档案数字化管理的优势与弊端

档案数字化管理的优势与弊端

刘金艳

山西省吕梁市住房公积金管理中心山西吕梁市033000

摘要：影响档案数字化的因素很多，传统档案的整理方法、档案扫描中各种技术指标的选择、数字化的后期处理都是档案数字化实践中必须面对的现实问题。抓住要害、有的放矢，是提高档案数字化水平的关键。本文对档案数字化管理的优势与弊端分别进行分析，以期为相关从业人士提供参考.

关键词：档案；数字管理；优势与弊端

引言

近年来，我国数字化水平已达到了世界先列，相对也带动了各行各业的不断发展，基于这种背景下，档案管理工作迎来了新的发展机遇和挑战，其要想更好地顺应时代潮流，就要大力加强数字化水平，构建完整的档案数字化管理体系，进而在推进数字化档案建设的基础上，更好地提高自身的档案管理工作效率和管理质量，使档案信息所具有的利用价值发挥到最大化。

1档案信息化建设的发展

信息化技术方法在国家和社会信息化快速发展的前提下，对档案事业发展的影响日益增强，中共中央办公厅主任王刚同志在2000年底召开的全国档案工作会议上，向我国档案部门提出了大力加强档案信息化建设的任务。经过近两年的研究、实践、认识，到2002年，档案信息化建设已在全国许多档案部门蓬勃开展起来，广大档案工作者对档案信息化建设的重要性、建设涉及范围等方面的认知层次也越来越深。电子公文随着各级政府电子政务的发展大量产生。2003年国家档案局根据国家相关文件规定需要，制定颁布了6号令——《电子公文归档管理办法》。在这一管理办法里明确规定了电子公文归档的相关责任部门、时间、技术要素、保管、范围、程序以及保密等部分内容。2004年底《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》也应运而生，提出了信息资源是和能源、材料占同等重要的低位的战略资源，这也是党中央国务院对信息化工作做出的重大战略部署。由此，档案信息化作为国家信息化工作的级成部分进入了新的发展阶段。

2数字化管理的优势分析

2.1增强档案服务质量

传统档案管理工作模式都是以纸质档案管理方法为主，其在实际操作时，会经历一系列复杂的工作流程，并且管理理念也是过于注重档案管理质量，相对，对于档案信息的有效利用却是极为忽视，信息检索者通常都需要花费大量的时间，才能查询和使用到所需的相关信息，这在一定程度上，不仅有碍于档案管理工作的开展，而且也影响到档案的利用价值。因此，要想改善这种现状，就要重视档案管理的数字化建设，通过引入先进的电子信息技术和专业档案管理软件，来提升档案管理工作效率，使其由传统纸质档案管理模式成功转型到自动化管理模式，这样既可以缩短档案检索时间，又能提升档案服务质量，从而为档案的开发和使用创造了良好的条件。以数字化建设资金为基础，对现行档案工作人员进行专业化培训，使其数字化管理能力得到进一步的提升，进而更好地开展档案数字化管理工作。

2.2推动办公透明化

目前，我国大多数档案管理工作都已经处在数字化阶段，通过建立专门的档案管理平台，来提高档案管理工作效率，进而保障各类档案信息的安全性和可靠性。同时，在平台上还会及时公布各项方针政策和活动信息，如：办学策略、学校管理新方案、教师职称评定、干部聘任、福利待遇等信息，这样大大方便了信息检索者的使用需求，使其可以直接通过互联网就可以随时查询到所需要的信息内容。由此可见，档案管理工作会随着其数字化建设的不断发展而变得更加开放化、现代化，从某种意义上看，这对于推动透明化办公有着不可估量的重要作用。

3档案数字化管理的问题

3.1工作人员缺乏“两识”

一是档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识，档案管理部门认为外包公司具备保密资质且只是暂时参与相关工作，仅对原始档案资料进行扫描归档不会出保密问题，未按要求对相关人员进行保密教育和提醒；外包公司人员则管理松懈，以追求利益最大化为目标。甲乙双方思想上的麻痹大意，直接为最终的泄密埋下隐患。二是认知偏差，数字化档案资料是以二进制代码的形式存储在信息载体的，具有形式虚拟的特点，同时，复制和传播数字化档案资料简单便捷，而且进程容易在计算机技术的“掩护”下清除痕迹，有的档案部门工作人员错误地以为电子版的档案资料可以随便复制、共享使用，便“监守自盗”，造成国家秘密知悉范围扩大，最终导致泄密。

3.2成果流转“予取予求”

一是档案数字化过程中对于原始档案的管理，出库和入库、拆封和复原等环节没有交接手续，也不逐卷核对是否一一对应，不仅会给“有心之人”提供可乘之机，也不利于数字化效率的提升。二是完成数字化的档案资料在使用过程中，有的人随意复制和打印，缺乏完善的后台管理机制，没有建立相关台账，出事后做不到对数字化档案的操作“有迹可循”，为违规和泄密行为留下实施空间。

4对加强档案数字化保密管理的警示

4.1树立正确的数字化档案管理理念

对于现代档案管理工作而言，对其进行数字化建设，无异于进行了一场全新革命，而要想保证最终的建设效果和服务水平，促进档案信息的合理利用，前提条件就是要对数字化档案建设给予正确的认知和高度的重视，不仅要制定统一的建设标准和管理制度，而且还要树立正确的数字化档案管理理念，加大资金投入力度，这样才能有效开展数字化档案建设工作，进而在保证数字化档案管理效率和质量的基础上，更好地实现可持续发展目标。

4.2开展档案数字化专项保密教育

档案数字化工作中暴露出来的保密问题本质上是人的问题，只有使有关人员主观上认识到档案数字化涉及保密工作的重要性、掌握并践行保密工作的知识和技能，才能为档案数字化工作中扎紧保密的笼子、确保国家秘密安全奠定坚实基础。要加强对档案数字化工作人员的安全保密教育和技能培训，重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面，结合生动的案例开展教育培训，确保相关工作人员树立强烈的保密意识，掌握基本的保密常识。

4.3强化档案数字化全过程保密监管

一是要按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求，慎重选择外包公司开展数字化工作，涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行，加工场所要安装监控设备，并派专人全程监管。对于扫描仪、打印机等设备也要做好技术防范工作。二是对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离措施，并严格看管，禁止接入互联网。三是对参与档案数字化工作的人员做好身份审核、登记等工作，参与涉密档案数字化工作的人员还须具备涉密背景。对相关人员承担档案数字化工作的具体安排要严格记录在案，确保监管的可追踪性。

结束语

档案信息化发展到一定程度，终将步入到特定的的轨道——建设数字化档案馆，未来的发展方向也是如此，建设数字化档案是一项复杂的、系统性很强的工程，要循序渐进，使用有效、安全保密的原则，用信息化建设与全社会信息化同步发展.

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