信息化背景下档案管理改革初探冼思瑶

信息化背景下档案管理改革初探冼思瑶

冼思瑶

身份证号码：2302031984****142X

摘要：现阶段，社会经济发展非常快速，而信息技术在发展过程中，已经得到了人们的认可，并在生产生活中推广应用。在政府、企业各部门中必不可少的一个工作环节就是档案管理。在信息化大背景下，通过信息技术在档案管理工作中的应用，企业能够更好地做好档案管理工作，并充分发挥档案管理工作的作用，更好地促进企事业单位的发展，服务于民惠及于民。本文探究了当前背景下档案管理工作存在的问题，并提出了一些有利于档案改革的有效性对策。

关键词：信息化背景；档案管理；改革

前言

信息技术是当今社会发展中的重要内容。不管是人们的生产还是生活，信息化操作都得到了推广应用，并收到了良好的效果。对于档案管理工作而言也是一样的，在档案管理中，人们也逐渐寻求最佳的方式以最短的时间搜索到所需的资料，这为传统档案管理工作的改革起到了一定的促进作用。同时和生活服务功能相融合，从而能够有效落实档案信息管理工作改革方案，助力于我国档案管理工作，使档案管理工作最终得以长期、有效的可持续发展。

1当前档案管理工作存在的主要问题

1.1信息化管理存在不足

在实际的档案管理中，传统的档案管理模式完全满足不了当代工作的具体需要，在档案管理中充分应用物联网和大数据，使得档案管理更有针对性，并通过精准分析和筛选档案数据，很容易将档案管理工作的节点找到，在很大程度上利于档案管理工作水平和质量的提升。然而，在具体的实施中，存在的一个普遍性的问题就是档案管理人员没有充分掌握信息技术，死守传统档案管理模式，因此对工作中存在的问题无法及时发现，从而在一定程度上使档案管理工作效能无法提升。

1.2现代化管理体系缺乏

对于档案管理工作而言，通常精力会放在主营业务上，无论是资源调配还是工作统筹上，都没有充分重视档案管理工作，更不用提建立良好的管理体系，而在财力和人力资源配置上实效性和专业性也不足，那么，怎么样能够成功建立起信息化和现代化的档案管理体系，这和整个管理工作水平有直接关系。基于此种背景，档案管理人员理当关注的重点就是怎样将档案管理的综合效能进行提高，并在现代信息化管理体系中有效纳入档案管理工作，从而助力于我国档案管理工作发展。

1.3档案管理智能化水平低

档案工作想要健康可持续发展，首先就要对档案管理水平进行有效的提升。也就是说，档案管理工作和现代信息技术无法分割，在具体的档案管理工作中，科学管理方法匮乏，导致多个单位没有先进的档案管理手段和模式，智能化水平也不高，无法提升档案管理效能。在管理档案时包含很多数据，若无法正确使用信息管理系统，则档案管理的风险和漏洞会逐渐显现，使得最终的管理效率低下，所以，我们要寻找科学合理的信息化管理模式，从而使得档案管理综合水平和质量得以进一步提升。

1.4资金投入力度不够

企事业单位会纷纷将资金投入到项目开发等方面，却往往忽略了在档案管理方面的投入。不少领导认为档案管理作用不明显，不需要投入太多。正是这种不成熟的理念，在一定程度上导致企事业档案管理水平较低。同时，在档案管理工作中，不仅缺乏良好的硬件条件，也缺乏高素质的管理人才，导致网络化与信息化的档案管理模式的构建受到制约，影响档案管理水平的提升。

2信息化背景下档案管理的改革策略

2.1对档案管理信息化建设进行加强

庞大的档案原始资料会存在于档案管理工作中，并伴有大量的数据，人工管理档案，既容易出错，同时又有一定的安全隐患存在。因此，有必要有效地引入现代信息管理系统。通过加强信息化建设，可以有效提高档案管理的综合管理水平。在管理档案时，由于没有引入信息系统，使得档案管理较为困难。并且，在档案管理系统的开发和应用中，有必要根据档案管理的实际情况，找到最佳的信息管理工具，并进一步优化和调整，以充分满足现代档案管理的需要。

2.2提高管理者的信息水平

在档案管理中，管理人员的专业素养极为重要。想要更好的对我国档案管理事业进行改革，工作者的主观能动作用尤为重要。首先要对档案管理人员进行专业知识培训，使他们可以对信息技术和电脑操作技术进行熟练的掌握。通过正确的管理操作，能够在管理电子文档数据的过程中进行网络数据上传。此外，有必要提高档案管理人员的整体素质，并保证其在法律法规范围中，从事档案管理工作。此外，管理者对工作中的问题要及时发现，并结合实际寻找有效的解决方式，并建立全新的改革方案。这样，管理者才能够在自我完善下，使自己的工作质量和效率得以提升，从而能够更好的投入到档案管理工作中去，更好的为人们提供服务。

2.3加强研发，配备完整的信息化档案管理设施

根据档案规范管理的就提需要，配备完整的速印机、摄像机、复印机、档案管理软件、扫描仪、电脑等设备。并大力研发档案管理软件，使其充分具备借阅、归档、统计、检索、浏览以及查询功能。另外，在传统档案管理工作中资金严重不足，所以在改革的同时要加大对档案管理基础性设施的投入力度，并设有档案库和阅览室，使档案管理和查阅更具规范化[1]。同时，需要在档案库内根据具体要求对空调、复印机、密集架、去湿机、打印机、计算机等进行配备，并能够合理保存好光盘、磁盘、磁带都能特殊档案载体，以免因保存不好而发生损坏。

2.4建立现代档案信息化管理体系

在对档案管理进行信息化改革时，为了使科学化管理目标得以有效实现，并提升管理工作效能，则需要对认知进行创新，并将责任进行落实，建立起信息化管理体系[2]。在构建信息资源体系中，需要对相应的责任进行明确，以防止“网络真空”的管理现象发生，在机制中将权力和责任有效整合，防止人为的误操作现象出现，通过建立多元化档案治理体系，成功建立起现代档案管理机制，使各种工作可以按流程规范的进行，并充分落实责任，最终使档案管理综合水平得以提升，从而使档案管理信息化建设目标顺利实现。

2.5实现档案管理思维的创新性

因受到传统因素的影响，不少领导者缺乏对档案管理工作的重视，在新时期需要进一步改善这一现象与局面。其中，管理者与领导者需要从多个角度对档案管理加以重视，并从本质上意识到其重要性，将传统且陈旧的管理思维积极摒弃，学习全新的策略，对档案进行信息化管理，这样一来才能真正与时代相互接轨。除此之外，还要根据实际的发展情况，学习有关档案管理信息化的内容，在未来的发展中能够更好的服务于档案管理[3]。比如在近几年，科学技术的不断发展，互联网的时代来临，可以与其它档案管理数据相互整合，以大数据平台的方式存在，并且实现各个领域之间的无障碍沟通，利用大数据平台企业之间可进行信息的查询。当然在短时间内要想做到这一模式是比较困难的，需要循序渐进，如此方可实现企事业单位的可持续发展。

结束语

此外，在档案信息化管理的过程中，需要对工作节点准确把握，并对工作流程和体系不断进行优化，对其中存在的问题及时发现并有效解决，使档案管理综合水平得以最终提升，实现档案管理信息化发展的最终目标。

参考文献：

[1]张晓晨.信息化背景下行政事业单位档案管理路径初探[J].办公室业务，2017（13）：112.

[2]姚玲娣.信息化背景下供电企业档案管理改革对策初探[J].办公室业务，2017（11）：80-81.

[3]刘喜珍.信息化背景下文书网上档案数据管理工作初探[J].网络安全技术与应用，2015（03）：43+45.