档案信息化建设的现状、问题与对策分析

档案信息化建设的现状、问题与对策分析

李昂

中国航发哈尔滨东安发动机有限公司 黑龙江 哈尔滨 150066

摘要：在现在社会的发展中，档案信息化建设越来越重要，档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。基于此，本文主要阐述了档案信息化建设中存在的问题并对其提出了行之有效的解决策略，以供参考。

关键词：档案信息化建设；问题；策略

一、档案信息化建设过程中的主要问题

1.1资金缺乏

随着信息化技术的兴起与发展，越来越多的机构已经增加了档案信息化的工作，但是管理方法和管理设施却没有与时俱进。档案管理设备是保证档案信息化工作正常进行的重要保障，良好的管理条件是提高档案管理效率的重要保证，不仅能够促进档案完整管理，还能促进档案安全管理。但是，一些卫生院档案室所拥有的管理条件非常差，甚至没有专门的档案室，基础管理设备落后，设施不健全。例如，档案室空间狭小，潮湿，防潮、防火、防虫工作不到位，致使档案材料发霉、丢失、被虫蛀等问题频频发生。

1.2管理制度不完善

俗话说：“没有规矩，不成方圆”。完善的管理制度对于规范相关人员的作为有着巨大的作用。而目前我国大多数机构对档案信息化并没有制定出合理的制度，或者即使做出了规定也只是流于形式，并没有切切实实贯彻落实到有关人员身上。对于各项操作流程以及规范，工作人员存在着不熟悉、不熟练的现象。所以，现如今企业在进行档案管理信息化建设时面临的一个重要问题就是档案管理制度问题。与此同时，由于企业每个部门之间都与档案部门有所关联，完善档案管理制度对企业其他部门的管理工作以及制度的完善起到引导作用。

1.3工作人员专业性低

档案信息化离不开专业人才的支撑。但是一些工作人员对于档案信息化的重要性缺乏清晰的认识，认为这一工作对于整个机构的高效运行没有任何影响，观念的不端正自然无法造就高效的工作。此外，档案信息化工作人员自身理论知识储备不足，实践经验缺乏，责任意识差，对工作流程不甚了解等因素都会导致档案信息化过程中风险事件的发生。现阶段档案管理的专业人员比较缺乏，很多都是非专业人员，有些档案管理人员只是在简单培训后就上岗工作，对于相关操作流程缺乏了解，这对于档案管理信息化建设工作来说是非常不利的。

二、完善档案信息化建设的有效策略

2.1提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。

2.2完善档案标准化管理工作标准化管理制度

良好的制度是保证档案信息化的坚实基础，档案要求定期整理，及时更新，实行动态管理，不得有死档、空档出现，要科学地运用档案，每年进行一次更新、增补内容及档案分析，对卫生院的病人状况进行全面评估，并总结报告保存。档案要专人、专室、专柜、分类、分组保存，档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保患者档案安全。为了促进档案标准管理，还应当加强对有关工作人员的激励。为了跟上信息化发展的脚步，应该对相应的管理制度进行不断优化和更新，确保在档案管理信息化建设过程中焕发新的活力。

2.3提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。

2.4加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

2.5建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

结束语

综上所述，档案信息化建设是一项复杂的系统工程在企业的发展中有着十分重要的作用，企业首先应该进行整体规划，确立科学的目标，系统分析企业档案信息化建设的基础要素，理清各要素之间的相互关系，在此基础上应用现代化科技手段，引入档案管理信息系统，改变落后的档案管理观念，创新档案管理手段和方式，提高工作效率，为企业决策提供有力依据，从而为档案信息化建设今后的发展奠定良好的基础。

参考文献：

【1】彭柳. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 城建档案,2017(01):17-

【2】钟虹. 大数据背景下人事档案信息化建设的问题与对策研究[J]. 中国管理信息化,2019,22(08):179