疫情期间钉钉直播会议的优弊分析

疫情期间钉钉直播会议的优弊分析

程嫣 丁楚安

浙江大学医学院附属第一医院党政综合办 浙江杭州 310000

摘要：疫情期间“隔离防疫”成为核心关键词，疫情隔离改变了人们的生活和工作状态，很多事务转移到线上操作，这样能够最大限度的减少了人员聚集、避免接触传染风险。同时，以钉钉直播会议为代表的网络办公模式迅速兴起，基于此，本文将结合钉钉直播会议的开展情况，探讨其中的优势和弊端，这样才能有效扬长避短，实现钉钉直播会议能效最大化。

关键词：钉钉；直播会议；疫情隔离；优弊分析

2020年新冠肺炎席卷全球，钉钉直播会议不受时间、地点限制，随时可以组织参与，所以，疫情期间不少单位采取了钉钉会议直播形式进行讨论，确保防疫安全的同时也为各项事务的稳定实施奠定了良好基础。从钉钉直播会议的开展形式来看，其时效性、便捷性、参与性优势都很突出，但是在会议监督、交互性、流畅性、安全性方面还存在一些问题，以下将结合疫情期间的钉钉会议直播分析其中的优势和弊端，这样才能更好的扬长避短，提高钉钉直播会议的质量和效率。

一、疫情期间钉钉直播会议的优势分析

（一）避免人员聚集，巩固防疫效果

钉钉直播会议的最大特点就是可以异地连线沟通，只要有网络，用手机、PC机、平板、笔记本等都能参加会议，这样就能有效避免人员聚集，实现“隔空会议”。疫情期间最关键的任务就是隔离，最大限度的减少人员聚集，通过钉钉直播会议，能够避免人员集中聚集，减少了疫情传播风险，对于巩固防疫效果有积极的促进作用。

（二）沟通及时有效，快速部署行动

钉钉直播会议具有即时沟通的特点，无论是与会者还是主持人，都可能和参会人员进行即时沟通，把各项任务部署下去。钉钉的图文技术支持能够使参会人员当场浏览PPT、会议要求、部署安排等，只要点击“会议记录”功能，就能拷贝这些内容，多以对下一步如何行动、怎样安排部署会有更清晰的认识，通过直播会议有利于各项任务的部署和实施，从而提高会议落实效率。再者，我院为多院区联合办公，托管、合作、协作医院遍布全浙江省，关于我院召开的中层干部会议，多院区可以及时观看，便捷院领导快速部署。

（三）直播会议可溯，能够反复观看

钉钉直播会议属于即时会议，但是会议过程、内容、发言情况等可以记录并回溯，这样就能使会议反复观看，不像现场会议的一过性的。利用记录可溯功能，其他没有参加会议的人员也可以完整的观看会议实况，尤其是部署性会议，可以面向全员全程播放，也可以剪辑其中的重点内容做成会议纪要，这样的形式有利于提高直播会议的拓展价值，配合组织各项工作的开展。

（四）成员互动及时，共同商议讨论

钉钉直播会议过程中，有一项重要功能，就是成员间可以互动讨论，当遇到需要共同商议的会议，与会人员可以即时讨论，每个人都能发言，这样更有利于成员之间相互沟通。为了确保会议过程的流畅性，可以提前屏蔽群成员发言，等到讨论阶段再开放发言功能，这样既能保证会议顺利进行，又能为成员预留更多的思考时间，通过集中发言提高会议讨论效率，在共同商议的基础上达成一致意见，达到会议预期目标。

二、疫情期间钉钉直播会议的弊端分析

（一）不能直接判断人员是否持续参与

钉钉直播会议属于虚拟会议，成员之间各处异地，只能通过签到的方式确定人员是否到期。有些人员签到之后就会挂机，自己已经离开会议现场，这就造成主持人无法判断参与人员是否全部到场。对于一些自律性、自我约束能力较差的人员来说，很容易出现直播会议期间“溜号”的问题，人员是否真正到位、是否能够认真参与，这些无法通过钉钉会议平台体现出，所以，人员的参与监督性不如线下会议明显，与会成员道勤问题迫切需要解决。

（二）网络技术问题导致会议连贯性差

在钉钉直播会议运行中，经常会出现因为网速过慢、网络拥堵造成的会议中断线下，进而导致会议连贯性较差，会议体验不佳。尤其是疫情期间很多单位、学校、企业等都在用钉钉平台部署日常工作，这就造成一定程度上的网络延迟。再加上很多单位都是首次使用钉钉软件，在技术保障方面尚不完善，这也导致会议连贯性、流畅性不佳，影响了会议的进行效率。

（三）网络信息安全问题存在一定隐患

网络安全向来是直播会议需要注意的关键问题，尤其是在重大会议、涉及组织内部问题的直播会议中，网络安全必须得到保障。但是从当前钉钉平台的保密措施来看，还需要进一步改进，尤其是针对私密内容的会议加密功能不够完善。同时，参与会议的人员保密意识不足，没有加密操作等，都会使直播会议内容公布在网络中，进而导致信息泄露，信息安全性无法保证。

三、完善钉钉直播会议的实施策略

（一）做好宣传教育，提高参会自律意识

为了保证钉钉直播会议的到会率，单位要加大宣传教育力度，引导成员认识到自律参会的重要性，这样才能避免少数人挂机的“伪参与”问题。在会议过程中增加互动环节，这样每位与会者必须跟进会议流程，才能融入到互动中。所以，在直播会议期间，要避免主持人长时间、大段内容的讲解，而是要将会议分为几个环节，每个环节在10分钟以内，每个环节结束都要进行互动讨论，这样就能有效提高与会者的到会意识，提高人员参与率。

（二）建立技术团队，保证会议顺利进行

为了适应疫情期间网络会议的需要，单位要加强网络技术支持团队建设，抽调有信息技术专长的人员组成技术小组，专门负责会议直播中的技术维护工作，为与会成员提供网络技术支持，从基本的参会操作到会议讨论再到会议纪要，网络故障排除等，以此保证直播会议顺利进行。

（三）注重信息安全，做好信息筛选加密

单位要做好钉钉直播会议的信息安全保障工作，由专门技术人员进行信息加密操作，会议主持人要做好信息筛选，将会议信息分为“一般、保密、绝密”不同等级，对于一般性会议内容，可以在网络中公开，或者对内部人员公开；保密内容则要设置访问权限，保证会议信息在内部流通；绝密信息则需要特殊拷贝保存，从网络中删除，封锁信息源，这样才能确保会议信息安全，提高直播会议的安全性和可靠性，更好的服务于疫情期间工作部署和任务安排。

结语

疫情期间单位会议采取钉钉直播的形式，不但能够避免人员聚集，减少疫情传染风险，而且还能增强会议沟通的时效性。但是要求在钉钉直播会议中，要有完善的会议参与监督制度，成熟的会议参与考核体系，确保人员到位，“到位”更“到心”。同时需要信息部门加强技术支持，保证网络畅通，更要关注会议安全，确保其信息数据不被泄露，必要信息做好加密工作。我们要客观认识钉钉直播会议的优势和不足，不断发挥钉钉直播会议的优势，同时避免会议存在的问题，做到持续完善优化平台会议功能，才能让我们更有效的运用这一工具，促进各项工作稳定有序推进。

参考文献：

[1]拓兆兵. 不妨多开手机视频会议[N]. 经济日报,2020-02-10(003).

[2]周楚豪.基于微信平台的无纸化网络会议系统[J].电脑知识与技术,2019,15(05):63-64.

[3]史应如.多媒体通信技术下网络视频会议系统的探讨[J].中国新通信,2018,20(09):18.

作者简介：程嫣（1982-03-27），女，汉族，籍贯：杭州，当前职称：七级职员，学历：本科，研究方向：会议接待方向

课题名称：大型公立医院新冠肺炎救治应急管理体系构建及协同运行研究

课题编号：2020C03123-7