规范管理基础下的合同及风险防控

规范管理基础下的合同及风险防控

向娇

湖南省烟草公司湘西自治州公司416000

摘要：合同是任何商业交易的基石。在这种经济环境下，对所有合同一视同仁的单位往往无法实现或满足对服务质量的期望，无法解决潜在的风险，往往达不到总体业务目标，就烟草行业各单位而言，还会引发系列风险。除了指定某些质量要求外，合同还可以指定价格、要生产的数量和要提供的服务。合同通常指定与产品或服务相关的特定条件，并结合各种市场功能，同时通常减少参与者的“风险敞口”。为了保护单位的利益，单位需要主动评估其合同风险。单位应考虑定期对合同过程进行业务评估，对合同控制进行评估，并对某些关键合同进行审查。通过对合同采取积极的态度，单位可以帮助降低合同风险，同时通过增加收入或降低成本来提高业务。

关键词：合同管理；风险防控；合同风险

合同将单位暴露在超出典型控制范围的独特风险中。然而，许多单位对这些风险的管理方法既不系统也不全面。随着合同数量和复杂性的增加，这正成为许多单位的主要风险敞口。烟草公司作为国有企业，严格合同管理，依法生产经营管理的意义不仅在于适应“国企”身份的法律要求，湖南省湘西州烟草系统属于“两烟区”，承担着烟叶生产和卷烟销售的双重任务，可能侵蚀合同价值的合同风险类型包括不良或不当的激励、糟糕的计划和需求管理、不知情的购买、故意操纵合同、嵌入的期权、复杂的定价结构和沟通不畅。还有其他风险可能包括管理不善的知识转移导致知识产权的丧失，无法作为一个知情的买家导致议价能力的丧失，以及失去动力导致成本增加、重复努力和动力的丧失。

1.合同作为风险管理工具的重要性日益增加

改善合同控制领域应该是大多数单位的重点。阿伯丁集团在其最近的研究报告《合同管理基准报告》中指出，“对供应商合同的无效控制和管理每年给企业造成1530亿美元的损失，错失了节省成本的机会，增加了风险。”单位业务的几乎所有方面都以合同为指导。全球化和外包非核心业务流程的趋势也促进了合同的使用和重要性的增加。例如，客户协议、从供应商和服务提供者处购买产品、分销协议和财产许可都是单位直接受到合同影响的情况。因此，一个典型的单位所雇佣的合同数量已经飙升。根据美国供应管理学会(InstituteofSupplyManagement)的估计，典型的《财富》1000强企业拥有逾2万份合同。从法律和技术角度看，合同也变得越来越复杂。随着合同数量和复杂性的增加，与这些合同相关的风险数量也会增加。因此，管理风险，从不合规到违约，再到对合同要求的虚假陈述，变得越来越重要。然而，在大多数单位的风险管理结构中，合同风险往往没有使用系统的方法来处理。

2.了解合同风险及其产生的原因

与合同有关的问题往往集中在双方之间缺乏透明度。这个基本的合同问题可能由于几个原因而出现。一方可能出于保密原因不愿提供信息，而另一方可能没有适当级别或技能的人员来监督合同承诺。其他原因可能包括生成所需信息所需的流程和系统不充分或受到限制。契约可能很复杂，但控制契约产生的动力却很强大。很简单:一方想要最大的收益，另一方想要最小的支出。不管你的合同地位有什么价值，有一个教训是至关重要的，同的价值只有在签署之后才能实现。有一个问题是正确的，你的合同藏在抽屉里，你不仅会失去你想要得到的好处，还会增加你的风险，限制你的表现。你可能会让你自己面临很多新的风险。可能侵蚀合同价值的合同风险类型包括不良或不当的激励措施、糟糕的计划和需求管理、知情不报的购买、故意操纵合同、嵌入期权、精心设计的定价结构，以及沟通不畅。其他风险领域可能包括未能将高价值服务适当货币化，导致收入流失和成本超支，未能履行合同以满足业务需求，导致范围蔓延和质量故障，以及个人声誉丧失竞争优势，导致业务受损。

还有其他风险可能包括管理不善的知识转移导致知识产权的丧失，无法作为一个知情的买家导致议价能力的丧失，以及失去动力导致成本增加、重复努力和动力的丧失。最糟糕的是，您的组织可能会陷入一笔糟糕的交易中，从而给正在进行的组织带来财务负担。

毫无疑问，管理合同风险的一个基本部分就是深入了解你的合同，并把它做对，同时突出什么地方可能出错。承包的主要职能之一是确保业主和承包商的风险得到识别和管理，使双方都对项目成果感到满意。虽然合同本身不能使风险“消失”，但它可以而且应该确定谁负责管理每个单独的风险，以及风险发生时的后果。这始于有效风险管理的第一步，即识别可能出现的风险。这需要受益于那些“已经在那里做过那件事”的人的经验，并运用合理的商业判断，因为并非所有风险都是同样可能发生的，都可以用同样的方式处理，或者产生同样的影响。

一旦确定了风险，管理合同风险的结构化方法将转移到将风险分配给一个或多个合同方的问题上，这些合同方是控制风险的最佳位置，且财务风险最小。专家识别和风险分配允许所有各方正确地为项目定价，并将导致整个项目对一方或另一方(或双方)不经济的意外问题风险降到最低。有很多要考虑的，但看看做对的好处:收入提高和成本节约。改善供应商的业绩。少浪费时间在你的生意上。最重要的是，知道如何管理好你的合同，这样你就可以完善你的采购策略，并在未来更好地考虑你的合同。

3.合同风险框架的关键要素

组织对合同环境有更广泛的看法，并在一个正式的框架内识别他们的合同风险。因此，应该在中心存储库中维护的所有契约之间实现管理契约风险的正式框架和结构化方法。该框架是管理广泛合同的良好实践指南。它特别适用于长期(五年以上)交付服务的合同，客户需要确保在合同期间保持服务水平和物有所值。该框架将为指导更好的合同管理提供基础。

该框架的重点应是在合同的业务阶段，即在合同授予之后和服务开始运作之后进行的活动。这个框架与服务契约(包括信息和通信技术、设施管理和业务流程)特别相关，在这些服务契约中，服务水平和价值必须经常在较长的契约期间得到维护和改进。框架通过优先考虑最重要的风险，为控制和过程改进提供建议，以及调整适当的监视程序，积极地处理合同风险。

4.正确处理并优化当前状态

管理合同风险的一个基本部分是深入了解合同。还需要与您的合同的最终用户进行接触，以确保他们完全理解合同的条款及其操作方式。答案来自于将契约视为信息源，而不是文本或图像。通过优化组织的合同风险管理和法规遵循程序的当前状态，组织可以简化从标准条款创建合同、跟踪变更和管理风险的过程。

最大的问题是“在你的合同过程的成熟度的连续统一体中，你在哪里看到了你自己?”如果正如他们所说的“你不能管理你没有度量的东西”，那么你必须首先评估你现在所处的阶段，并根据你的组织当前的合同生命周期管理状态来优化位置。

开始意识到他们需要对合同风险以及如何管理这些风险有更深入的了解。然而，重要的是要理解协议和支持合同条款和条件之间的区别。过去几年来，对有效解决办法的需求急剧增加，以应付各组织所维持的协议数目不断增加，以及合同的复杂性日益增加。毫无疑问，合同管理是一个复杂的领域，在大多数组织中被视为高度专业化。在其他国家，这主要被视为行政管理。

这些不同的观点导致了对作为风险管理工具管理合同的选项和要求的一些混淆。合同数量和复杂性的增加，加上加强单位治理的巨大监管压力，导致了对合同遵从性的广泛关注，以及采用技术来帮助监控和管理遵从性问题。管理人员很难区分“纯粹的”合同管理和管理所有合同中可能包含的风险的过程。缺乏明确性似乎是造成效率低下和合同可见性问题、不准确的预测、不充分的控制和成本增加的原因之一。

结论：

合同是任何商业交易的基石。由于继续努力建立适当的治理结构和保持透明度，合同关系对其内部控制和风险框架起着至关重要的作用。合同通常被定义为两个或两个以上的当事人之间的书面或口头协议，作为一种有约束力的关系和一个典型的可执行的承诺，做或不做某事。除了指定某些质量要求外，合同还可以指定价格、要生产的数量和要提供的服务。合同通常指定与产品或服务相关的特定条件，并结合各种市场功能，同时通常减少参与者的“风险敞口”。在这种经济环境下，对所有合同一视同仁的单位往往无法实现或满足对物流、服务和采购产品或服务质量的期望。契约关系正成为许多组织的焦点，而那些不能解决嵌入风险的组织常常无法实现总体业务目标。两个，或者在很多情况下是多个，当事人必须合作，协调，并确定是否实现了特定合同关系的初始目的。

参考文献：

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