浅谈建立高校公用房管理系统的必要性

浅谈建立高校公用房管理系统的必要性

赵曦（黑龙江大学资产管理处房地产管理科，黑龙江哈尔滨1

摘要：详细介绍了公用房管理系统建立的原则，并阐明了建立公用房管理系统的必要性。

关键词：高校；公用房管理系统；原则；必要性

随着我国高等教育事业的不断发展，高等院校作为为国家培养人才的重要环节，其校园的合理规划与有效的管理工作越来越引起社会的重视。近几年来，由于我国高等教育的改革和发展的需要，扩大办学规模，因而许多高校正在或即将改造和扩建新的校区，使得校园需要重新规划;无论是合并还是新建校区，校园大都不在一处，各成体系。为适应社会的发展和国家建设的需要，各高校都在加大改革力度，重视加强校园的建设与绿化。上述情况均给高校信息管理和规划决策工作带来许多的不便与困难，传统的手工管理工作模式已远远不能满足高校发展的需要。

作为黑龙江省省属院校，黑龙江大学2007年、2008年连续两年进入全国高校排名前100名，学校各个方面都有了长足的进步，这不但给学校提供了空前的发展同时也给学校提出了新的挑战。从学校的长远发展来看，这无疑给学校的建设等方面提供了大力的支持，学校的品牌、知名度也在不断地提升，这对学校的做大、做强以及进一步建成为世界一流大学无不具有空前的推动作用。同时，我们也应该看到，这一美好前景的背后也存在着不容乐观的因素，学校壮大了，存在的问题也就渐渐地暴露出来。各个校区的分散、各成体系给教学、管理等方面都带来了不可回避的问题，学校信息管理方式上的滞后影响管理工作的效率提高，这些势必会影响学校的发展速度。公用房作为高校固定资产的重要组成部分，和广大教职工的切身利益息息相关，更应强化管理，率先走在信息化建设的前列。科学的管理不仅仅是简单的日程性管理，而是要建立一套完善的数据管理模型，实现数据共享，在各种条件下提供全面地数据查询、检索、汇总、统计等功能，并提供资料进行有效地分析、利用，才能达到科学管理的目的，建立起一套真正有利于提高生产率的工作模式。

我校于2001年就已开发出校园核心办公系统，并建立了个性化信息服务门户——校园网，随后陆续建立了学籍管理系统、师资管理系统、学生成绩管理系统、课程安排管理系统、图书管理系统、资产管理系统等子系统。因此公用房管理系统是改变传统的管理模式，实现校园合理规划、提高公用房管理效率的重要环节。

1公用房的定义

高校公用房是指所在高校具有使用权属的土地上建造的各类房产资源，包括教学用房、科研用房、行政办公用房、后勤服务用房、校办产业用房、师生活动用房、学生宿舍、单身教职工宿舍等。

2公用房管理系统建立原则

公用房管理系统应该能够对学校公用楼，如教学楼、礼堂、办公楼、学生宿舍楼等各层房间的分布，各个房间用途、使用人、电话等信息进行管理。它应具有楼层房间图的浏览、录入、编辑、查询、打印输出，以及相关统计报表功能。另外，公用房管理系统必须与固定资产管理系统结合起来，对数据做出分析，为学校决策层提供辅助决策的功能，以正确掌握学校公用房产的空间分布和使用状况，为学校公用房产的维护、使用安排和科学管理提供准确的资料。系统的设计以需求为导向，在设计和实施过程中主要遵循如下原则：（1）共享性——应满足基础数据多种方式获取的要求，在现阶段，学校与房产有关的管理部门都已经有其他的应用系统在使用，系统应考虑数据可以从这些应用系统中获取，同时又能将更新的房产数据交换到其他需要房产数据的系统中去。（2）经济性——在满足业务需求的情况下，应综合考查各种可用系统运行成本，在满足功能的情况下，选择成本较小组件，为用户节约成本。（3）实用性——应充分考虑到学校房产工作中的实际需要，在设计中构造灵活的体系结构，便于更改;图形数据和属性数据无缝集成和一体化管理，使空间数据完全融入到系统中去，符合用户的要求和习惯。（4）可扩充性——采用面向对象的设计思想和开发技术以及构件设计思想，保证在用户的需求发生变化时，系统代码和数据库设计修改量减到最小。（5）方便性——公用房管理系统在设计时，应考虑用户使用的方便性，同时对于系统中后续的学校电子地图、房产平面图的更新和维护应方便、简单。（6）安全性——应充分考虑系统的安全问题，将用户分为不同的层次，享有不同的使用权限。（7）完备性——系统必须有完备、准确、更新数据的机制，将各种业务数据与基本数据进行有机的融合，以满足系统应用需求。

建立公用房管理系统是一个过程，一般来讲应包含以下几个环节，即：数据采集、数据库建立、数据存储与处理、数学模拟和决策支持。

（1）数据采集。数据采集是实现公用房管理工作的基础。它要求：一是数据必须具有全面性，应包括学校的土地、建筑物布置、各种管线等各个方面;二是数据快捷;三是数据适应性，即在要求的时间内确保数据的及时更新。可以利用己有的大比例尺地形图及校园规划总平面图，通过实地调查和补测修改编辑成现势地形图，利用数字化仪或扫描仪进行数字化，建立数据图形文件。

（2）建立数据库。高校校园的一般数据主要有图形数据、图像数据、统计表数据和文字数据等几部分组成：a.图形数据信息。图形数据信息包括校园平面图、校园落位图、建筑物平面图、局部平面图、建筑物三维图、管线平面图等等，在公用房管理系统中以这些图形数据来描绘校园地形及建筑物的分布情况。b.图像数据信息。图像数据信息包括校园航拍图、建筑物外观照片、局部包括教室、实验室、学生宿舍和办公楼的内部照片。c.统计表、文字信息。该信息是将建筑物基本信息，即面积、布局等与实用信息，即功能、名称、使用单位、使用人员等有机的结合起来，便于统计查询，并与以上图像、图片信息相结合，将建筑物的相关信息直观的传达给使用者。

（3）数据的存储及处理。公用房系统的数据和信息量比较大，其存储目前主要依赖于分布式存储系统，各种数据库都以字段编码的形式按一定的表结构有效地组织起来，以形成“数字化校园”管理的数据库。而对图形的管理应根据地物要素的数据类型和专题内容，按类分层，同时要适合学校大多数用户的需要。

3建立公用房管理系统的必要性

我校校园建筑面积大，建筑物分布错综复杂，校园内的公共用房种类不少，数量甚多，用户信息量大而杂，更新速度快，再加上学校建设的不断发展，规模的不断扩大，招生人数的增多，校区的合并、增加、扩大，学科专业的增设以及不断完善，学院的分离、合并、不断扩大等变更，老的建筑楼的翻新、装修、改造、拆除，新的教学楼、实验楼、办公楼等建筑楼的修建，这些都大大地加速了校园内的公用设施的变化发展，这其中变化最大的莫过于各公共用房及其相关信息。公共用房管理系统不仅能使管理工作更加方便、直观、快捷，更重要的是能大大地提高办公效率。随着这些信息量变得越来越庞大，很难再利用传统的资料和传统的方式对其进行高效、方便的管理。

3.1使公用房管理更具准确性、科学性。以往数据的提交是从陈旧的档案图里图解出来提取的，精度很难达到要求。传统方法修改图纸，不仅劳动强度大，而且会使得数据的可靠性和现势性都失去保证。应用公用房管理系统后，由于楼群的基础信息已存储在系统内部，因此用户可根据不同的业务需求，随时对公用房数据进行查询和统计，确保了数据的准确性，更实现了公用房的科学管理。

3.2公用房数据可以随时进行动态更新。采用传统的方法，数据更新的工作量比较大，且效率较低。各种公共用房的分配、申请、登记手续多而繁琐，平面图的编辑、更新不方便，如果需要获得最新的平面图则需要查找相当多的平面图资料。应用公用房管理系统后，可以实时对公用房数据库中的相关内容做出更改，使公用房管理更加便捷。

3.3提高公用房管理效率。面对如此复杂而数据量巨大的公共用房属性信息和平面图资料，特别是平面图资料，在表达方式和表现手法上都显得落后而不直观，应用公用房管理系统后，利用计算机技术，使这些平面图资料和公共用房的属性信息的关系一目了然。