浅谈工程档案开发利用

浅谈工程档案开发利用

齐丽英

关键词：电力企业；档案开发利用；对策探讨

一、电力工程档案开发利用的意义

电力工程档案的开发与利用工作意义主要可以体现在以下几个方面：

（1）实现档案信息的价值

尽管档案信息自身就具有客观存在的价值，但它也有着将潜在价值逐渐转化为现实价值的过程。而当档案信息存储在档案库中时，它的价值只能处于潜在的状态，而只有在对档案进行开发利用的过程中，才能将档案信息从“死的”变成“活的”，从“冷的”变成“热的”，实现古为今用。由此可见，对档案的开发利用才能将档案信息的潜在价值现实化。

（2）发展档案馆/档案室的基础工作

档案馆和档案室的根本性任务就在于为社会传递其所存有的档案信息，进而满足社会所需。所以，档案部门必须落实好档案的收集、鉴定、整理以及保管等诸多工作，而一旦没有了档案的开发、利用工作，这些基础性的工作也就失去了价值和意义。档案的开发和利用既可以对档案信息实现开发，也能直接将档案信息直接提供给社会，充分体现档案馆和档案室的价值。

（3）对档案信息和档案工作进行宣传

与档案相关的宣传工作能够对社会上档案和信息的实际性需求效用进行引导，也是档案方面的工作服务于社会的直接手段，相当于是档案与社会取得联系的“窗口”。如果档案的开发和利用工作做得比较到位，那么档案馆和档案室的业务工作开展得必然不会差，质量也必然更高。这能让档案信息的使用者在感性层面上加深对档案信息工作的认识，并对人们在档案信息方面的需求进行针对性引导，最终实现档案工作影响力的扩大和社会地位的极大提升，并增强社会上对档案信息工作的重视程度。

二、电力工程档案的开发利用过程中存在的问题

（1）员工档案意识差，无法及时归档

由于部分员工对于档案信息管理工作的重视程度不高，没有足够的档案意识，往往忽视其他部门发过来的资料和文件，进而造成资料文件的损坏或流失，这自然会对档案的收集增加相当大的难度。这个问题其实不光出现在员工的身上，相当一部分的单位也往往轻视管理、重视生产，没能落实好档案信息管理的基础工作，自然就难以为电力企业的日常运作提供高效和优质的档案信息服务。

（2）缺乏专业强、素质高的档案管理人员

近年来，有不少电力企业中档案管理方面的工作人员并不具有很高的学历，也没有足够强的责任意识，更遑论是否经过档案信息管理知识与专业技能的相关培训了，这必然带来工作人员较低的业务水平与工作效率。另外，还有部分电力企业的档案信息管理人员只是将档案工作作为兼职，由于精力有限，很难全身心投入，这自然就不能对电力工程档案的开发和利用工作进行较深入的摸索。此外，电力工程档案信息管理部门的岗位级别普遍偏低，待遇也较差，这就造成跳槽现象的多发，使企业很难拥有较为规范和稳定的档案信息管理人员为其工作。要想使自身得到更好的发展，企业必须对档案信息管理人员进行必要和周期性的培训，否则会对电力企业档案信息的开发和利用乃至于整个企业的发展造成很严重的制约。

（3）管理制度仍不健全，利用率低下

目前，相当一部分电力企业的档案管理工作依然存在着保管、借阅以及保密等诸多问题，尽管电力企业大多已建立起档案信息管理制度，但却很难保证健全，而制度的不健全自然会导致档案馆或档案室在收集资料时信息缺失或不全。此外，企业对于档案信息宣传工作的不重视，也会造成对档案“藏”的重视程度大于“用”的，宣传工作缺乏有效性，自然就会使员工对档案信息也不够重视，进而带来档案信息利用率的低下。

三、电力工程档案的开发利用措施

（1）强化专业性档案机构和制度的建设

伴随着电力企业业务的不断扩张，电力企业中文件的类型必然越来越复杂，数量必然越来越多，形式也必然越来越多样，这给电力企业档案信息工作带来了更高的要求与挑战。基于这一点，电力企业需要结合自身的体制和职能结构，对已有的电力工程档案管理制度进行深入改革，对原有文件分类梳理并二次修订，进而出台新的档案制度，使其与电力企业体制改革的实际要求相符。

在电力企业的改革过程中，必须对电力工程档案部门的建设重视起来，选聘专业性人才进行档案的收集整理和立卷归档等工作，确定各阶段工作的具体流程，并严格执行奖、惩、责任问询制度，并将业绩作为年终工作考核的重要依据，从而建立有序化、正常化的档案信息管理流程，完善体系，提升效率。

（2）加速档案信息化进程

伴随着现如今信息化的飞速发展，档案信息管理工作的信息化也是电力企业追随时代潮流的关键步骤。电力企业在进行档案信息的管理过程中，必须适当借用现代化的信息管理技术，秉承更先进的档案管理理念。第一，档案信息不仅能作为电力企业在发展过程中的重要依据和参考，也能作为电力企业评价和对比时的重要工具，所以，企业必须提升档案信息的利用领域，使其为电力企业的日常运营与管理做出更多的贡献，对信息平台和网络平台进行更充分的利用，建立起一个完善的档案信息应用制度，淋漓尽致地发挥出档案信息化建设的作用与成效。第二，电力企业的管理层必须对档案信息管理工作的重要性有着清醒的认识，并大力支持电力工程档案的开发利用工作，投入足量的资金、设备、技术和人员。第三，档案信息工作必须要朝着数字化发展，运用图片、文字、影音等多种途径展现隶属数据，反映出档案工作的整个进程，提升档案信息的价值。

（3）提升工作人员的业务能力和职业素养

作为电力企业的保障之一，企业员工的业务水平如何决定了电力企业高效管理的实现与否。要想提升企业的档案信息管理水平，就必须先提升工作人员的业务能力和职业素养。第一，企业在招聘档案管理人员时，必须严格筛选，对专业知识水平提出明确要求，并根据档案信息管理部门的规模与智能确定人员编制。第二，要对档案信息化、数字化进程中不同阶段的具体需要进行深入分析，从而实现员工队伍向多元化发展。及时进行档案信息管理人员专业知识的系统性培训，从而帮助他们构建更加完备的知识综合结构。如开设电力企业的日常管理与文化建设讲座、推动管理人员进行企业间的业务交流、设立针对性的档案信息管理培训班和研讨会，等等。这些都能够促使工作人员进行信息的共享和心得的交流，利于其业务水平和素养的提升。第三，在进行档案信息管理工作的过程中，要对工作人员的职业生涯规划进行积极引导，并对他们的优势和特点进行观察和总结，最终实现他们的发展与进步，推动档案信息管理工作高效、有序开展。

四、结束语

电力工程档案的开发和利用在新时期面临着严峻的挑战和难得的发展机遇，新时期的档案信息管理人员一定要转换思维模式和工作方法，把握好时机，在档案信息的开发利用过程中采取切实可行的手段和措施，将档案信息管理工作落到实处，为电力企业乃至我国的社会主义市场经济发展贡献力量。

参考文献：

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[2]王慧.如何更好地开发利用档案资源为电力企业发展服务[J].青年与社会，2013，（33）：117-117.

[3]李明霞.浅谈电力档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技致富向导，2012，（15）：325.