新时期企业档案管理分析

新时期企业档案管理分析

姜娜秦佳

济南园林开发建设集团山东济南250002

摘要：改革开放以来，很多企业都在进行改革，使企业的发展能够顺应时代发展的潮流，这对企业的档案管理提出了新的要求。因此，企业应该加强自身的档案管理工作，顺应新时期的发展形势，做到有效推动企业可持续发展，提升企业生产经营的效益和质量。

关键词：新时期；企业档案管理；分析

进入新时代后，知识给企业健康发展带来了巨大影响。在这种情况下，传统档案管理模式已经无法满足当前社会发展实际需求。因此，必须了解企业档案工作开展知识管理的重要性与目标，并通过相关措施的实施，提高管理的质量与水平，从而将更好信息服务提供给企业未来发展。

1企业档案管理的具体作用和现状

档案管理工作是一项具有服务性、政治性的管理工作。一方面，它起着服务社会、服务企业以及服务企业中各个机构和部门的作用；另一方面，它又管理着企业中各个部门所产生的历史文件，保障整个企业的机密文件得到符合规定的存档，保障文档的机要性，因此，它又是一项具有政治性的管理工作。档案管理不仅仅是记录企业历史文化的一种形式，它还服务于社会：在符合规范、符合法律的情形下，对档案进行公开，对社会中很多的企业都具有极为重要的意义，他们可以通过借鉴类似企业中成功的例子，促进自家企业的发展。因此，档案管理无论是对社会来说，还是对企业本身来说都是极为重要的，它是企业管理中不可或缺的一个步骤。随着时代的发展，当前社会上的企业档案管理工作以及管理方式有着很大的变化，因此，企业档案管理工作的发展，也面临着巨大的挑战。随着科学技术的发展，信息技术越来越广泛地被运用于人们生活中，企业档案的生成方式也变得复杂多样了起来。电子档案的诞生给传统的纸质档案管理工作，带来了巨大的冲击。因此，企业档案管理方式的变革，就成为了企业档案管理工作发展的过程中至关重要的一步。企业档案管理工作的变革，意味着企业档案管理工作将在优化纸质档案管理工作的基础上，运用信息技术和各类信息系统管理电子档案或纸质档案的部分信息，这是企业档案管理工作中优化用户服务，提高档案管理人员工作效率的必要方法，也是企业档案管理工作发展的必然方向。因此，传统的企业档案管理工作在变革过程中，有着不少问题，也面临着不少挑战。

2企业档案管理的问题分析

2.1档案管理制度体系不健全

目前一些企业档案管理工作不健全，不能合理高效地利用其所拥有的档案资源，问题就出在其档案管理制度体系不完善、不健全。一些企业制定的规章制度和责任体系十分不完善，在档案的保存和使用、鉴定和移交等方面的制度均存在较大的漏洞。一些大中型企业虽然具有完善的档案管理制度，但在档案管理工作中不能很好地按要求执行和落实，究其根本原因，是不重视企业的档案管理工作，负责人不了解档案管理的重要性，忽视档案管理制度和制度的实施。此种问题轻则导致企业档案混乱而无利用价值，重则因重要档案的遗失而导致企业损失。

2.2管理人员水平有待提升

社会的发展也带来信息安全问题，档案管理人员应该具有较强的专业性，但是现在很多企业从事档案管理工作的人员综合素质有待提升。造成上述情况的原因主要是因为国内专业化的档案管理人员比较缺乏，培养人员不到位。很多高校重视培养经济发展性人才，开设很多比较热门的专业，却并未重视档案信息管理人人才的培养，最终导致档案管理从业人员专业性不强。

2.3档案管理的手段和方法比较落后

目前很多企业为了减少自己的资金投入，即使已经进入了信息化管理，但是由于没有安排专业的培训而导致档案管理人员的管理手段和方法处于落后的状态，在档案管理过程中如果出现复杂的编制、统计以及检索功能时，管理人员就不能进行专业的操作，就不能满足社会发展的要求，这样不仅浪费了人力财力，还在很大程度上降低了档案管理的价值。

3加强企业档案管理工作的措施

3.1转变观念

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂，而档案管理现代化的前提和基础是管理思想的现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，切实转变重管轻用、等客上门等传统守旧的思想观念，真正实现档案管理由被动式服务向主动式服务的转变，由封闭式服务向开放式服务的转变，使档案工作更好地适应企业发展的需要。

3.2健全档案管理制度体系

企业管理具有综合性和复杂性，同时需要动态性地开展工作，这导致企业的档案管理也具有以上三方面的特征。针对现阶段企业档案管理工作出现的问题，首先需要制定完善的档案管理制度体系，各个地区和不同的企业应根据自身的特点和实际，细化制度和规范的具体内容，从每一条细则着手，健全制度体系。另外，一定要重视和落实责任追究制度，从制度上明确档案管理相关人员应负的责任，确保制度的实行和运作。

3.3建立高水平人才团队

档案知识管理的重点是开发并利用企业现有档案中蕴含的知识，并促进知识资源共享的实现。这也就意味着相关工作人员必须满足以下要求：具备终身学习能力、掌握先进信息技术、具有较高职业道德素质及档案管理能力。企业可以通过加强教育培训、引进专业管理结构以及聘请高素质管理人员等措施，促进高素质、高水平知识管理人才团队的建立。同时，档案管理人员还应该从以下三方面入手，提高档案管理的质量与水平。首先，正确认识档案知识管理。知识管理不但是技术，其更属于观念、认识，对当前信息技术而言，知识管理问题的解决还无法获得理想效果，因此，必须提高企业内部各阶层人员对知识管理的认识。其次，促进工作人员知识管理水平的提升。档案管理人员也是知识管理人员，其不但要具备档案管理的专业知识，还应该掌握与知识管理相关的内容。同时，档案管理人员还要了解企业业务流程，为后续档案知识管理工作的顺利开展奠定良好基础。最后，对档案知识管理内容进行明确。企业不同，其业务系统也存在一定差异，而其需要完成的任务也是不同的，这也就意味着任务完成中涉及到的知识是存在差异的。因此，必须综合考虑业务体系知识特点与任务特点，并在这一基础上，制定出科学、合理的知识管理方法。

3.4发挥信息化的技术优势

随着社会经济的不断发展，信息技术也在飞速发展，企业可以将信息技术应用到档案管理工作中去，不仅可以提高档案管理工作的效率，还可以增加档案管理资料在社会上的影响力。而且在档案管理工作中应用信息技术还可以为企业的档案管理提供更全面的管理模式，从而推动企业的可持续发展。

3.5采用先进技术保障档案安全

随着信息技术的不断发展，在企业档案管理中也应该广泛应用信息技术，在提升企业档案管理的信息化水平同时，需要使用先进的信息技术作为安全堡垒，提升企业档案安全管理信息化的整体水平。例如，在企业档案管理过程中，可以使用信息认证技术，访问控制技术以及人脸识别技术等，为企业档案的查询提供基础性的安全保证，在这样的基础上进行设备的添加，将防火墙以及信息通道进行信息化的监控，做好物理隔离，严禁互联网的信息流入内网的信息传递中。此外，还应该配置正版的杀毒软件以及档案管理系统，保证企业档案能够有双保险，防止档案的信息泄露。

4结语

总之，为促进档案管理科学化水平的提升，应该充分认识它的发展现状，根据存在的不足，有针对性地采取措施进行完善。同时还要落实管理规章制度，明确管理人员职责，并提高管理人员的综合素质。从而有效适应档案管理需要，防止档案资料丢失，使其更好地满足人们的需要，促进档案管理水平和档案服务质量的提升。

参考文献：

[1]陈静.关于企业档案管理现状分析与对策的探究[J].企业改革与管理,2014(12):69.

[2]肖一兵.现代国有企业档案管理特征及对策[J].科技信息,2012(33):722.