浅析档案管理在劳动就业中的重要性

浅析档案管理在劳动就业中的重要性

郝凤兰

山东省菏泽市立医院274000

摘要：在国家由计划经济体制向社会主义市场经济体制转变的过程中，我国劳动就业制度和就业机制发生了重大变化，劳动就业在新的社会环境下出现很多问题，加强档案管理在解决这些问题方面有独特的优势。

关键词：劳动就业；档案管理

引言：档案管理在就业分配和人才编制方面具有重要作用，本文在简述我国目前的就业形式和问题的同时，总结了档案管理在劳动就业中发挥更大作用的要求，并提出相关建议，希望对社会劳动就业的发展起到积极作用。

一、劳动就业和档案管理现状简论

（一）首要问题是劳动力供过于求和现行劳动者档案管理模式不完善。我国人口基数大，劳动力资源丰富，因各种因素的制约，劳动者得不到合理的分配，不能保证劳动者都有良好的工作岗位；由于就业岗位稀缺，就业竞争激烈，失业率也在逐年增加。当前各企业职工档案管理体制与市场经济发展不相适应。企事业单位档案没有统一的管理，不能合理有效的发挥档案管理的作用。

（二）下岗人员的再就业问题和人事档案内容的不完善。国家经济体制改革的浪潮下，各单位下岗人员普遍增加，国企人员尤为突出，下岗失业人员的再就业问题也制约着我国经济的发展。由于没有完善的制度。各企事业单位档案材料的客观性、准确性、完整性都有不足。或因部分企事业单位没有严肃、负责地填写每一份档案，致使有的档案错漏百出，档案中记载的内容前后不一致，职员相关记录不完整等。

（三）高校毕业生就业问题和档案管理设施不适应问题。高校毕业生由于没有工作经验，没有突出的能力很难受到各企事业单位的青睐，或因不满足现有待遇，造成大量高校毕业生没有合理的工作。许多单位档案管理设施不能适应形势发展的需要，管理人员素质不能胜任相关工作。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。档案管理设备陈旧，相关管理制度落后，各种指标达不到标准。

二、档案管理在劳动就业中的重要性

档案管理是对劳动者学习经历、工作经验、实践经历、工作成效等做的记录，是劳动者进行劳动、享受劳动报酬和相关社会待遇、解决相关劳动纠纷的公认凭证。我院在此方面有部分实践经验，笔者结合具体实践做出如下分析：

（一）确保劳动者相关信息的真实性和完整性。随着国家的发展、科技的进步，档案管理也在与时俱进，利用相关网络技术的优势，构建部分劳动就业档案管理网络平台，并构建相关档案管理数据库，以技术手段实现档案分类管理的目标，做好劳动者已经就业、失业下岗以及未就业等档案的分类工作。

（二）建立劳动者个人档案，有利于更好的实现就业，推动就业服务。对于有一定就业难度的劳动者，应当适当的建构专门的就业服务档案，强化对类似情况劳动者个人档案的管理，以积极的态度及时有效的与有关部门进行交涉，合理阐明此区域的就业实际状况。引起相关机构对劳动者就业问题的重视，对就业服务工作予以支持。努力为失业人员争取更多的就业名额，给予广大求职者必要的帮助。采用这样的方式，可有效解决众多企业难点、百姓热点以及社会重点关注问题，在利用专业的档案进行仲裁调解的同时，推进社会的快速进步与发展。

（三）可以为企业劳动人才的选择和调换提供便利条件。自人才市场出现以来，竞相涌现出多种层次与形式的人才交流活动。优质档案管理能够推进各类人才进行广泛的交流，从而满足相关企业发展对人才的需要。通过档案管理可以全面掌握与了解人才的专业职能与企业发展状况是否有利，有助于企业充分利用人才，发挥出人才的专业优势。

（四）有利于对劳动力保护的相关法律法规政策的宣传。就业管理部门在开展日常性管理工作时，应保护好劳动个体专项档案信息，在做好整理社会保障专项政策以及宣传就业政策工作的基础之上，可以选择面向广大的市民发放宣传单页，包括职业介绍资料以及仲裁调解渠道等内容，深化劳动者对职业的认知，促使劳动力市场运营模式走向规范化，帮助失业人员顺利就业，从整体上提高我国的就业率。

三、档案管理在劳动就业中的具体要求

（一）劳动者档案管理工作的要求

做好劳动者档案管理工作必须做到以下四点要求：一是预防为主、有效监治；二是强化重点，解决困难；三是自给自足、勤俭节约；四是着眼当下、目标远大。只有做到这样才能确保劳动者档案的规范化管理。

（二）档案管理工作的任务

档案管理的首要也是最终目的就是维护档案的完整与安全。这既是档案管理工作中必须且始终遵循的基本要求，也是档案管理工作各项业务环节的最终任务。从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，就是档案管理工作中心任务，因为档案管理工作是实现维护完整和安全的重点环节和主要手段。从本质上说，档案管理工作就是人们利用相关技术或非技术的手段，向一切可能损毁档案的社会的、自然的各类因素作斗争的过程。总的来说，劳动者档案管理工作需要做到四不：不散（不使档案文件分散）、不乱（不使各类、各相关人员档案互相混乱）、不丢（劳动者档案不丢失不泄密）、不坏（不使劳动者档案遭到破坏）。

档案管理工作的具体任务是：

1.保护劳动者档案的完整和有效。相关人员要了解和掌握引起档案损坏的原因和规律，通过日常的实践工作，采取特定的有的放矢的技术措施和防护方法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素，从而把档案的损坏率降低，把档案的缺少限制在可控范围内。适时的对劳动者档案进行更新和修缮，保证档案资料的有效。

2.确保档案的使用寿命。档案管理工作不仅仅在于只是一味地防治档案的自然损坏，而且还要从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。

3.积极维护档案的安全。维护档案的安全，一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去；另一方面是指档案作为一种社会现象，要在整个政治斗争范围内，不致因为保管的不当或条件的低劣使档案丢失而发生泄密，造成政治上的不安全。

（三）档案管理在劳动就业中的实践

1.要以社会发展要求为依据创设与社会主义市场经济发展相适应的劳动者档案管理模式，来满足现代社会经济的发展和适应现代社会对劳动力的要求。在不断完善中建立劳动者档案集中统一管理机制，保证劳动者档案的真实和使用的有效。有关部门也应适时出台相应的档案管理办法，以明确各单位对劳动者档案管理的范围、内容、方式、标准等。

2.国家各级劳动保障部门应当对劳动者档案管理予以足够的重视。及时制定有效的劳动者档案管理制度，加强监管，安排专业人员进行定期检查，发现问题时能够得到合理解决。同时各单位需要定期对档案管理人员进行培训，不断提高劳动者档案管理负责人的能力技术水平。

3.促进档案管理规范化、科学化。有关单位要对劳动者个人档案的内容、效用、详细程度、有效时限等标准进行规范。适当的利用网络技术，逐步建立劳动者个人档案与各种社会福利保障等系统的联系起来，形成树形的管理体系，通过科学的管理，为劳动者就业提供便利的服务，有效地保障劳动者个人利益，充分发挥劳动保障部门的服务职能，提高就业率，使国家档案管理建设更加完善。

小结

伴随着近年来我国社会主义市场经济的进步与国家经济的发展，劳动者就业问题日益成为社会发展的重要问题，因此，就业档案管理工作就变得尤为重要。各相关部门应重视对劳动者就业档案管理的优化，保障劳动者就业的科学性与合理性，以良好的方式处理我国在劳动者就业上出现的问题。在社会快速发展的背景下，应加快改革与发展就业制度，合理调整劳动者就业档案管理体质，积极出台相应的就业政策，从而促进劳动者顺利就业，推动我国社会经济建设快速发展。

参考文献：

[1]樊金珠.浅谈档案管理在劳动就业服务中的重要性[J].赤子（上中旬），2016（19）

[2]叶素贞.劳动就业中档案管理的重要性思考[J].民营科技，2017（01）