做好公路单位文书档案管理思考

做好公路单位文书档案管理思考

李志凤

（清远市连州公路局广州清远511500）

摘要：在公路单位档案管理中，文书档案管理是其中的重要组成部分。

本文结合笔者工作实践，对文书档案管理过程中存在不足进行分析，并提出改进措施，以保证文书档案的收集完整与正确，提高文书档案管理质量，更好地为公路建设事业服务。

关键词：公路；文书档案；档案管理；信息化建设及影响

前言

随着社会的不断发展，公路的里程在逐年增加，随之而来的公路建设项目及公路运营管理所形成的档案管理资料也会逐年产生。做好公路档案的收集和整理工作，提高公路档案管理水平，从历史的层面来说，可以为查考特定地区在特定时期公路发展情况提供更完整的凭据，而从公司的层面来说，完善的档案管理工作也可以更好地指导今后公路建设及运营工作。因此，作为公路管理部门，分析本行业档案管理特点、并查找相关问题，根据存在问题不断加强改进的措施，确保公路档案管理工作得到更好的发展。

目前，公路档案主要包含两部分。一是公路建设项目档案，主要包括公路建设立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文件材料。二是公路文书档案，是公路运营单位在运营过程中形成的具有查考利用价值的管理性文件材料，主要包括党群工作、行政管理、业务管理三类文件材料。公路档案管理就是要将这些文件材料有序有效地进行收集、分类、整理、归档及利用。因篇幅所限，本文仅就做好文书档案管理工作进行深入探讨。

一、公路文书档案管理

1、文书档案管理与公文处理工作息息相关。公路文书档案主要来源是公文。公路公司公文处理的全过程就是文书档案形成的过程。以公文收文处理来说，收文需经签收、登记、拟办、承办、文件回收等多个环节，文书档案管理就是将公文各个环节处理最终形成的资料进行收集、整理、分类、鉴定，最后实现归档。公文处理的最后环节就是档案工作的开始环节，两者契合度高低与否直接决定文书档案质量好坏。一旦公文处理未按规范流程处理，档案管理部门收集的公文资料可能会出现装订不规范、文种使用不当等多种问题，一旦公文处理未及时回收已处理的公文原稿，那档案资料也会出现缺失。总之，公文处理是文书档案管理的基础和前提。

2、内容丰富多样。公路文书档案，是公路运营公司在运营过程中形成的具有查考利用价值的管理性文件材料。它一般由公司公文及公司运营形成的非公文文件资料组成。以公路公司来说，非公文文件材料包括各种总结、会议资料、合同、协议、责任书、报表等等，内容是非常丰富。

二、文书档案管理主要工作内容

1、文书档案的管理工作内容主要

公路文书档案管理主要负责局机关综合档案资料收集、整理、立卷、归档和保管、索引的建立和索引编订原则，及时、准确查找档案资料。在这一系列的工作中，最为重要的工作就是对资料的收集、管理和保存、利用等步骤，同时要注意资料的完整性以及安全性。

三、文书档案管理中存在的问题

1、对档案的收集与管理不重视

文书档案的管理，加上文件的起草、收发，将这些步骤相加在一起就是一个有机的整体。在实际的管理工作中，工作人员的工作重心大部分是放在文件的起草、收发等环节，对文书档案的收集与管理则是处

于忽视的状态，这样就会导致在日后有所需要的时候，出现各种查找带来的困难，无论是对工作人员还是对查找人员都造成一定的干扰。

2、档案管理制度不完善

在文书档案的管理中，尽管有一些已经建立的档案管理制度，但是这些管理制度仍然存在一些问题，比如有些细则不够明确，责任也不明晰，这样就很难保证文书档案管理工作后期的有效开展。比如，在文

书档案的管理中，对文件的保管与移交没有明确的规章制度，就会导致后期文件遗失，有效的信息资源流失，从而致使相关的工作不能开展，造成严重的后果。

3、档案管理模块不健全

档案管理模块不健全。公路档案管理必须建立于完善和规范的工作基础之上，但是目前公路档案管理的基础业务不强，很多公路档案管理质量并不高，同时不同时期与类型的公路档案之间不能做到相融。此外，公路档案管理标准不统一，缺乏共同的标准与规范，因此公路档案信息化建设过程中受到了一定的阻碍。

四、完善公路文书档案管理的对策

1、建设专业队伍，制定有效的规章制度

文书档案管理是公路运营管理中的重要部分，做好这一部分的内容，要加强对文书档案的管理工作。首先，对文书档案的管理在制定规章制度时，要遵守详细化、简单化的原则，在此基础之上构建高效的文书档案管理制度，促进档案管理规范化。其次，要对档案管理人员进行有效的培训，提升管理人员的素质。随着办公自动化的不断深

入，大量电子文件开始出现，这就需要档案管理人员对电子档案管理知识进行学习，跟上时代要求。此外，应规范文件档案管理，注意电子文件鉴定不仅包括介质文件的密级等相关内容，还包括文件的完整性和真实性的鉴定，真实定鉴定是指对电子文件的内容、背景信息等是否与原始状态一直进行检查，完整性是指针对电子文件的内容、背景信息等是否完整进行检查。

3、做好文书档案的收集工作，完善档案管理

一般来讲，文书档案的管理工作，要想达到良好的效果，就必须做好收集资料这部分的工作，具体可以参照以下几个方面来实施。第一，文书档案的收集工作一定要在遵循一定规律的基础上，对内容相同的

文书档案进行统一的整合，分类整理和归档，以此提高文书档案的质量。第二，处理好部门与部门之间的关系，档案的管理人员应该加强各部门之间的交流与合作，以便于收获到更多有用的信息，根据实际情况对档案的管理多加思考，在一定程度上促进文书档案的信息收集渠道畅通。与此同时，对文件的格式也要做出一些规范，对上级重要的文件资料应该规范登记、传阅和立档归案。第三，文书档案的管理人员在收集资料时，尽可能全面地收集到有关公路建设与发展的资料，从而真正发挥文书档案的作用。

4、文书档案管理信息化建设，提高档案利用率

随着信息技术的迅速发展，文书档案管理信息化成为必然。档案管理者要不断提高接受新知识和学习新业务的积极性和主观能动性，并要灵活的应用所学知识和业务使文档管理得到提升。

我单位公文处理自2008年起已启用OA进行流程处理，电脑OA系统、专门档案管理系统对档案管理工作，通过多年的信息化建设，目前已形成完善的档案管理软件系统，所有归档文件，都必须通过档案数字化管理软件系统、扫描、录入等多种渠道，逐步实现“档案的利用和查阅”以电子计算机为主，便于一定范围内的共享与利用。

实践表明，实现文书档案信息化，能充分发挥档案的作用，实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变，提高档案的利用率，最大限度发挥档案的利用价值。

通过档案信息化管理，是提高档案利用的最直接方法，档案信息化建设，有效改善信息加工和查询时间，使公路档案能为查询者提供方便、准确服务，有效促进公路建设事业健康发展。

五、结束语

我们应高度重视档案文件材料的收集与归档工作，全面分析文书档案管理过程中主要存在的问题及原因，并采取有效的改善措施，只有这样，才能确保文书档案的收集完整与正确，促进文书档案的归档工作顺利开展。公路的建设正处于蓬勃发展时期，而文书档案作为公路建设中重要的参考信息，加强文书档案信息化建设，提高档案管理水平，对推动公路长远规划与发展，具有重要意义。

参考文献

［1］宋平，公文处理与档案管理衔接问题研究，办公室业务，2014，

(12)．

［2］罗光丽，企业文书档案管理的问题与改进方法，办公室业务，

2015(3)．