企业办公室行政管理中存在的问题及改进措施

企业办公室行政管理中存在的问题及改进措施

余江

中国水利水电第五工程局有限公司 四川成都 610000

摘要：随着市场经济的快速发展，在公司规模逐步壮大的基础上，公司办公室行政管理任务越来越困难。基于此，文章首先介绍了办公室行政管理任务的特点，然后分析了办公室行政管理要点与所扮演的角色，接着指出了办公室行政管理常见的问题，最后详细阐述了办公室行政管理完善策略。

关键词：企业办公室；行政管理；特点；常见问题；改进策略

办公室行政业务针对企业单位而言具有无法取代的重要意义，其既需要统筹协调企业中每个部门的业务，而且还要辅助企业决策者的工作。随着社会的发展，公司办公室正逐步向着统一服务管理机构的趋势改变，其作用也由此变得越来越明显。新时期，公司办公室行政管理任务在各种外部因素作用下，产生了许多问题，这直接影响到办公室行政管理任务的效率与质量。

1、办公室行政管理任务的特点

1.1服务性

公司办公室行政管理重点服务公司基层与高层之间的部门，所以，最显著的特征之一及服务性。具体表现为：①为领导服务。公司办公室行政任务重点是为协助领导保证工作正常的开展；②为公司各部门服务。帮助领导保持与各部门间的密切联系、相互沟通与配合，由此做好行政服务内容。行政管理在每个部门之间的配合中有十分重要的作用，公司的发展要求行政管理的积极协调；③为公司职工服务。结合职工的工作热情，为职工营造良好的工作环境，让办公室行政业务得到贯彻落实。

1.2繁琐性

办公室行政管理存在一定的繁琐性。在日常工作中，公司中的大小事务均需要经过行政管理中心，尽管办公室的日常业务均是一些繁琐的小事，但是这件复杂的事情集中多了，若处理不好，将会极大影响到公司的日常业务效率与质量，进而限制着公司的发展。因此，公司要关注行政管理事务，重视细节，无论大小事务均要仔细对待。在办理一些繁琐的工作时，应注意处理的方法，遵循“以人为本”的观念，具体情况具体分析，结合公司的全局发展战略确保各项工作的顺利开展。

办公室行政管理的要点与所扮演的角色

2.1要点分析

①文件保管。文件保管过程，包括接收、整理、传送等环节，因为在日常业务中文件数量很多且类型繁琐，因此要对其加以分类保存，便于以后需要时查询。②会议管理。重点是对企业的每项会议做好准则、记录、保管等工作，应当对与会员工加以引导与对会议加以报批等。③公司内部业务管理。包含办公管理、后勤管理和财务管理，及其部分特殊层面的管理，例如客户与来宾接待和业务督查等。图1是办公室行政管理方面的日常用品由采购至下发的流程图。

图1 办公室日常用品保管流程图

2.2所扮演的角色

在公司内，办公室是个非常重要的部分，在日常业务中扮演着关键角色。①辅助角色，其体现为办公室业务人员需要给领导的任务做好每种文件的处置、信息的分析和行程的分配，对领导的各种事务展开分类管理，属于领导的臂膀，就领导来说属于辅助角色。②执行角色。执行任务包含对领导工作重担的分担，包含对领导下达指令展开全面贯彻执行。③后勤角色。虽然办公室并非是后勤部分，但是依旧要负担起服务领导与工作者的后勤基本保障工作，如购入设备与日常办公用品与对其加以管理。

办公室行政管理常见的问题

3.1缺少制度标准

公司办公室业务内容很多，在企业经营期间，办公室的业务内容与人物较为复杂，在日常业务中极易产生问题。所以，缺少科学的管理体系会导致办公室业务无法顺利进行。另外，办公室业务人员压力很大，在日常业务中将存在职责划分不明确的情况，造成行政管理业务的质量很低。简而言之，当前有些企业在经营阶段缺乏较为科学的行政管理体系，导致行政管理效果降低，极大影响着企业的综合发展。

3.2缺少精细化管理思想

公司办公室工作针对企业经营具有无法取代的重要意义，所以其也对公司办公室行政管理者的整体素养提出了较高的标准。如今，伴随精细化管理观念的发展和普及，同样对办公室行政管理者提出了较多新标准，需要他们转变自己的管理观念，形成精细化管理思想。但是目前我国绝大部分办公室行政服务人员均缺少较高的理论素质，而且有重管理、轻服务的现象，未形成一个健全的精细化管理思想。这对公司办公室行政管理业务的效率与质量有较大影响^[1]。首先，延迟了公司制度建立进度，影响企业对内部各项业务制定健全的制度；其次，不利于公司办公室服务人员梳理业务流程，而且工作人员也不能有效做好本身的本职任务，与公司各部门间形成良好沟通和交流。最后造成公司内部产生明显的不担当、不作为情况，阻碍企业的持续发展。

3.3个人能力素养较低

公司行政管理者能力不高，具体表现为：①缺少专业素养。部分企业内的办公室行政管理业务依靠其余专业的员工或是其他部门员工兼职；②缺少实践经验

^[2]。有些公司的办公室服务人员均是新入职的职工，其缺乏丰富的实践经验，在具体工作中无法全面考量问题；③缺少责任心。有些有实力的行政管理者产生不作为的情况，或是对工资不满足，对服务环境不满意等情况，造成其工作态度散漫，缺少责任感，无法充分突出自身的工作热情。

办公室行政管理完善策略

4.1规范行政管理平台

缺乏科学标准的工作管理体系时办公室行政管理产生失误的重要原因，需要注意完善如下几点：①制定科学齐全的事务管理体系，引入先进的公司管理制度与行政管理方式，根据公司实际发展状况建立出规范的行政管理机制；②确定办公室行政管理服务人员的工作责任，防止工作中产生权利交叉现象，避免员工产生懈怠情绪；③建立科学的办公物资管控机制，严格控制办公物资的采购、保存与发放，削减办公用品不合理应用或是依靠职务之便私占办公物资的情况发生。

4.2提高员工的整体素养

若想有效提高公司办公室行政管理者的整体素养，企业需要加大培训教育力度。首先，企业能够安排办公室行政管理者参与定期培训活动，积极学习办公室行政管理专业知识，主要涉及精细化控制、行政服务、商务接待和档案保管等各种知识点，由此不断提高办公室行政管理者的精细化管理水平与服务水平；其次，在企业中创建一个学习系统，根据办公室行政管理者的工作要求和职业规划调节岗位，由此完善人资资源分配，提升员工的服务效率及质量^[3]。最后，给办公室行政管理服务人员的智力、能力提高带来各种资源。新时期，需要办公室行政管理者具有较好的服务思想，而且根据企业经营战略展开学习，在具体操作中已发展眼光看待问题并解决。另外，企业还要指引办公室行政管理职工妥善处理公司内部和外部关系，组建一支向心力较高的队伍。在开展行政管理任务时，职工要坚决执行“以人为本”的管理思想，形成一个融洽的人际关系，调动企业职工的工作热情，为企业长远发展奠定良好的基础。

4.3制定健全的的行政管理机制

企业若想得到长远发展，就需要在内部制定一个健全的行政管理机制。尤其是在目前国家经济迅速发展环境下，办公室行政管理任务的作用也越来越明显。企业要坚决落实具体情况具体分析的重要原则，根据本身实际发展情况，制定出一个满足办公室行政管理需求的规章制度，由此既可以科学指引办公室行政管理任务，也能够有效提高办公室行政管理者的互动交流水平与执行水平^[4]。这一过程，企业需要依靠激励机制规划管理企业职工，通过有效融合物质激励及精神激励，遵循平等性、差异性等重要准则，制定一个科学可行的薪酬计划。在对企业职工展开薪酬考核时，企业要全面改变传统分配制度，有效避免产生平均主义和资历至上的现象，需要以职工的个人业务用作考核指标，根据岗位性质、业务难度、业务质量等多种内容设置职工薪酬。另外，企业还要根据绩效考核的最后结论，对激励机制进行持续完善与优化，而且要在企业战略计划当中把职工的个人发展与企业发展相融合，由此调动办公室行政管理职工的工作热情，不断提升他们的办公效率及质量。

结束语

总之，办公室行政管理针对企业具有无法取代的重要意义，基于该项工作可以有效提高企业经营效率和质量，配合企业在社会上形成较好的口碑形象，促使企业长远发展。由此，需要在新时期创新公司办公室行政管理途径。

参考文献：

[1]屠翠.企业办公室行政管理中存在的问题及改进措施[J].企业改革与管理,2019(16):19-20.

[2]梁超.关于企业办公室行政事务管理工作的相关思考[J].科技资讯,2019,17(24):79+81.

[3]杨燕梅,龚玉梅,李元珍.施工企业改革发展新阶段办公室管理创新及思路[J].云南水力发电,2019,35(04):185-189.

[4]赵琛.企业办公室行政管理中存在的问题及改进措施[J].企业改革与管理,2019(02):38+50.