加强新形势下档案管理工作的思考

加强新形势下档案管理工作的思考

张满意

河北秦皇岛91404部队河北秦皇岛066000

【摘要】整理、分类和编号档案，以方便相关人员查阅和利用档案，进而高效利用档案资源是档案工作的重要内容。而在新形势下，档案管理人员需要将自身的专业水平和综合素质提高，对档案管理手段进行改进，促进我国档案管理工作朝着自动化、智能化和现代化的方向发展。对此，本文笔者和自身工作实践经验相结合，对新形势下加强档案管理工作的有效策略进行了探讨，以供参考。

【关键词】档案管理；信息化；制度

档案管理工作实际上就是收集整理档案，然后分类档案，并立足于分类展开编号，保证在后期查询使用的过程中可以第一时间查询到。在信息化的大力发展下，传统的档案管理模式已不能和数字化档案管理的需要相适应，在档案管理工作中电子档案的运用越来越广泛，这种发展趋势加大了档案管理工作的难度。在信息化的形势下，档案管理工作要用科学发展观对档案工作进行指导，应做到标准化、规范化，重视风险控制，促进自身素质的不断提高，从而切实做好档案管理工作。

一、进一步强化档案管理的制度规范

优质的档案管理有利于经济社会的良好发展，提供完善得劲经济信息等[1]。立足于市场的发展趋势，对档案管理的内容进行调整，将档案管理的科学价值充分弘扬出来。在把档案管理的基本工作完成的基础上，相关人员应和现阶段的发展状况相结合对合适的检索工作进行选择，从而促进档案资料的水平和质量的有效提高。不仅要完成工作，还需要具备完善的监督制度对资料的完整性进行监控，特别是针对重要档案资源的处理上。一个完整的管理制度还离不开良好的客观环境为支撑，如调整档案管理措施和模式、完善档案管理的基础设施，从而构建良好的工作环境。有序高效的制度管理既能促进工作效率的提高，同时也能推动社会的发展。因此，档案管理人员应进一步强化自身的管理素质，保持良好的工作态度。

二、做好档案管理人才队伍建设

档案管理人员的综合素质直接决定了档案管理工作质量的高低，因此在档案管理工作中必须对档案管理人员的素质引起高度重视，加大对档案管理人员素质的培养力度。第一，档案管理工作者需要主动利用信息技术和网络技术积极主动展开学习，尤其是要借助图书馆和网络等各种渠道对和档案管理有关的信息资源进行收集，确保自己管理思想的先进性，并和一些成功的档案管理案例相结合，不断提高自身的管理水平和工作水平。第二，在具体档案管理工作环节中，相关人员还应第一时间和其他部门的工作人员积极交流沟通，促进档案管理工作集中管理和归档整理工作质量的提升，并确保档案信息种类、内容的规范性和完整性。第三，管理者需要在某一固定时间对档案管理人员展开培训和教育，使其工作能力和综合素质得到提高。在培训管理人员的时候，相关人员要对此项培训工作的目的性和针对性引起高度重视，从而从人才上大力支持档案管理工作的有序高效开展。

三、完善硬件设施

完善的档案管理设施是把档案工作做好的关键。档案管理工作并非借助人工就可以完成的，尤其是新形势下的答案管理工作，必须以先进的设备为支撑，因此，需要加大档案硬件设备设施的建设力度[2]。第一，要把独立的档案室建立起来。由于档案室对防虫、防鼠、防潮、防盗、防火和温度有着很高的要求，不能和普通办公室相提并论，要立足于档案工作的特点设立专门的房间，条件较好的，要事先展开规划设计，以和档案室设计要求相符。第二，要确保相应设施配备的齐全性。不仅要配备传统的档案盒、档案柜、装订和裁剪等设备，同时还要重视档案管理现代化的要求，对充足的扫描仪、存储介质、打印机、计算机等进行配备，为档案工作者更好地利用现代技术管理档案提供方便。尤其是要对档案管理办公系统的应用引起重视。要加大投入力度，积极购置必要的软件，以促进档案管理工作水平的提高。第三，要把设施维护工作做好。要经常检查和维护档案管理设施，确保运行状态的良好性。

四、创新档案管理工作的信息化建设

现阶段，现代科学技术的发展速度越来越快，在各行各业中计算机技术的运用极为广泛，档案管理工作实施信息化管理满足了档案信息管理需求不断增强的客观需求[3]。对档案资源进行合理开发和利用，尽量把档案使用寿命延长并促进工作效率的提高，这些均是现代档案管理改革创新的主要任务和目的。从现阶段而言，在档案管理中运用先进的科学技术手段，以使当前档案管理工作的要求得到满足，已十分急迫。第一，各级事业单位的档案部门要第一时间准确地传递信息，使档案信息的时效性得到保证；第二，档案管理部门要借助扫描仪、计算机等现代设备，在计算机中准确的输入档案资料，在借助相应的技术处理，把图片、文字等变成数据资料，从而使纸质档案和数据档案共同存在；第三，充分借助网络技术创新档案管理，借助网络把高效的档案信息服务提供给社会，以有效共享档案信息资源，如此便能为广大民众提供方便，也促进了档案使用效率以及档案管理工作质量的提高。

当前，科学技术的发展极为迅猛，在很大程度上改变了人们的日常生活方式和工作方式，同时，既带给了档案管理工作发展机遇，同时也加大了档案管理工作的难度。不断增多的档案资料，逐渐提高了档案管理工作的复杂性，所以，必须对档案管理工作进行创新，使其和现阶段的发展形势相适应，更好地为人们的工作和生活服务，所以，十分有必要积极对档案管理科学化水平路径进行探索。

参考文献：

[1]门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].科技创业月刊.2010.23(8):86-87.

[2]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务.2015(7).

[3]孙相娟.庞鲜华.新形势下档案管理工作的问题与对策[J].黑河学刊.2004(2):117-118.