医院电子档案的分类、整理与保护

医院电子档案的分类、整理与保护

方立群

方立群（中国海洋石油南海西部医院档案室广东湛江524057）

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2011）16-0099-02

【摘要】随着医院医疗技术和信息技术的不断发展，电子文件已成为医院档案管理的重要组成部分，如何有效地对医院电子档案进行管理是档案管理人员面临的新课题，通过对医院电子档案的分类、整理和保护进行探讨，推进医院电子档案的管理工作。

【关键词】电子档案分类整理保护

随着医疗技术及信息技术的不断发展，医院电子档案的形式及要求不断发展，如何做好医院电子档案的分类、整理及保管工作已成为医院档案管理人员需要学习的新课题。

1电子文件及电子档案的定义

电子文件指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

电子档案指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明［1］。

2医院电子档案的分类

根据医院的工作特点，医院电子档案主要划分有以下几类：

2.1电子文书主要是指用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件以及各种医疗活动中形成的公文、报表等。主要包括医院的内部电子文件、外来电子文件（材料）、电子病历及一般电子文书材料（如图片、照片、多媒体资料、日常电子公文）等。

2.2电子影像/图像

指由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件。主要包括检验检查科室在医疗活动过程中产生的医学影像材料、医学图像资料及重要的监视、视频材料等。

2.3电子图纸

指由计算机辅助设计形成的图形、图纸等二维或三维图形文件，主要包括工程、产品设计、施工和维修方案等。

2.4配套纸质文件

包括上述所有电子档案形成过程中配套的纸质文件及一些软件开发任务书、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、修改记录、说明等。

3医院电子档案的整理

3.1电子文件的整理

3.1.1医院的内部和外部电子文件应由文件形成部门负责收集积累、整理、编辑，并按要求进行组盘，由档案部门在接收文件时按照不同年度、来文形式、组织机构、保管期限进行归档。把同一部门的文件集中在组盘可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分类可方便档案的保管和定期删除或重新挎贝。档案人员应建立统一的数据库及文件归档和命名形式，便于归档和查找。

3.1.2医院一般的电子文件如照片资料及各种PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件资料整理相对简单，只需要按照年度、部门及保管期限进行归档即可。

3.1.3科技电子文件可按照医学科研、学术交流、基建工程、设备购置等分类整理，再按相应的不同年度、组织机构、保管期限进行归档。

3.1.4产品研制或工程设计过程形成的电子文件要以产品型号、研究课题或建设项目为单元按类别进行归档。

3.1.5会计电子文件整理时应附有会计交接表，列明归档材料的详细项目，如帐薄名称、编号、页数、启用日期等、相关人员进行签名确认，同时附存纸质文件。

3.2电子影像/图像文件的整理

由于网络信息技术的发展，医院每天产生大量的电子影像/图像文件及电子病历资料，根据卫生部《医疗机构病历管理规定》，在医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料都属于病历的范畴。因此，对与病人有关的电子影像/图像资料的保管也要提高到重要的位置。由于电子影像/图像文件、电子病历资料多在特定的条件和工作平台上产生，日常的保管工作应由信息中心（科）进行管理，但应每年对产生的上述电子文件资料进行存盘保管，在归档时应按不同年度（时间）、产生部门、保管期限等进行整理，并注明系统环境、工作平台等内容。

3.3电子图纸属于建设项目的按设计、施工、结构、维护管理等顺序进行排列，在整理时应注明系统环境、工作平台、文件格式、等内容。方便跟踪及使用。

3.4全部归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。鉴于磁盘及移动硬盘的保存时限、抗干扰能力及结构稳定性不及光盘，应尽量避免使用磁盘或移动硬盘存档。在归档时应附有标签、注明编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬件条件等。

3.5归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅利用，对重要的电子文档资料可复制第三套进行异地保存。

4电子档案的保护

电子档案的保护是当前档案管理的一项重要内容，作为档案管理部门应具备相应的电子档案管理知识，配备相应的电子档案管理设施及设备，如应配备相应的计算机设备、光盘刻录仪及安全防护软件等，同时需要建立一整套严格、规范、合理的电子档案保护与利用制度。

4.1建立“两套制”的存档模式，即电子文件、纸质文件同时存档，形成内容相同的两套档案，归档时使用不同的编目方法和存贮工具，档案管理部门应在每一卷电子文件及纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的文件的编码及存址，让两种形式的档案间建立准确、规范的映射关系，以便于对应和查找。

4.2光盘的保护

光盘在归档时应规范排放，不宜受压，应直立旋转。在日常的使用及保管过程中注意对光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，以免造成损坏。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。光盘应避免接触外来磁场，外来磁场可作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低。保存纸质档案的标准温度为14～24℃,相对温度45%～60％，而保存电子文件的理想温度为16～20℃,相对温度40%±5％［2］；注意避光，光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。防止光盘沾染灰尘和污垢，灰尘对电子档案也会造成危害，有可能会污染、腐蚀、霉化损坏电子文件载体，造成数据信息的丢失，因此应注意落实严格防尘措施。

4.3电子档案使用条件的保护

由于电子文件是通过将信息与载体结合在一起而形成的，需要通过计算机及相应的工作软件或平台才能识读，一旦出现技术过时或电子文件运行的条件和平台出现了变化，都会影响到电子档案的有效性和使用性，因此在维护电子档案的完整性与安全性方面应注意做好以下工作：

4.3.1电子档案运行系统及档案管理的应用软件需进行及时升级，满足软、硬件环境及文件运行的需求。

4.3.2对电子档案在使用及利用过程中的权限进行严格的分配与确认。不断更新安全防护软件，是电子档案安全性的有效保障。

4.3.3鉴于电子载体寿命相对较短，一般为5-15年，而且易受多种人为的不良因素影响，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存［3］。

4.3.4对于出现破损的电子档案，及时采取有效的修复技术进行修复。

随着医疗科学技术及信息技术的不断发展，对医院档案管理人员提出了更高的素质要求。除了需要具备专业的档案管理基础理论知识外，还应具备计算机理论知识及应用技术，学习和了解医学活动的规律、工作流程等多学科的知识，不断提高自身的文化素质，逐渐掌握并丰富电子档案管理的技巧与经验。努力成为掌握现代科学技术知识的新型档案管理人员队伍中的一员，为医院的档案管理工作做出自己应有的贡献。

参考文献

[1]CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分:电子文件归档与档案管理[S].中华人民共和国国家标准,GB/T17678.1-1999.

[2]张国强.浅谈电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J].档案天地,2010(10):49-50.

[3]刘清枝,严宏莲,马岚.等.档案在网络环境下的创新服务[J].中国医学创新,2009.6(2):67.