就业视角下学生档案管理存在的问题及对策

就业视角下学生档案管理存在的问题及对策

蔡艳莉潘杰

摘要：学生档案对学生就业具有促进作用。高校学生档案在建设上存在真实性、评价性、信息化和档案意识性的问题。以就业为视角，学生档案管理就要以能就业为导向，在档案管理上要做到“全面化”、“丰富化”、“个性化”、“真实化”和“信息化”，做好并强化学生档案的名片效应和先机效应。

关键词：就业学生档案名片效应先机效应

[中图分类号]G474[文献标识码]A[文章编号]1000-7326（2012）12-0098-02

高等教育的扩招引发结构性失业，就业竞争异常严峻。档案作为一种重要的信息资源，是学生就业的一张名片。由于各种因素的影响，学生的档案管理存在许多问题，影响学生档案的真实性和有效性。以就业为视角，高校学生档案管理要有新的思路和方法。应根据社会的发展，探索及强化学生档案的名片效应。

一、高校学生档案与学生就业的关系

高校学生档案是学校在学生管理过程中形成的记叙和反映学生学习、品德和表现的文字及图表等记录。学生档案客观及真实的反映学生在校表现情况，相对学生自身制作的简历和提供的材料，更加具有公信力。

我国的就业以市场为导向，结构性失业导致高校学生就业难，提高学生的就业竞争力是高校重要的课题，也是学生重要的任务。学生档案在提高学生就业竞争力的过程中发挥着重要的作用：首先，学生档案可以为学生认识自己提供依据，引导学生根据自身的优势来发展自己。高校学生还没进入社会锻炼，没有成熟的社会化，对自己的认识和定位显得相当茫然和焦急。学生档案在收集学生心理测评、职业倾向测试及个人自述的材料时也为学生认识自己提供依据和机会，从而根据自身的性格和爱好做出有利于自己的规划，发挥长处和优势，增强就业竞争力。其次，学生档案发挥着名片作用。学生档案全面记录学生的信息供用人单位参考，提升录用机会。一般而言，学生的就业竞争力体现在临场应变能力及各种证书的名片效用上，用人单位和学生的信息并不对称，用人单位对录用的人缺乏详细的了解。如果学生的档案里记录比较全面的信息，用人单位则会比较放心，在同等条件下肯定会优先录用提供完整档案的学生。这样用人单位还会根据录用者的情况提供更加合适的就业岗位，减少工作中的摩擦和不适应，达到双赢的目的。

二、就业视角下学生档案管理存在的问题

就业为导向为学生档案管理工作提供一定的目标性，使档案工作更加有针对性。可是，以就业为视角，许多高校及学生对档案具有功利性的认识，档案的原始性、真实性和完整性受到挑战。而学生档案信息管理技术的落后致使学生档案的服务价值存在明显的不足之处，造成档案潜在价值得不到有效的开发。

（一）学生档案的原始性及真实性受到挑战。

无论对高校还是学生来讲，就业具有非常重要的意义。为提高就业机会，增加就业竞争力，高校有意无意地对学生的档案进行包装。有意的强化学生表现比较好的地方，如成绩、获得的荣誉，党团关系、社会实践及团委学生会的任职。通过这种包装来强化“加分”；对于不是很重要的地方或者负面的评价，如受过的处分则轻描淡写，甚至通过人为的干预剔除负面的档案信息，尽量减少“减分”。这种情况下，学生档案的原始性和真实性受到挑战，用人单位并不能根据学生的档案信息做出合理的评价，造成就业竞争中的不公平，同时也降低学生档案的公信力，学生档案沦为“形式工具”而不是“评价工具”，用人单位在招人时不太重视档案的价值。学生档案的效用降低，学生对档案的重视程度降低，造成学生档案滞留和传递中出现各类问题，影响学生档案的保管和移转。

（二）学生档案的组成过分单调，评价性不足。

学生档案是学生在校表现的综合写照。目前高校学生档案的组成主要包括基本信息、入学材料、毕业材料、学业情况、奖惩材料及体检情况等。这些材料主要“强调政治表现和主观评价，轻综合能力记载和客观素质评价，缺乏时代性和个性”。[1]在社会竞争中，学生的心理素质、信用状态、动手实践能力、团结协作能力及社会责任感日益被用人单位看重，而学生档案对此提及则很少。显然目前的学生档案组成部分过分单调，档案所反应的信息是静止性的评价，缺乏动态性评价，缺乏个性化，造成评价性不足。评价性不足使得档案不到重视，根本不受用人单位采纳。

（三）学生档案的信息化服务有待提高。

目前学生档案的管理主要遵从着档案随人走的原则。学生考入大学后档案转入学校，毕业后，档案随即转到用人单位或者具有档案保管资格的人才市场等。整个流程来说，档案都是通过纸质文件进行流转的。在流转的过程中不免会出现档案滞留、传递错误及传递过程中档案弄虚作假。“随着高校的扩招和社会节奏的加快，高校学生档案呈现出存放时间短、流动快、投寄单位多等特点”[2]，这种落后的管理方式完全跟不上学生档案的管理需求。在信息化时代网络应用已经相当普遍，各种资源库的开发和共享让我们感受到信息时代的便捷。学生档案完全纸质性的操作和信息时代的趋向相悖。无论是学校与档案保管机构的档案流转，还是学生及用人单位对档案的需求都不能通过网络来实现，这样档案的价值就得不到有效开发。

（四）对学生档案的档案意识不到位

学生档案作为学生的记录。对学生档案资源的有效利用能客观的评价学生。学生档案既是学生的好名片，也是用人单位取舍的参照物。实际情况是学生档案并没有发挥出它应有的作用。无论是学生还是用人单位的档案意识都相当匮乏。从学校来讲缺乏学生档案的跟踪意识。学生离开学校后，学校就迫不及待的将学生档案处理出去。要么寄给用人单位，要么寄给学生所在地的人才服务市场。虽然通过专门渠道能确保学生档案的可靠接收，但接收后是什么情况，学生是否和档案机构联系的，学生档案是否遗失等都缺乏相应的跟踪意识。用人单位觉得档案是虚假的、程式化的，不具有利用价值而忽视学生档案的信息资源。学生自己对档案意识是建立在用人单位档案要求的基础上。如果用人单位很看重档案，如公务员机构、国有企业、事业单位等，则学生会认真考虑自己的档案问题并确保档案的有效传递；如果用人单位对档案的重视程度不够，学生则可能不去过问自己的档案，随便提供地址让学校寄出档案，缺乏有效的跟踪，造成档案滞留和档案遗失。

（五）学生档案制作具有单方面性

学生档案的制作往往是由学校来完成，学生参与少，甚至看到自己档案的机会都没有。这样可能造成学生档案信息材料的不全、内容的不准确及评价的不公正。一些负面的档案信息不能对学生的行为进行有效的约束。学生不能看到档案信息，档案对学生的引导也就无从谈起。学生档案里的心理测评、职业倾向测试对学生正确认识自己、合理定位及制定生涯发展规划都有裨益。另外，学生参与档案制作，“拥有材料的相关部门和人员就不会敢轻易怠慢，无形中起到了监督的作用，增强了工作成效”[3]。开发学生档案的价值，就要改变这种单向性的制作方式，要加强与学生的互动，提高学生档案制作的积极性和主动性。

三、就业视角下学生档案管理的新认识

以就业为视角来看学生档案管理，要看到学生档案对就业的促进力，也要看到就业对学生档案管理的消极力。学生档案无疑是学生可靠的名片。如果从档案本身角度，充分根据档案的规律，对学生档案进行“精”加工，细心包装，提供充实的学生信息，用人单位将能根据学生档案做出合理的判断，增强学生就业的竞争力。但是我们也要看到就业的盲目性和功利性对学生档案真实性的挑战，以及就业初期形成的档案无价值论对学生档案管理的消极影响。以就业为视角，学生档案管理就要以能就业为导向，在档案管理上要做到“全面化”、“丰富化”、“个性化”、“真实化”和“信息化”。高校应根据社会形势的发展，在学生档案上做足文章，充分挖掘学生档案的潜力和价值，把握学生档案的名片效应和先机效应。名片效应是充分运用好学生档案的名片功能。先机效用则是说当前大多数高校还是沿用计划经济时代的档案管理体制，没有认识和应用好档案的价值。高校若敢于吃螃蟹，则会获取先发优势，学生在起点上赢得竞争。把握好名片效应和先机效应，学生档案的信息价值才会受到重视并得到有效的开发。

四、就业视角下学生档案管理的对策

（一）提前介入，保持学生档案的真实性

就业为导向并不意味着要牺牲档案的真实性，否则档案的公信力将下降，任何对学生档案的“精”包装都显得没有说服力。高校保持学生档案的真实性要做到提前介入。首先从高校的角度要对学生档案保持正确的认识，要将学生档案的真实性提到重要的地位，高校不能做出伪包装的错误性决定；其次，要将学生档案的管理分成复审和初审两个权限，复审的权限放在院级部门，初审的权限交由各系（院、部）负责，这样即为学生档案的随意修改设置障碍，保持学生档案的真实性，又方便学生档案的初始化管理。要建立院级部门的学生档案备案制度，涉及到的学生成绩、奖惩及心理健康测评等都要到院级部门进行备案，防止各系（院、部）刻意去除学生的负面信息。

（二）学生档案“精”加工，保持个性化

学生档案就是学生的名片，是学生真实情况的反应。高校就要通过制作各种档案来全面反应学生的信息，通过精加工，为学生量身定制个性化的档案。学生档案的个性化不意味高校要根据每个学生的情况来专门的进行档案内容设计，对于有限的档案人员来说显然做不到。个性化是指高校通过档案内容的设计反应学生个性化的内容，比如进行心理测评和职业倾向测试，这样能突出反应每个学生的个性行为；又如设计规范化的自我测评表，让学生根据自身的情况来填写，以反应每个学生自身的特色。档案材料的丰富和个性化要重视实质性。根据社会发展需要，学生档案在保留传统材料时要重视时代性。传统性的材料有：学籍卡、成绩册、学籍变更材料、奖励、处分材料、新生花名册、毕业生花名册及党团组织关系等。时代性及个性化的材料主要有：心理测评、职业倾向测试、信用档案、社会公益活动实践档案、团队活动档案及科技活动档案等。另外，学生档案还应允许学生根据自身的情况制作特别的档案信息。为确保档案信息的真实性，学校应加强对原始材料的审查。

（三）加强学生档案的信息化服务

信息化建设是时代的趋势，学生档案的管理要适应信息化的挑战和要求。加强学生档案的信息化建设，学生档案的信息价值才能真正受到重视并得到运用。高校可借助办公自动化的趋向加强学生档案的信息化建设。学生档案的信息化建设首先要建立办公系统。高校可将学生档案的系统建设交由档案部门来完成。学生档案的管理系统应分为初审和复审权限，初审部门负责学生档案材料的提供、修改及完善，复审部门负责对初审部门的工作进行复核，以避免初审部门的弄虚作假。初审部门应交由各系（院、部）。由于学生档案不同于高校的电子文件档案，学生档案一般跟着学生走，具有周期性，学生档案的管理部门不应交给档案部门。档案部门人手有限，也不熟悉学生业务，更不处理学生毕业事项。因此，对学生档案的复审应交由学工办。学生档案管理系统要能和互联网实行无缝对接，这样方便用人单位、学生及院系查询学生信息，防止学生档案的刻意造假，提高学生档案的公信力。

（四）努力提高学生的档案意识

学生档案作为学生入学以来的记录，全面及客观地反应学生的信息和面貌。学生本应高度重视，对档案保持敏感度。当前几种错误的思潮让学生对档案形成错误的倾向：一是高校不会保留学生档案里的负面信息。二是学生根本不知道档案里有什么，不把学生档案当回事，学生对档案缺乏“敬畏感”，也缺乏重视感。充分发挥学生档案的名片效应和先机效应要提高学生的档案意识。提高学生的档案意识首先要做好宣传，要将档案教育纳入大学新生的首日教育，在档案馆开设关于档案知识的专题讲座。同时高校还应在宣传栏等醒目位置宣传档案知识，通过宣传在学生里建构和强化档案意识。档案管理部门要加强学生档案的跟踪，确保档案移转的可靠性。其次，高校要建立起一定的惩罚机制，杜绝人为因素对学生档案真实性的不当干扰。对刻意拿掉学生档案里的负面评价信息的要给予一定的责任追究，这样学生档案才有公信力和威慑力，学生才有敬畏感，督促学生在校良好表现，对外则转化为就业竞争力上的优势。

（五）学生共同参与学生档案的制作

学生共同参与学生档案的制作可以确保学生档案对学生的约束力、影响力和作用力。学生参与档案的制作包括程序性的参与和材料性的参与。程序性的参与是指档案的移转、完整性及评价性内容都要学生过目。材料性的参与是指包括自我鉴定、自我评价、社会活动参与情况及职业倾向等在内的材料需要学生自己来弄，提供相关性的证明，由院系把握材料的真实性。学生毕竟对自己比较熟悉，由学生参与能最大限度确保档案的评价信息的真实和公正。在学校所规定的档案的信息之外，学生还可以根据自身的情况提供些比较个性化的信息以供用人单位抉择。

作者简介：蔡艳莉（1980—），女，广西机电职业技术学院办公室，馆员，管理学学士，研究方向：档案管理（广西南宁，530007）；

潘杰（1968—），男，广西机电职业技术学院招生就业处高级工程师，工学学士（广西南宁，530007）。

[参考文献]

[1]练红珍.“就业视角下的高校学生档案实效性管理研究”[J].档案与建设,2011（8）：22.

[2]李真.“高校学生档案管理工作的现状分析及对策”[J].云南档案,47.

[3]段义严.“高校学生类档案概念辨析及其管理模式探讨”[J].兰台世界,2011（3月下）,42.