是近几年档案部门为密切联系党和人民群众的血肉联系、推进政府信息公开的重要举措。各级国家综合档案馆开展的已公开现行文件提供利用工作，受到了各级党委和政府的重视和支持，受到老百姓的欢迎，受到新闻媒体的关注，到今年，开展已公开现行文件提供利用工作的档案馆已经有1000多家。

2网络环境下档案信息资源开发的方式

2.1网络环境下的检索方式

利用网络技术，档案信息被制作成网页，通过网站上网传输，用户只要在搜索栏中填入所查档案的相关信息，无论档案原件保存在什么位置，无论利用者身在何方，都可以通过网络方便而容易地查到档案信息，这就在空间上大大缩短了利用者与档案的距离，在时间上大大提高了档案的时效性。另外，档案部门还可以从网上搜集有关的网站网址，对其档案信息进行著录标引，建立网上档案检索体系，使众多的网址和网上档案信息条理分明，便于使用，从逻辑上将分散在全国各地的档案信息资源联系起来，形成一个内容丰富、门类繁多的信息集成系统，为利用者提供高质量的服务，从根本上解决了档案分散性的问题。

2.2网络环境下的编研方式

纸制档案原件全文数字化是使档案信息数据上网运行的前提条件，又是网络环境下开发档案信息资源的基础，在此基础上才能对档案信息进行分类，建立档案数据库和档案查询系统。档案的全文数字化就是将各种形式的档案信息，如文字、图象、声音、动画等，以数字记录的方式全部存储在光盘或磁带等磁性载体上或计算机硬盘上，并通过计算机网络再现这些信息的过程。

在档案信息数字化的基础上，各级各类档案馆（室）根据自己的馆藏特色，建立档案数据库。档案数据库不应该是简单的档案信息存储系统，它应该是对数字化的档案信息进行深入加工和组合之后形成的专题性的、高层次的档案信息的科学分类组合。它以按照档案保管单位形成全宗数据，可以按照社会领域形成政治、经济、法律、教育、文化等各个领域的专业数据，按照地域形成地域特色数据，按照检索的层次可以分为目录数据、索引数据、文献数据或全文数据等等。这样，可以方便用户查询档案，提高查全率和查准率，提高信息的有序性、完整性、可理解性。

另外，档案部门通过建立网站，改变传统的档案信息开发利用方式，以适应网络环境。档案网站建立在公共信息服务网络上，以主页方式档案馆（室）档案的相关信息和相关服务，集服务窗口、宣传窗口、对话窗口、中介窗口、交流窗口五项功能于一身。提供馆室职能信息、库藏资源信息、档案利用服务信息、档案工作信息以及相关资源信息。利用网络技术，发挥其时效性来开发档案信息，可以使档案信息的传递速度提高几十倍，甚至上百倍，在时间上可以最大限度地拉近开放后的档案信息与用户之间的距离，并在一定程度上解决档案信息传递之后的问题。

3采用网络技术开发档案信息资源的优势

3.1网络技术提高了档案信息的传播功能

档案信息网络传播是在电子空间召开的发散式的网状传播，在网络上，所有的网络信息用户都直接面对广泛而丰富的档案信息资源，网络用户在网络中，不仅可以主动地选择档案信息，更为重要的是可以积极交流档案信息，所有的档案信息都能以断续相间的非线性方式流入网络的经纬之中。网络传播还扩展了档案信息传播的途径和空间，尤其是其有巨大的速度优势。传统的档案信息通过数字化后可以上网传播，从而扩大档案的传播范围，走向跨时空传播，解决了传统档案分散性特点，大大增强了档案信息的时效性。

3.2网络技术使档案信息更加集中、准确

建立档案网站网页，从逻辑上将分散在各地的档案信息资源联系起来，形成一个巨大的信息集成系统，方便用户查询档案信息，提高查全率和查准率，提高档案信息的有序性、完整性、可理解性，从根本上解决了档案信息分散性的问题。

3.3网络技术使档案信息更加安全

档案作为一种载体，记录的是党政机关、社会团体、企事业党委的社会活动，它的内容具有很强的机密性，在网络环境下必须严格控制。另外，档案信息特有的原生性及其在凭证历史方面的不可替代性，也决定了对其在网络环境中存储、传输的安全性要高于其他信息。

为确保电子文档的安全性，一般采用一些防泄措施，即将电子文档设置为“只读”状态，在这种状态下用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改和复制打印。

为了确保保密文档的信息安全性，还可以采用信息加密技术。信息加密的目的是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输，确保不宜公开的电子文档的非公开性。信息加密通常分为常规密码算法和公钥密码算法两大类，在实际应用中，人们常常将常规密码和公钥密码结合在一起使用，以确保档案信息的机密性。

结语

运用网络技术到目前为止是开发档案信息资源最有效的途径，其在档案信息资源开发中的优势已经不容质疑，尽管网络技术在我国档案馆还没有广泛普及，档案的网上传播所需要的硬件和软件环境还不完全具备，但是这都阻挡不了以网络技术开发档案信息资源的趋势，档案工作人员应该紧随时代发展需要，顺应历史潮流，采用更新更好的方式来开发档案信息资源。随着信息技术的不断发展，人们档案信息需求的不断增长，学界的深入、持续研究，档案信息资源开发的具体、有效途径和措施一定会不断出现，档案信息资源开发必将呈现出喜人的局面。