论高校档案工作的重要性与创新性

论高校档案工作的重要性与创新性

1 孙海燕 2 李军

[1];济南大学档案馆 ; 山东省济南市 ;250022 [2];济南大学档案馆 ; 山东省济南市 ; 250022

摘要：档案工作，随着现代文明社会的发展，早已成了人们耳熟能详的名词，肩负着“存凭、留史、资政、育人”的工作使命。它出现在人们生活、学习、工作中，贯穿于日常生活各个方面，人人都会与它打交道。可以说，档案记录了社会及个人整个生命的一切活动。

关键词：高校档案工作；重要性；创新性

中图分类号:G270

文献标识码:A

引言

随着社会的发展和信息化时代的到来，高校档案的管理工作在高校日常工作和学生生活中的重要性日益显著。所以，打造一支素质强、业务强、作风好的管理队伍至关重要，这是现代社会对高校档案工作提出的要求，也是新时代下高校管理的任务。因此，我们需要提高对档案重要性的认识，同时在信息化大潮中提高创新应用意识。

1高校档案的重要作用

1.1党群行政工作的查考凭据

档案是高校各类党群行政单位工作的参考证据，是机关、单位历史活动的真实记录，是连续工作必须查考的凭据。为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为高校各部门的领导工作和业务管理提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理各种问题。

1.2社会实践活动的参考依据

档案脱胎于社会实践，在记载学校史实情况的同时，还会有反映学校发展的当时环境、各种条件、发展主题、实践经验等方面的内容，起到为进行当前各类实践活动参考、参谋、溯源的作用。

1.3教学科研的可靠资料

任何一种教学和研究都必须以广泛占有资料为基础，以资料的真实可靠性为前提。在教学和科研活动中，档案不但能通过原始的记录提供直接的借鉴，而且可以通过分析、概括、总结、实验等手段获得间接的参考，为各类教学科研活动提供可靠、详实的资料。高校的三大职能是培养人才，发展科技，服务社会。同时，与三大职能相对应的工作是教学与教育、科学研究、多种形式的社会工作。高校在育人的同时也见证了每一个学生的成长，而准确的档案管理，能够准确详实记录每个学生到校、就读、离校整个环节的情况，对于每个学生都具有重要性。

1.4宣传育人教育的生动素材

档案是历史的“纪录片”。和其他宣传材料相比，档案以其原始性、直观性、具体性和生动性等特点见长。利用档案著书立说、报告演讲、进行文艺创作、举办各种展览、实施学生思想教育等将具有更强烈的说服力和感染力。

1.5文化传承的珍贵见证

学史明志，鉴往知今。档案用于保存历史，而历史是一面镜子。档案承载着高校的发展历史文化，是文化建设的历史借鉴，是文化传承的穿越阶梯，使得学校文化的血脉、灵魂与精髓得以贮存与延续，统一和完整，在数年的岁月中随着时间推移、发展积淀，成为不可再生的宝贵资源，越显其厚重性与重要性。没有丰富的档案资源，文化传承也无从谈起。

2高校档案工作的创新策略

2.1管理方式的精益化管理

精益化管理追求是工作的有效性，无效工作是指不能增加价值和附加价值的工作，其实这也是一种浪费。而传统的高校档案管理工作中大量工作是无效的，主要表现在工作强度大、重复工作多、效率低下等特点。运用精益化管理模式，可以利用计算机、扫描仪等仪器，不但能取代传统的装订、组卷、立卷等重复而繁重的手工劳作，还能轻松解决查找、阅卷的费时费力。在档案利用服务方面，要改变高校档案部门只是为了本单位领导决策和教学管理服务，只注重做好本校的各种档案资源的开发利用的不利局面，彻底扭转高校档案利用服务效率较低，利用服务面过窄的不利局面。随着社会公众对利用档案意识的不断增强，对信息的认知度的不断提高，档案信息利用服务已具有广泛的社会性。以精益化管理的角度考虑，必须要创新高校档案工作的新模式，进一步拓展高校档案部门面向社会的服务窗口，扩大利用服务的范围，满足社会公众对档案资源的利用需求，从而追求高校档案工作效益的最大化。

2.2提高档案管理人员的素质

档案管理工作的实效能否提高在很大程度上由工作人员的素质和能力决定。也就是说，管理人员的专业素养将直接影响高校档案管理工作的质量。所以，为了适应档案管理工作的实际需求，档案管理人员必须具备更高的素养。提高档案管理人员的素质是加速档案管理事业发展的重要渠道。所以，高校应该招聘一些有文化、有专业、有技能的人才。同时，高校要注重管理人员的继续教育，让管理人员不断学习业务知识，学习现代化新技术。

2.3在管理技术与方法上进行创新

在现代化的发展中，档案信息资源在各行各业的发展中发挥着重要的作用，成为了必不可少的工作内容，使用传统式的管理模式已经无法满足高校的发展。因此，档案部门要紧跟大数据时代信息技术发展，密切关注流处理、并行性、摘要索引和可视化等大数据应用理论研究，通过利用人工智能、机器学习、统计学、模式识别等技术，构建档案工作的大数据管理技术能力进而推动档案工作向技术化进行转变。同时也可以借鉴各类开源的大数据技术，自主开发案馆大数据移动应用技术，对管理技术与方法进行创新，用先进的科学技术对其进行管理，既满足了高校的发展，又对档案信息资源进行了合理的应用，利用信息化技术对档案信息进行检索，提升了整体的工作效率，使档案管理的功能向着多样化的形式进行发展，对检索工具进行不断的优化，构建档案目录，对档案资源进行开发与利用。在此需要注意的是，要对确保档案信息资源的安全性，使其能够发挥出自身最大的作用。

2.4多头并举，增强档案宣传服务功能

深度挖掘档案，推进校史溯源。积极筹备开展“口述校史”专项工作，通过抢救式和顺藤模瓜式等方式，采访相关老校友，将学校发展史上的重要人物和重要事件通过口述的方式记录下来，同时注重搜集各种校史资料，借此大力丰富馆藏。整体新建展陈，凸显校史个性。借助校史馆建设契机，充分发挥档案育人阵地和宣传平台功能，展现档案的历史执行力和担当精神。作为追溯校史的整体新建展陈，向全体教职员工和广大校友征集实物和校史资料。利用校史档案，开展师生知校、爱校、荣校教育活动；利用校史档案，开展师生校风、教风、学风教育活动；利用校史档案，开展师生树立正确人生观、价值观教育活动；利用校史档案，开展师生爱国、爱校，传播校园红色基因文化工程活动。组织编发年鉴，传播校史故事。建立学校年鉴编辑常态化机制。定期组织编撰稿人进行培训，稳步推进校史征集工作，逐步取得阶段性成效。多方采访老校友、老教授、老领导，完善校史的编写工作。开通校史官方微信平台，开启口述校史等系列视频的制作工作，在重要时间节点传播学校的历史形象，通过新媒体等多渠道传播校史，达到“从档案中洞观历史，在档案中品味艺术”。

结束语

综上所述，档案是记录历史的唯一可以有法律效益的资料。档案的基础管理和技术都日趋成熟，同时，在档案利用信息化整合资源后可形成大数据，比如将历史事件与实时事件相对比，寻找历史事件的经验教训，历史事件的档案资料保存越完整则越有总结经验和汲取教训的用处。档案利用工作是利用者和档案所有者之间的一个媒介，通过档案利用，实现所有者向社会的融入。新时期档案管理服务工作面临着新的机遇和挑战，高校的档案管理服务工作同样需要随之进行改革进步。

参考文献

[1] 巩君慧.大数据时代下民族高校档案数字化建设探析[J].西藏科技，2019.01.

[2] 化秀玲.高校图书档案数字化建设研究[J].河南教育(高教)，2019.03.