信息管理在工程招标代理中的运用探讨

信息管理在工程招标代理中的运用探讨

毛崇文

广西达成咨询有限公司

摘要：城镇化建设进程的推进，使得工程项目建设日趋增多，促进了工程招标代理行业的发展，并且随着相关制度的不断完善，工程招标代理工作逐渐走向法制化。因此为了保障提升工程招标代理工作水平，本文阐述了工程招标代理中的信息管理要求与工作内容及其人生用，对信息管理在工程招标代理中的运用进行了探讨分析。

关键词：工程招标代理；信息管理；要求；内容；流程；作用；运用

招标投标机制是资源配置市场化的产物，工程招标代理机构是招投标体系的重要组成部分，提升工程招标代理信息化水平，可以有效促进企业发展。随着信息技术的快速发展，在工程招标代理中，加强信息管理，将信息管理与各个流程有效的结合，不仅能提高工作效率，还能够保证工程招标代理工作的整体质量。基于此，以下就信息管理在工程招标代理中的运用进行了探讨分析。

1 工程招标代理中的信息管理要求与工作内容

工程招标代理中加强信息管理，提高工程招标代理机构的信息管理水平，能够最大限度的提高工作效率，这对于促进工程招标代理事业的发展具有重要作用。工程招标代理工作中的信息管理内容及其要求。①信息管理要求。工程招标代理工作实施全过程的信息管理，需要满足以下要求。首先，对于项目工程招投标的相关报表等内容，应当保证可以实时地查询。其次，可以根据部门分类、委托人的选择以及项目的分类等多种条件，对于项目工程招投标的相关信息，进行有效的筛选，以提高相关工作人员的查询效率。再次，工程招标代理机构的从业人员，能够依据自身的工作权限，对于所负责的具体项目及其运行过程实现有效的跟踪，及时掌握数据的变动情况。最后，工程招标代理机构的领导能够实时掌握的所有招标代理项目的实际进展情况。②信息管理工作内容。工程招标代理工作中的信息管理是其重要组成部分，其与工程招标代理业务的各个环节联系十分紧密。信息管理工作内容主要包括：项目的招投标策划；标书的网上预订与下载；相关文件的编制与审查；项目公开的布告；项目招投标的答疑；整套资料的最终归档。

2 工程招标代理工作中的信息管理流程

工程招标代理的信息管理工作，可以划分为以下几个阶段。①前期信息管理阶段。②中期信息管理阶段。③后期信息管理阶段。在前期信息管理阶段，主要的工作内容是对招标的工程项目信息进行采集。工程招标代理机构在获得代理项目后，应当在招标企业委托范围内，承担招标事宜。在中期信息管理阶段，工作的内容主要是采集有关资格预审的信息、编制招标文件，以及标底所需的信息等。在后期信息管理阶段，工程招标代理机构应当对于已经掌握工程项目信息进行有效的分析与利用，从而提高工程招标代理工作的质量；并且根据收集到的反馈信息，对于相关的数据资源进行合理的补充与完善。

3 信息管理在工程招标代理中运用的主要作用

3.1 保证招标代理工作顺利进行

信息管理是做好招标代理工作的保证。招标代理机构需要掌握的信息主要包括招标单位、投标单位、评标专家、招标管理机构等多方面的信息。招标代理机构不仅要充分了解招标人的意图,如招标人对工程的造价、工期、质量等要求,以及招标人资金安排的想法等,还应充分了解投标人的情况,如造价、质量、工期、技术和财务状况等,同时对于评标专家、招标管理机构的最新动态也应及时关注。招标代理机构也承担着发布与传达信息的任务。一方面,招标代理机构在承接招标任务后,应利用各种有效途径发布标讯,发布的标讯为越多的潜在投标人所了解,招标的选择性就越大；另一方面,招标代理机构应及时做好招标各方面的信息传递工作,在招标单位、投标评标专家、招标管理机构四方面之间架起单位、信息沟通的桥梁,努力协调各方面的关系。

3.2 促进市场健康发展

在工程招标代理机构在运营过程中，为了适应经济的发展，满足市场需求，需要掌握多方面的信息。主要包括：第一、工程招标代理机构需要掌握招标人的意图。例如：招标人对于工程的安全要求、质量要求、工期、工程造价等信息。第二、工程招标代理机构需要全面了解投标企业的实际情况。不仅包括投标企业的技术水平、硬件设施等条件，还应当掌握投标企业的财务状况，了解投标企业的整体素质。第三、工程招标代理机构还应当及时地关注评标机构及专家、招标投标管理机构等的最新动态，了解行业的最新发展方向。因此，在开展工程招标代理中，加强对于信息的管理，能够在很大程度上提高工作效率，对于工程招标代理机构的发展来讲至关重要。

3.3 监管作用

建立招标代理机构信息统计制度是培育和发展招标代理机构的重要内容。认定和监管招标代理机构资格,是法律和国务院赋予建设行政主管部门的职责。建立招标代理机构信息统计制度,掌握招标代理机构完整、充分的市场信息,加强招标代理机构管理,是依法实施监管的重要基础。建立招标代理机构统计制度,有利于形成良好的信息反馈机制,使政府及时了解企业和市场运行情况、发展规律,科学把握其发展态势,有针对性地加强监管和服务；有利于引导企业健康快速发展,更好地把握商机和规避风险。招标代理机构统计制度通过网络建立了统一的数据报送平台,利用信息化技术的优势,实现了部、省(市)两级审核的上报程序,减少了统计人员的来回奔波和人工统计繁琐的工作过程。

4 信息管理在工程招标代理中的运用分析

4.1 信息管理在业务数据库中的运用

在工程招标代理的信息管理过程中，应当建立业务数据库。具体包括：①工程招标代理行业信息库；②投标企业信息数据库；③工程项目信息数据库；④评委专家库。在建立业务数据库的过程中，应当做好各类信息资料的收集、分类、加工整理、储存、传递和利用等一系列工作，以实现动态掌握招标代理的内、外部信息。

4.2 信息管理在工程造价中的运用分析

工程造价在工程招标代理业中的作用非常重要。因此在工程造价过程中，必须加强信息管理，主要包括：①定额及其配套文件。②人工、材料、设备等各种要素价格信息。③各类工程造价指数。

4.3 信息管理在业务辅助系统中的运用分析

在工程招标代理的业务辅助系统中，加强信息管理需要注意以下几点内容。首先，应当建立并完善在线查询登记开标厅和评标室。其次，该业务辅助系统能够根据评标报告模板，自动生成相应的评标报告文本。最后，自动生成中标通知书、成交通知书和招标结果通知书。

4.4 信息管理在招标资料档案中运用分析

在工程招标代理中，为了保护资料的完整性与准确性，还应当加强对招标资料档案的信息管理，以便于对项目的资料进行查询与调用。在实际的信息管理过程中，应当根据每个工程招标代理的具体情况，实现不同层次的档案信息管理。对于资料齐全的项目，应当尽可能的实现全部资料归档。而对于资料欠缺的项目，应当实现动态催交的功能。

5 结束语

综上所述，信息管理在工程招标代理中的应用，能够有效提高招标投标等工作效率，最大限度的避免由于信息不畅造成资源浪费。并且加强工程招标代理的信息管理，有利于提高工程招标代理机构的综合实力，所以必须加强对信息管理在工程招标代理中的运用进行分析。

参考文献

[1]高延华.探析工程招标代理中信息管理的具体运用[J].四川水泥，2015

[2]潘雯婷.工程招标代理的信息管理与具体运用[J].科技创新与应用，2016

[3]周建文.信息管理系统在招标代理工作中的应用[J].中国工程咨询，2017

[4]梁春英.探析工程招标代理的信息管理与实践运用[J].建材与装饰，2018