更新档案管理理念实现档案管理科学化

更新档案管理理念实现档案管理科学化

隋凌云

隋凌云（黑龙江省第一地质勘察院，黑龙江牡丹江157000）

摘要：改革开放以来,随着经济的发展，改革的步伐也在加快，并逐步深入，人事制度改革也提到了议事日程，人事档案管理工作怎样主动顺应时代发展的潮流，怎样更好地服务于社会是摆在我们面前的重要课题，本文就人事档案管理的现状、存在的问题作了简要的分析，并根据分析提出了解决的办法。

关键词：档案管理；科学；现状；问题；解决办法

1人事档案管理现状和存在的问题

1.1档案管理设施落陈旧，管理手段落后，管理方法欠妥。很多单位在档案管理上，还没有使用的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。存放档案的档案的存储柜破旧不堪，既不美观又不实用。

1.2对档案的重要性的认识有待提高。一直以来，当事人甚至档案管理人员对档案的重要性认识不足，以为档案不过是个人的简历和一些材料，对它的管理只要做到了不丢失，不损毁就万事大吉了。遇到需要的时候能拿出来就可以了，不必采取过多的精力和物力用在没法产生效益的地方。这种想法对档案管理来说是很不应该的，它造成的后果有可能相当严重。

1.3档案交接手续不完备，漏洞较多。由于早期档案管理者一般不是专职的，因此有时在转岗需移交档案的时候，没有严格按程序办理，疏于查验，疏于管理，致使很多案卷出现问题，却又无法查明原因，更为日后档案的信息化管理留下了隐患。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

1.4档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

1.5档案的管理者的素质有待提高。很多档案管理者都没有经过专业的档案知识培训，也就是不算专业人员，他们对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

1.6个人对自己的人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

2对人事档案管理应采取的措施

人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

2.1严格按程序交接。人事档案交接是一项严肃认真、手续严密、责任重大的工作，必须按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2.2采取有效措施，加强档案管理。相关人员一定要加强档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

2.3建立健全严格的档案管理制度。要依据以下情况来制定。首先，规章制度要有其合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。其次，规章制度要简明实用并具有良好的可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

2.4加大宣传力度，提高人们对档案重要性的认识，同时加强档案管理人员的责任心和使命感。认真做好原始材料的整理工作，对所有档案的材料要认真核实，一定要做到所有材料的真实性和准确性，坚决把好这一关。在整理档案的时候，档案管理人员要本着认真负责的态度，确保档案真实完整，懂得人事档案管理工作是日常人才管理的重要内容，要不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。对于不真实的材料要及时剔除，确保人事档案的真实性、可靠性、完整性。做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案是关乎他们命运重要文件。在对档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节上要科学规范。要加强收集工作，补充档案内容，对档案缺失材料，要及时完善。

2.5积极推进档案管理的信息化进程。现代社会电脑已经广泛运用到社会生活的方方面面，用电脑对档案进行管理已是不可逆转的趋势，档案管理的电子化已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

3结论

综上所述，档案管理工作是人事管理的一项重要内容，它对社会制度的健全和社会事业的发展都起到重要作用。各相关人员也要对档案的重要性有充分的认识，积极配合档案的保存和管理。档案管理者要与日俱进，掌握现代的科学管理手段，运用最新管理方法做好档管理工作。