现代管理理论在档案管理工作中的应用

现代管理理论在档案管理工作中的应用

王燕云

王燕云

中国航发成都发动机有限公司四川成都610500

摘要：现代管理理论是社会经济、文化发展的综合产物，它要求人们的管理思想现代化、管理组织现代化、管理方法和手段等，都实现现代化。现代管理理论运用于各行各业，同样也运用于档案管理工作中。接下来就针对现代管理理论，在档案管理工作中的应用做一简单论述。

关键词：现代管理现代信息技术计算机技术

随着社会的飞速发展，所应用知识的更新，越来越多的新型管理方式，运用档案管理中，提高了档案管理的效率，使其更加科学，更加系统。传统的档案管理，以手工工作为主，效率低、出错率较高，有的甚至丢弃。现代管理理论与传统管理相结合，我们需要做的是，把传统管理优秀的思想继承下来，融入现代管理理论之中，使档案管理更加系统、具体，用来提高管理效率。

一、现代管理理论在档案管理中的主要内容

1.1硬件设施

对于档案的管理加入先进的软件和硬件设施，对其进行应用，用于加强档案管理间，各个环节的联系，例如计划、目标、人员安排等方面。

1.2信息技术

将档案管理加入现代信息技术，从而建立数学模式，尽可能把信息用数字形式出现。

1.3计算机整理

通过计算机对收集到的资料加以整理，查询传递，分析利用等，提高各个环节的工作效率。

1.4建立档案

建立现代档案管理的标准，将其标准化，从而有效开展管理工作。

二、现代管理理论在档案管理中的意义

2.1极大地提高了档案管理的效率

现代化管理理论的运用，档案管理以信息化形式出现，只要录入一次，便可形成永久记忆，并且通过网络，进行自动数据分享、数据检索、数据查询等，最大幅度的减轻了人工的工作量，减少了人员的参与度、减少了出错率，提高了工作效率。

2.2有利于利用大量的信息资源。

档案中含有的大量信息，通过对这些信息的合理化利用，体现资源的价值，在传统的档案管理中，大多数都是以文字出现，占据大量人力、物力，浪费了空间等，造成大量资源的浪费。运用现代管理，大量的信息资源，全全由电脑控制完成，进行整合资源、实现资源共享，使得内容更加丰富，存储空间大大增加，提供了丰富的可开发性和可利用的资源。

2.3档案管理的服务质量大大提升。

档案管理存在的价值是，让它服务于人们，为各行各业提供可开发和利用的资源，现代管理理论的使用，为大家提供了快捷服务，如在查询资源时，因为现代管理是以资源库形式存在，只需对电脑的基础操作大概了解，人们就可做到在很短的时间内，很便捷的查询到自己所需要的资源。

三、现代管理理论在档案管理工作中的应用

3.1充分运用软件和硬件在档案管理工作的应用。

软件就是通过计算机网络，利用现代化的手段，科学的管理数据系统、信息安全以及操作系统；硬件就是档案工作中，根据所需要的设备，对其更新换代，减少人员消耗等成本、提高效率。如硬件设备中的传真机、扫描仪、移动硬盘等等。在运用中发挥着极大的作用。如：现代知识管理，就是要把人们在实践中，总结的经验，对国家、社会等各行各业，有保存价值的文件和大量材料，应用于档案管理中，用来满足人们日益增长的需求，通过现代化管理体系，充分发挥其资源优势，例如方便快捷，从而为各行各业服务，使个单位的市场竞争力有所增强。

3.2运用现代管理理论，整合信息资源，提升档案管理质量

现代管理理论在档案管理中作用显著。档案管理的特点就是，拥有大量的资源，其资源具有丰富性、储存量大的特性，通过现代化管理，运用信息资源数据库的形式，把较为传统的文字性资料，进行数字化处理，用计算机信息技术，和互联网应用技术，把处理过后的文字，通过网络数据进行采集管理，通过特定的计算机程序对其进行控制、编辑和分类，从而做到科学化的管理档案。例如现代管理理论在公共管理中的应用，公共管理就是公共行政、公共事务和社会公益事业等，它们主要为大众提供公益性的服务。随着计算机技术的广泛使用，将这些档案信息化、电子化，方便与公众通过各种便利的途径，十分轻松的就能获得所需信息，实现了档案的使用价值。

3.3现代化管理理论使档案管理更规范

档案管理先进技术的合理应用，增加了档案管理的安全性。唯一可能造成信息的泄漏问题，最终有可能发生在，人为失误的情况下，再或者制度不完善。如现代管理有完整的管理体系，和较为科学，合理，制度、业务技术都比较规范的情况下，才可大大减少由于人为而造成的失误，进而降低安全风险。

3.4运用现代管理理论，推动了档案管理队伍的建设

现代化的管理，使档案工作简单化，但是对档案工作人员要求则会越来越高，现代化管理，在有了精密的设备，和科学的制度的情况下，档案工作人员要精通设备的使用，熟练使用操作流程，严格按照规程操作。通过网络培训，提高档案管理人员的素质，提升他们的专业素质，从而提高他们的综合能力，使档案管理高效，有效进行。例如人本管理的应用方面，人本管理的宗旨就是以人为中心，想一些合理的的激励因素，进而调动人们的工作激情，实现自我的价值。档案管理事业的发展，离不开人文的发展，但是在当今现实社会下，管理存在许多问题，就例如管理工作人员，首先在工资和待遇方面，其实并不是很高，同时又缺少晋升机会，最后外加工作的内容，较为繁杂、枯燥无味等，在这些情况下，很难调动他们的积极性和创造性。因此引入现代管理的理念，给他们注入新鲜的血液，从尊重他们个人的价值为起点，同时对一些相关制度进行调整，提高他们工资的待遇，通过一些激励方法，提高他们工作的积极性，从而尽可能的缩短工作时长，提高工作的效率。

四、结束语

现代管理理论在档案管理中的应用非常广泛，使档案管理这项工作更加的规范化、更加科学化、更加系统化和信息化，从而更好地为人们提供快捷方便的使用，同时也保证了档案的安全。

参考文献：

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[2]张越，周建波，张亚光.中国现代管理理论的学科考察与启示[J].河北经贸大学学报，2017（06）

[3]肖晏夏.军工固定资产投资项目档案管理问题解析及对策[J/OL].品牌研究，2019（03）