钥匙管理系统在上海中心大厦物业项目管理中的应用与发展研究

张嘉祥

上海中心大厦世邦魏理仕物业管理有限公司，上海市， 200120

摘要：钥匙管理系统对项目的管理可以起到重要的基础作用。尽管有很多项目已经使用。但如何将钥匙管理系统与一个项目管理有机结合起来目前仍缺乏进一步的研究。本文将以上海中心大厦为例，论述了钥匙管理系统在一个大体量、多系统复杂建筑项目内的作用及发展。

关键词：钥匙管理系统；物业项目管理；权限；安全性；成本

1、前言

随着当今项目体量越来越大，业态越来越丰富，功能越来越复杂，内部空间越来越多样。如何对这些空间有效的管理是让人越来越头疼的问题。一方面我们希望每个人可以根据自己的级别，打开属于自己权限的空间，按部就班完成任务。一方面希望一旦有紧急事件发生应急人员可以尽早到达现场完成抢险任务。另一方面希望这个系统根据管理模型尽量简单，但又有较高的安全性。

2、钥匙管理系统

总钥匙管理系统是指一个集体环境的钥匙管理系统。通过钥匙侧面匙槽与牙花的不同组合搭配，实现钥匙能开启不同范围锁芯的管理系统。实现只需要一把钥匙即可进入所授权的区域。即用户只需要带一把钥匙根据自身拥有的权限开启相应门锁，免去拿一大把钥匙去现场并一一找相应钥匙的麻烦。

而常规的机械式锁芯为离线系统，灵活性有限，调整成本较大。所以对于房间、空间的定义尤为重要。常规对于大厦管理可以分为几类：机房类（强电，弱电，给排水，暖通，消防），后勤类（办公，储藏室，休息室），通道类（消防楼梯间，重要通道）等。也有时候会有空调机房内套电梯机房的机房嵌套情况产生。

大厦根据业态也分为：观光游览，酒店，办公，商务会议，餐饮商铺，物业管理。而物业内部管理条线一般分类为：工程类（强电，弱电，给排水，暖通，消防），保洁（室内，幕墙）类，安全（安防，消防）类，客服类等。具体授权分类情况根据项目的大小及系统的复杂程度不同而定。事项处理一般分为：常规项和紧急项。常规项往往线路固定，权限固定，人员固定。紧急项往往需要重要地点，更大权限，临时人员。一般遵循效率原则，就近原则。有时人员授权需要根据项目人员组织架构改变而改变。

3、上海中心大厦钥匙管理系统研究

3.1 上海中心大厦项目背景

以上海中心大厦为例，该项目位于上海陆家嘴金融贸易区核心区，总建筑面积约57.8万平方米，总高度632米，建设投资148亿元。整栋建筑自下而上分成：地下3~5层（公共停车区）、地下1~2层（公共通道和生活区）、裙房1~5层（商业和会务区）、塔楼8~83层（办公区）、84~117层（酒店、精品办公区）、118~127层（塔冠观光区、塔冠设备机房等）。

3.2 钥匙系统基本介绍，调用、查阅的情况

2016年接手大厦钥匙系统。当时有三组数据文件：1）《总钥匙系统总表.xls》；2）《建筑平面图（房间编号）》；3）《上海中心平面图（门编号）》。由于上海中心大厦地上到132F，地下到B5F所以导致图纸量大，找钥匙极其复杂。即寻找一把钥匙需要的步骤为：

先根据房间现场位置情况或者门口标识标牌确定初步位置。

根据《建筑平面图（房间编号）》查找房间编号

再比对《上海中心平面图（门编号）》查找出该门的单独编号

利用门编号在《总钥匙系统总表.xls》查找出相关的钥匙编号

最后根据钥匙编号找到相关钥匙

后来重新对以上查询系统进行重新编辑。历时4个月，将两套图纸和一套表格的主要数据集中编制到一套图纸内。做到只要打开相关楼层的CAD图纸，即可直接从图纸查找出该门扇的房间编号，门扇编号，钥匙编号。大大提高查询效率。如果后期对门扇锁芯调整也即使可以编入该套图纸内，这样就可以实时了解大厦锁芯及相关情况。

该系统涵盖了大厦大部分关键设备机房，储藏室以及大部分关键通道。由于大厦体量较大为57.8万平方米，所以导致这部分的系统锁芯有5947把（覆盖了主要关键部分）。并且原有系统根据大厦分区系统进行设计，共分四级，三大系统，十一区块。四级：总钥匙，分区钥匙，分区专业条线钥匙，相同专业不同房间钥匙。三大系统：楼梯系统，电梯系统，高压系统。十一个区块分别为：地下室配套，一区裙房，二区办公，三区办公，四区办公，五区办公，六区办公，七区酒店，八区酒店+精品办公，九区下观光，九区上塔冠。系统极其复杂。如按照原有设计，大厦巡检一个专业条线机房需要10把或者以上钥匙。如果将原有大厦分区管理又会造成大量人员冗余，降低了效率，增加了成本。

图2-1 上海中心大厦原有钥匙系统

3.3 钥匙系统在实际使用中的情况

3.3.1 钥匙管理具体流程

结合大厦钥匙管理办法：《SHTPM-ZW(ZX)-022钥匙管理办法》、《SHTPM-ZK044-R06上海中心大厦紧急钥匙申请表》、《SHTPM-ZK044-R07上海中心大厦钥匙借用表》。一把总总钥匙(GGMK)存于总控用于应对突发紧急事件，其余所有钥匙存于钥匙房常规借调使用。常用钥匙借用需要经由借用部门及安全部签阅，紧急钥匙借用需要经由总控中心、安全部、总经理室（根据钥匙的级别）签阅。经过以上申请流程钥匙会流转到大厦各个部门：安全部，工程部，客服部分别进行使用。

3.3.2 原有钥匙管理系统的弊端

但在实际情况中由于设备体量系统较大。如果需要巡视该子系统某一类房间需要10把甚至更多的四级钥匙。如果直接用二级钥匙，则会导致授权过度，权责下移，钥匙管理混乱。私配钥匙横行导致锁芯开启率下降，原系统锁芯逐渐破坏。

3.3.3 对原有钥匙管理系统的局部改造

为了提高管理效率，参考部分专业外包单位各自的管理范围、人员动线。后期编排、采购，重新更换并安装了110kV高压系统、10kV高压系统、电梯系统、M6竖向燃气（从裙房一直延伸至120F的燃气管井）系统的锁芯。大厦重点区域加强了空间管理，简化了钥匙管理系统，提升了人员维保巡检、检修效率。

3.3.4 对钥匙管理系统的展望

待后期有预算时，计划将原来横向分区的系统改为按竖向专业条线分组。并在每个专业条线内再根据分区进行分组，同时结合部分单独专业维保商维保范围设定通匙。让四级、三级钥匙能用、好用，大家才愿意用。简化大厦钥匙系统，才能将四级钥匙的功能发挥到实处。

4、钥匙管理系统的发展

4.1 权限管理需要智能与传统结合

为了提高大厦安全性，解决复制钥匙带来的锁芯故障及非法复制钥匙带来的风险。经过反复考量，查阅大量资料并结合以往知识发现：对于大厦空间管理、权限管理最终的解决方案是：智能门禁系统与钥匙系统的结合。

门禁管理系统为在线系统。门禁系统优点有：实用性、安全性、可扩展性、易维护性、即时性：

一张RFID感应卡具有不同的通过权限，授权持卡人进入其职责范围内区域。即可以为每一个进入该空间的人员（租户，强电或其他条线维修工或者大厦业主）单独设定可进入的通路和范围。最大限度的进行人员管控，空间，管控。

所有出入情况电脑均存有记录，便于后期人员查阅。可以结合大厦电子巡更系统查阅当班人员巡视路线。若有具体事件发生也可以根据该信息落实责任。

采用加密卡非专业人员无法复制该卡片。即若有卡片遗失或监管人员为了工作偷懒而非法授权，也无法通过原有门禁卡进行复制。

后台软件操作可以全天候，在一个刷新周期后，控制任何一张感应卡的权限。即离职人员在离职后立刻无法通过原有门禁卡进入公司进行窃取或破坏等恶意报复活动。施工人员门禁卡既可以做押金凭证，又可以根据施工单填写的施工时间设定施工权限的有效期，即时间管控。

4.2 锁芯门禁结合优点

所有重要设备机房均采用磁吸式门禁系统（加密式门禁卡），对于特定场所：如专业设备竖向管井、办公、仓库等仍可采用传统钥匙系统提升系统稳定性，同时降低成本。

以上系统可以做到：

磁吸式门禁对照电锁扣提升了门锁闭的闭合性、稳定性。

加密式门禁卡解决了钥匙非法复制的问题。

由于采用门禁形式可以对巡检人员巡检路线巡检时间进行监控。

门禁形式只要通过后台权限管理便可以对人员进行全面管理。

仓库、办公可能会储藏有较高经济价值的物件所以采用传统的锁芯系统。而且由于系统锁芯范围较小，如遇特种情况也便于管理。

5、结论与展望

综上所述，钥匙管理系统及其发展只有结合项目、服务项目，才能发挥好其管理的本质。

由于近年来我国为了建设共和国伟大工程，越来越多的项目批量开始建设。这些项目不仅要建设好，下一步的管理好才是提高经济效益的关键。物业企业只有在看好门、管好人的基础上，才能进一步提高管理大厦，服务企业的能力。而由钥匙管理系统和门禁系统的高效结合也是物业管理的第一步。

参考文献：

黄真诚.总钥匙管理系统知识介绍 . https://wenku.baidu.com/view/592de495c281e53a5902ff00.html.

撰写日期：2020-4

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