现代化管理视域下的文书档案管理研究

现代化管理视域下的文书档案管理研究

吴慧丽

厦门经济特区房地产开发集团有限公司360102

摘要：随着现代化信息技术的发展，办公现代化已经成为了文书档案管理的主要发展趋势，在现代化管理的视域下，改革文书档案管理是重中之重。本文基于这个基础之上，对于文书档案管理由传统的管理模式向现代管理的转变进行论述，阐述了文书档案管理实现现代化管理模式的重要性，对于文书档案管理的现代化模式提出意见，希望对于实现高效、快捷的电子档案信息管理提供一定程度上的参考意义。

关键词：现代化管理；文书；档案管理

档案是贮存知识和信息的一种主要形式，它记载着大量的历史事实、数据、成果和理论，是了解过去信息的一种主要形式，是对于信息资源的整合。随着计算机技术和网络技术的发展和应用，传统的文书档案管理在现代管理视域下难免显得繁琐，自动化的管理越来越成为档案文书管理的未来的发展方向和趋势，很多文件和档案可以通过电脑和网络实现管理现代化，计算机和网络技术在文书档案管理中的应用，在很大程度上提高了管理效率，实现了高校、快捷的档案管理模式。

一、文书档案现代化管理的必要性和重要性

1、传统的文书档案管理通常采用单一的纸质文件归档，工作量大，工作时间长，档案管理人员的大部分精力只能集中在档案整理及档案目录分类上，且查找利用困难，效率低下。档案在发展过程中自身固有特性的原因遇到难以回避的问题，因此，需要寻求新的提供利用手段；

2、原件利用频繁，易损毁需要在提供利用与保护原件之间寻求平衡点；

3、随着社会的进步和经济的发展，档案的数量也在逐渐递增，据国家统计局的统计数据表明，截止到2015年，全国各级各类档案馆及地、市级以上机关档案室共保存档案约5.7亿卷。排架长度约10500公里。逐年增多的档案让传统的档案管理暴露出许多问题，传统的文书档案管理手段已经不适应当今社会发展的需要，我国的文书档案管理需要在这个时代中完成转型，实现现代化管理。因此，在现代管理的视域下，对于我国文书档案管理的改革势在必行。

二、文书档案现代化管理的优势

1、提高了档案管理的效率

文书档案现代化管理有利于减轻档案管理人员劳动强度，缩短信息的加工时间，提高工作效率。通过档案电子信息化的处理，工作人员可直接利用计算机完成档案信息加工，组成档案机读目录数据库，然后利用系统内数据自动编制案卷目录、分类目录等，快捷地完成大量繁琐的工作。

现代化的文书档案管理能够实现数字化操作，能够定期对于档案的信息进行统计，建立起一个包括信息统计、信息鉴定、信息催还等多种功能于一体的系统，实现通过一次编辑之后，可以随时随地对于档案的信息进行监控。这样的自动化的管理模式让文书档案管理摆脱了传统的繁琐的模式，实现了档案管理办公的自动化操作，不仅提高了档案管理的便捷性，而且大大提高了档案管理的工作效率，实现了高效管理。

2、增强了档案管理信息的准确度

文书档案现代化管理有利于方便快捷检索档案，提高档案利用率。计算机信息系统的各种数据，具有多种检索功能，关键在于管理人员在建立数据库初期要选择或开发适用的软件，将原始数据认真录入、归档及分类，使用时就可以达到方便快捷检索的目的并实现档案资源共享。

文书档案管理现代化的管理模式能够实现文档一体化，解决了过去的文件处理和档案管理分散的问题，让这两者成为一个有机的整体，这种文档一体化的方式使文书的处理工作成为档案管理的前端任务，文书处理的好坏直接影响到档案管理的准确性，文书档案一体化的实现能够让档案管理的准确度得到进一步的提高，真正实现文书档案的科学化管理。

三、文书档案现代化管理的实施要点

1、确保电子文件原始有效

文书档案现代化管理一般采用网络管理和电子自动化管理的模式，因此，在管理的过程中要确保电子文件的原始有效。电子文件不同于以往的传统的档案文件，电子文件可以在文件办理结案后随时进行归档，减少了以往繁琐的工序，电子文件由文件的形成部门直接通过网络技术将其传送给档案管理部门，并采用数码封签认证的方式，由档案管理的接收人进行认证并登记，并按照档案管理的事由原则给出档案的分类号，并设定访问和限制的级别，方便将来的查找。

但是电子文件由于采用的技术是电子信息编码，因此在编辑修改的时候无法保留痕迹，载体无法实现固定化，因此这种技术的实现也让电子文件的原始文件辨别变得复杂而困难。因此，在文书档案现代化的过程之中，要对于电子文件进行加密保护，确保档案的接收部门接受到的电子文件是原始的电子文件，以保证文件信息的真实性和准确性。另外，为了应对电子文件载体出现读不出的问题，档案管理部门要在电子操作的基础上对电子文件进行打印纸质版档案，当做是电子文件的备份。

2、强化对档案载体的保护

文书档案的现代化管理，档案的载体不再是传统的纸质材料，档案的载体实现了多元化的形式，例如，计算机硬盘、缩微型（诸如缩微胶卷、平片等）、声型（诸如影片、照片、唱片、录音带、录像带等）、机读型（诸如存储在磁性材料、光盘等载体上的计算机可读文件）等新型记录方式的出现让档案管理实现多元化存储的同时，也带来了新的问题。这些新型的档案存储载体虽然实现了便捷化的需求，但是在长期性和完整性上来说，达不到传统的纸张档案的保存周期长度，因此，在文书档案现代化管理的进程中，要加强对于档案载体的保护，优先采用保存时间较长的载体，并让载体远离磁场、并与能产生干扰的物品相隔离，并对于档案的载体进行禁止擦划、修改的处理。

3、培养专业的文书档案现代化管理人才

要想实现文书档案管理由传统方式向现代化管理方式的过渡，必须从人员的培养上着手，要培养专业的文书档案现代化管理人才，健全文书档案管理人员系统，设立专门的培训内容，不断提高专职文书档案管理人员的专业修养和专业素质，让他们对于信息技术和计算机技术有一定的了解和掌握，还要同时兼具传统的文书档案管理专业素养，实现现代化技术和专业素养的结合。同时，对于从事文书档案管理的人员，要不断地通过培训和进修，对信息理论和相关的知识进行系统的学习，要熟悉相关的现代化管理的法律法规，不断地提高自己的业务水平。

对于专业的文书档案现代化管理的人才系统建设来说，从选拨上就要选择具有专业素养的人员进行任职，不能任意从其他岗位上抽调，要保证从业的人员具有一定的专业基础；另外，对于已经在岗的人员，要进行定期的培训和考核，并通过考核淘汰专业素养不过关的人员，让他们真正做到在技能和专业上都能够适应现代化管理转型的需求。此外，还要对于传统的文书档案管理制度进行一定的修改，让其符合现代化管理的标准，让制度的内容适应现代化管理的发展，保证在新的制度下的文书档案现代化管理的各个环节的有序进行。

结语：

做好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为单位工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，其重要性不言而喻。文书档案工作的收集、整理、鉴定、检索、保护和统计等环节之间存在着既相互连接又相互制约的关系，文书档案管理系统是一个十分复杂的系统，牵一发而动全身，因此对于文书档案管理工作来说，在现代化管理视域下的转型并不是一朝一夕能够实现的，在由传统的管理模式向现代化管理模式的转化过程之中，需要我们对于电子文件、信息载体、人员配备等方面做好充分的准备。

参考文献：

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