金德管业进口设备的釆购管理问题探析

金德管业进口设备的釆购管理问题探析

李小杰 郑浩

山东财经大学 山东淄博 255022

摘要：金德管业集团是经国家工商行政管理总局批准注册的一家大型企业集团，集团组建于2000年。集团在成长过程中并始终秉承＂精诚所至，金石为开，品质至尊、德行天下＂的企业理念，凭借雄厚的技术力量引进德国尤尼克塑料设备制造公司铝塑复合管生产线，生产出的产品广泛应用于供暖，供气、供水，氧气、压缩空气管道、各种市政、工矿、养殖、农业排水，排污、通风等多种领域中。公司已通过ISO900 1国际质量管理体系认证，同时也通过了英国WRAS等海外国家的权威认证。金德系列产品已获得59项国家专利，是中国名牌产品，也是国家质量免检产品。本文就京德管业进口设备的采购管理过程中存在的问题进行了探讨，并提出了相应的改进策略，以期金德管业健康、持续稳定的发展下去。

关键词：金德管业；进口设备釆购；管理问题

一 引言

随着知识经济时代的到来，日行月异的计算机、网络技术正改变着社会经济的各个方面。电子商务作为信息革命的重要标志，以其经济性、交互性、方便快捷性以及合作性强等诸多优点，在全球范围内得到迅猛发展。电子商务不仅为企业造就了全新的数字化社会环境，使物流、商流及信息流发生了巨大变革，而且也冲击着传统企业原有的组织模式。对生产企业来说，通常采购费会占销售收入的50%左右。采购管理的优劣直接决定着企业的在市场中是否具备一定的竞争力。为此企业的采购管理问题也成为一个企业管理中的重要内容之一。

二 采购管理的相关理论概述

随着计算机网络技术的迅猛发展，在众多开个色色的电子商务中，人们逐步意识到单靠一个网站是难以改变几十年，甚至于几百年延续下来的商业规则。电子商务的真正价值体现来自于实体企业，一个好的生产企业具备行业经验，基础设施、稳定的客户基础、市场覆盖率，并且具有品牌价值等优势，这也恰好是电子商务的关键所在。而在电子商务发展的今天，传统企业仍然可以做回领导角色，如传统制造业和能源业只要能够克服文化、速度和运营结构上的挑战，是完全有可能实现以上这些优势的顺利转型。然而针对传统企业如何成功的向电子商务转型这一问题，众多学者一致认为，首先要建立起信息化平台，也就是从网上电子采购做起，作为一个新的经济领域，电子商务当然也离不开买方市场这个大环境。在交易平台上卖方对供应商有较大的牵制力，而买方利用网络可提出采购所需产品，这样就能吸引更多的供应商上网销售产品，从而形成一个完整的买方和卖方市场。

电子采购以一种全新的采购管理模式，使买方和卖方两者交易控制得到有效提高。具体流程如下：采购订单→支付安排→产品交付。电子采购在企业采购管理中的作用主要体现在三个方面：一是电子化流程极大的提升了企业之间资金流和信息流的速度和范围，降低了供应商的成本，给买方节约了釆购成本。根据企业调查表明，不以往传统的采购模式下，企业平均采购周期为7天左右，而通过电子采购后，平均釆购周期可缩短50%左右。二是，可提高采购效率，能减少买方采购过程中的内部成本。使电子采购在提高采购效率的同时能减少买方的采购成本，研究表明，实施电子采购可以使以往平均每个订单由100~150美元成本直接降低到15~20美元。三是通过有效的数据管理，将过去多批次、较零散的采购产品给予集中管理，买方可以通过对产品的批量采购而获得最低价格折扣。

三 金德管业进口设备釆购管理的现状

电子采购平台为企业提供多种采购方式。如提供工程、货物等多项目的公开招聘、询价比，单一来源、邀请招标等等。所谓公开招聘管理，主要以大型设备采购为主，且单项或批量采购预算金额在100万以上情形时，通过信息平台完成发标、投标、开标、公布中标结果等公开招标方式，此系统减少了招标环节，大大的提高了工作效率。询价比管理：比较适合于现货货源充足，市场价格相对透明，而且变化幅度较小的设备采购，业务员可直接在平台上创建询价公告，公告期限不得少于7日，询价内容包含采购项目、报价要求和询价内容。正反拍竞价管理：其中正价管理适用于公开拍卖废旧设备的处理方式。而反价管理适用于采购通用性较强、技术含量低、价格透明并且市场竞争激烈的设备。单一来源管理：比较适用于紧急境维修的物资与设备，并且对产品技术有特定要求。

四 金德管业进口设备采购管理中存在的问题

4.1 采购计划制定不合理

一个企业采购计划制定是否合理直接关乎到企业物资采购的效率。金德管业集团与众多企业进口物资采购的需求存在很大的相似处。但由于缺乏统一科学的采购计划，造成各分公司采购计划存在独立现象较多，这很难形成价格优势。有些金德管业旗下的小公司编制采购计划时，主要目的是以保生产为主，根本没有考虑到采购和供应之间的关系以及库存，往往会导致企业物资与进口设备采购不合理，造成企业库存较大，极大的降低了资金使用率。此外金德管业集团制定采购计划时，没有进行充足市场调研和论证，当凭以往进口设备采购计划和工作经验来制定，信息来源比较单一，最终使进口设备采购计划缺乏操作性和科学性。

4.2 采购信息化程度低

近年来随着现代信息化技术的快速发展，金德管业加强了进口设备采购信息化建设，同时也开发了进口设备采购供应管理的信息系统，共享设备采购系统，提高了企业采购效率。但从整个信息化系统来看，系统开发程度依然比较低。从金德管业进口设备采购计划制定到进口设备的采购最后到进口设备的入库和领用，整个进口设备采购流程并不能完全在信息系统中完成操作，普遍存在以书面形式提交采购合同、出库单等形式，工作人员只有将书面材料信息输入系统中，其中大量的采购数据都是由采购人员来完成，可以说整个过程既费时，又费力，而且工作效率也比较低。

4.3 供应商管理存在问题

首先对于金德管业来说，生产项目既多又复杂，需要大量的设备和材料。金德管业其他项目的物资采购存在很大差异，金德管业所涉及到的一些关键性设备，可以说都是专利设备，供应商相对来说比较少，这就给设备采购带来了一定的困难。其次一些供应商缺乏全面、合理的市场评估，就金德管业目前的供应商管理而言，缺乏科学、合理的进口设备供应商评价体系，而且评价指标也过于单一，究其一一原因主要是金德管业比较侧重于设备价格因素，没有考虑到供应商的服务水平、商业信誉和交易效率等多种因素，导致一些有实力、信誉度高的供应商失去了合作的机会。却与一些信誉度不高，进口设备价格较低、实力不强的小供应商达成合作协议，这样一来，由于小公司实力有限，在双方合作过程中很可能会发生一些不可预见的种种问题。第三是金德管业与进口设备供应商之间未建立长期合作关系，他们两者之间更多的是对立关系和博弈关系，缺乏长期、稳定合作的战略意识。

4.4 物资采购人员素质和能力欠缺

金德管业进口设备采购质量的优劣，与采购人员自身的素质和职业能力有非常直接的关系。由于金德管业进口设备采购程序过于复杂，而且又涉及到一些专业性较强的设备，再加上需要办理相关过关手续，为此对采购人员的过关知识和工作经验等各方面要求相对较高。但大部分进口物资采购人员基本上都属于商务出身，根本不具备进口设备采购的专业知识，对设备的各项性能也不熟悉，更加无法甄别证明进口设备的质量是否符合公司要求和标准，也有一部分釆购人员对国际市场价格变动情况不了解，这样给进口设备的采购工作带来不同程度的困难，使企业不能满足现代进口设备的采购需求。另外，金德管业的个别管理层不重视进口设备的采购工作，为了给企业节省人力资源成本，对采购部门投入很少，甚至有时对一大项目只配置最多两个釆购人员，这无形中增加了釆购人员的工作量，在购买设备时无法做到货比三家，认真筛选设备，这样就会导致一些价格高、质量低的设备被采购进来。

4.5 采购部门设置不到位

从金德管业目前釆购现状来看，存在项目部门与采购部门职能交叉和混淆的问题，经常会出现不同部门之间代行职责现象，但一旦发现问题，各部门之间会相互推诿，导致进口设备的采购工作出现多头管理的局面。其次，为了有效的提高采购部门的工作效率，物资采购部门应将采购权利下放给企业的各个用料单位，然后各单位根据实际生产情况制定出相应的采购计划，最后实施进口设备采购。但由于缺乏统一、规范的采购计划，导致各下属单位进口设备采购自成体系，没有考虑到金德管业整体的采购需求，也无法达到采购的规划效应，致使企业重复釆购和盲目釆购现象时有发生。第三，金德管业对采购人员缺乏相应的监督的机制，采购过程不够透明，影响到采购效率。与此同时，金德管业内部也缺乏对采购人员的定时抽查和监督机制，导致一些质量次、不符合标准的设备混进来，给企业埋下了安全隐患，严重时会导致恶性事故的发生。

五 金德管业进口设备釆购管理的改进策略

5.1 高层领导的重视与支持

随着经济一体化进程的不断加快，金德管业要想获得更大的竞争优势，必须在全球内整合战略，走出国门寻求降低成本的机会。首先从国际市场中引进先进技术，先进设备和零部件，降低经营成本，最大限度的提高企业的竞争力。当然金德管业实现全球化的采购管理是一个循序渐进的过程，需从企业高层做起，从现在做起逐步树立全球化战略意识，以此获取全球的核心竞争力。其次，随着现代化信息管理制度的建立，要想提高企业的采购效率，不仅需要采购部门的全力配合，还需对企业整个业务流程进行变革，在金德管业各部门、各环节的密切配合下，从整体上优化企业采购流程，这不仅和企业管理制度，企业文化管理、思想有很大关系，而且这种变革在很大程度上和高层领导的支持有较大的关系。企业高层领导的重视和支持对提高采购水平起着极大的保障作用，一旦没有公司高层的支持，那么釆购工作将很难顺利进行。高层领导作为企业重要的制定者和决策者，只有他们充分认识到采购工作的重要性，才能从集体绩效角度出发，制定出与公司长远战略一致的采购战略计划，优化采购方案，从而保障金德管业经营利润的稳步增长。

5.2 完善供应商管理机制

完善供应商管理是保障物资供应最有效的准入机制，金德管业由于生产的特殊性，工作环境危险系数非常高，所以，只有在生产过程中严加质量管理和安全生产，为社会提供高于同行水平的优质产品。为需加强供应商的管理，在甄征供应商时，不但要注重产品自身的质量，还要关注供应商的经济实力，技术水平和企业信誉以及经营业绩等等，综合评估各种因素，最终选择合适的供应商。鉴于此，金德管业内部应组建供应商评价小组，根据企业采购特点，设置一整套科学合理的供应商评价体系，对供应商进行严格评定和管理，坚持优胜劣汰的原则，对不能通过评估的供应商要取消供应资格。同时要进一步扩展供应商，常与一些实力强、信誉度高的1供应商联系，对其进行综合评估和考核，评估合格后，企业采购部门要将供应商的相关资料存档，并与其建立长期的友好合作关系，帮助企业也生产出高于同行水平的优质产品。在此基础上，要了解供应商的经营观念，加强对供应商的交流和合作。如果与供应商缺乏相应的的支持和信任，那么供应商管理的效果将会大打折扣。此外企业与供应商之间要增进彼此的理解和信任，由于两者存在文化、管理方式等差异，为了使双方采购工作的顺利进行，应积极了解对方的管理风格和企业文化，保持与对方的经常接触和交流，争取实现共赢。

5.3 建立进口物资采购人员培训制度

随着金德管业的不断发展壮大，需要的物资采购人员越来越多，同时对采购人员的专业技能要求也越来越高，因此金德管业应不断引进高素质、高水平的采购人员，建立一支高学历、专业性强的采购队伍。为了提高金德管业采购人员的业务能力，企业应做好以下几点：一是，加强对物资采购人员的上岗培训。采购是一项非常繁琐的工作，釆购人员除具备采购相应的专业知识外，还需对企业管理制度和经营业务非常了解。另外，要加强采购人员的入职培训，培训内容要尽量做到科学、全面，尽可能让每一位新员工都能熟悉企业文化，业务类型，工作流程，采购制度规定等等，为日后的采购计划和采购方案实施奠定坚实的基础。为了提高采购人员的培训效果，企业应在培训后进行考核评定，采购人员只有通过培训且考核合格后才可胜任采购工作。二是，加强采购人员的义务素质培训。一名合格的进口设备采购人员，首先要具备熟练的外语表达能力和写作能力，能够用娴熟的口语与供应商进行外语沟通，能够看懂外文采购合同，这样才能在采购谈判工作中做到心中有数。此外，采购人员要具备供应链管理知识，采购管理作为企业供应链的重要环节与企业生产营销等各个环节有非常密切的关系。采购人员只有了解和熟悉供应链管理的相关知识，才能有效的规避采购风险，及时做好应对方案和措施。三是，采购人员应掌握谈判技巧和方法。与国内采购市场有所不同，受地域文化、语言，商业规则，法律等各种因素的影响，国际采购相对比较复杂，稍有不慎将会造成采购失败，为此采购人员要树立起正确的谈判原则，不能一味的压低价格来获取釆购业务，这样会引起对方的反感，导致采购交易中止。而且采购人员要做好充足的思想准备，对国际物资市场的价格变动要随时掌握，结合企业采购的特点，制定合理的采购价格和采购方案，这样既为企业节约了釆购成本，还能给对方留出一定的利润空间，实现双赢。

5.4 编制合理的采购计划

成功的采购工作可以为项目的顺利发展提供一定的保障。只有通过采购计划的制定，才可以预估出项目建设过程中所需设备的数量和时间，保证为企业及时提供所需设备。在进口设备采购过程中，必须结合企业的特殊性，对所需设备进行分类计划。另外还应充分考虑到国内外采购环境对采购的影响，结合成本估算，以及质量管理体系进行釆购计划制定。

5.5 提高釆购管理信息化水平

在进入知识经济时代的今天，加强信息化管理，对提金德管业进口设备采购管理发挥着巨大的作用。目前，国际化竞争不断加强，企业在全球范围内的资源配置以及物资采购管理，受到了众多国际大型企业的高度重视。金德管业要想实现全球化采购，需提高采购管理的现代信息化水平。采购管理的现代信息化主要是指企业利用现代信息化技术来完成采购业务的全部流程，从而优化采购业务的每个环节，以此提升工作效率。根据国内外采购管理的相关成功经验表明，采用ERP采购模式被认定为未来公司进行信息化采购的理想模式。而就金德管业的釆购现状而言，需要尽快引入并逐步完善ERP系统。ERP系统不仅是企业财务、分销及制造系统，同时也是与其他业务共同结合在一起的一款软件系统，在这种现代化管理的采购模式下，可将釆购从以往以往执行层、战术层采购模式逐步转向战略层，可实现在最短的时间内，将关键性数据传递给相关人员，以便能够及时了解公司的物资、分销以及造与其他业务的实际运行情况，极大的弥补以往传统采购流程同步作业的缺陷，为企业节约了信息传递成本。金德管业要想加强物资管理信息标准化的工作，首先应加大信息技术的开发力度，建立健全规范的、统一的公司物资管理信息标准体系。同时还要建立对外开放型的物资系统网络，实现与供应商的信息共享，交流与传递，从而提高公司采购管理的运营质量和工作效率。

小结

总而言之，随着全球化趋势的不断加强，金德管业要不断改进和优化进口设备的采购管理，降低企业釆购成本，实现企业健康、长足的发展。

参考文献

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